Распоряжение от 09.02.2016 г № 133-Р
О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края
В связи со структурными изменениями в министерстве здравоохранения Хабаровского края (далее - министерство), в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности в министерстве:
1.Внести в Инструкцию по делопроизводству в министерстве Хабаровского края, утвержденную распоряжением министерства здравоохранения Хабаровского края от 18 ноября 2013 г. N 1702-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края", следующие изменения:
1) пункт 1.10 изложить в следующей редакции:
"1.10. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения:
- министра здравоохранения Хабаровского края (далее - министр) или лица, исполняющего обязанности министра;
- первого заместителя министра;
- заместителя министра - начальника управления планирования, финансового и ресурсного обеспечения, технического контроля министерства (далее - заместитель министра);
- начальника управления организации медицинской помощи населению;
- начальника управления лицензирования и лекарственного обеспечения;
- начальника управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения.";
2) Пункт 1.12 изложить в следующей редакции:
"1.12. При предстоящем временном отсутствии работника, в случае увольнения и (или) перемещения работник структурного подразделения обязан передать все находящиеся у него документы руководителю структурного подразделения министерства или другому работнику по указанию министра или лица, исполняющего обязанности министра; первого заместителя министра; заместителя министра; начальника управления организации медицинской помощи населению; начальника управления лицензирования и лекарственного обеспечения; начальника управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения (далее - руководство министерства) в пределах установленной компетенции.
При увольнении работника передача документов и дел осуществляется по акту.";
3) пункт 3.1.12 изложить в следующей редакции:
"3.1.12. По мере необходимости (не реже 1 раза в полугодие) испорченные номерные гербовые бланки комиссионно списываются службой делопроизводства с составлением акта, который подписывается членами комиссии (три человека) и утверждается начальником управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения министерства. После утверждения акта (приложение N 3) испорченные бланки уничтожаются. Акт хранится в службе делопроизводства министерства.";
4) пункт 6.5.1.2 изложить в следующей редакции:
"6.5.1.2. Согласование проекта приказа (распоряжения) министерства по основной деятельности осуществляется путем визирования в листе согласования проекта.
Лист согласования проекта приказа (распоряжения) министерства по основной деятельности должен содержать следующие реквизиты (приложение N 8):
1) наименование вида документа (лист согласования);
2) вид и наименование согласуемого проекта;
3) гриф согласования;
4) наименование должности лица, с которым согласовывается проект;
5) личная подпись должностного лица, согласовавшего проект, и ее расшифровка (инициалы, фамилия);
6) дата согласования проекта;
7) дата поступления проекта на согласование;
8) отметка об исполнителе, представляющем проект на согласование (фамилия, имя, отчество, рабочий телефон, личная подпись исполнителя проекта).
Проекты приказов (распоряжений) министерства по основной деятельности, представляемые министру на подписание, визируются:
- первым заместителем министра;
- заместителем министра;
- начальником управления организации медицинской помощи населению;
- начальником управления лицензирования и лекарственного обеспечения;
- начальником управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения;
- руководителем юридической службы министерства;
- исполнителем и руководителем структурного подразделения министерства, внесшим проект;
- руководителями структурных подразделений министерства, которым в проекте предусматриваются задания (поручения);
- по вопросам мобилизационной работы - ведущим инспектором по мобилизационной работе.
Согласование проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности осуществляется в соответствии со следующей очередностью:
- исполнителем и руководителем структурного подразделения министерства, внесшими проект;
- руководителями структурных подразделений министерства, которым в проекте предусматриваются задания (поручения);
- по вопросам мобилизационной работы - ведущим инспектором по мобилизационной работе;
- начальником управления организации медицинской помощи населению;
- начальником управления лицензирования и лекарственного обеспечения;
- начальником управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения;
- заместителем министра - начальником управления планирования, финансового и ресурсного обеспечения, технического контроля министерства;
- первым заместителем министра;
- руководителем юридической службы министерства.
Срок рассмотрения проекта приказа (распоряжения) министерства по основной деятельности согласующими не должен превышать двух рабочих дней.
Срок рассмотрения проекта приказа министерства по основной деятельности юридической службой министерства не должен превышать пяти рабочих дней.
День поступления проекта приказа (распоряжения) министерства по основной деятельности к согласующему и день согласования проекта указываются в листе согласования приказа (распоряжения) министерства по основной деятельности.
Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) по основной деятельности вносятся изменения концептуального характера, то он подлежит повторному согласованию.";
5) пункт 6.8.2 изложить в следующей редакции:
"6.8.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией министра (лица, исполняющего обязанности министра), первого заместителя министра, заместителя министра, начальника управления организации медицинской помощи населению, начальника управления лицензирования и лекарственного обеспечения, начальником управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения, с учетом сроков исполнения поручений, запросов организаций и граждан.
Непосредственный руководитель структурного подразделения министерства вправе устанавливать иной срок подготовки ответных писем, который не должен превышать срок, установленный руководством министерства.
Тексты ответных писем должны содержать ответы на поставленные вопросы в запросах организаций, предприятий и частных лиц, а также соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководства министерства.
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений министерства.";
6) пункт 6.8.6 изложить в следующей редакции:
"6.8.6. Документы, направляемые в федеральные государственные органы власти и органы государственной власти Хабаровского края, подписываются министром (или лицом, исполняющим обязанности министра), первым заместителем министра.
Документы, направляемые руководителям организаций, подведомственным министерству, другим организациям и гражданам, подписываются министром (или лицом, исполняющим обязанности министра), первым заместителем министра, заместителем министра, начальником управления организации медицинской помощи населению, начальником управления лицензирования и лекарственного обеспечения, начальником управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения, в пределах установленной компетенции.";
7) пункт 8.5.9 изложить в следующей редакции:
"8.5.9. Право подписи (использования) усиленной электронной подписи в системе электронного документооборота имеют: министр, первый заместитель министра, заместитель министра, начальник управления организации медицинской помощи населению, начальник управления лицензирования и лекарственного обеспечения, начальник управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения.";
8) Пункт 8.8.2 изложить в следующей редакции:
"8.8.2. Министр (или лицо, исполняющее обязанности министра), первый заместитель министра, заместитель министра, начальник управления организации медицинской помощи населению, начальник управления лицензирования и лекарственного обеспечения, начальник управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения в пределах предоставленных им полномочий обеспечивают оперативное рассмотрение всех документов, независимо от вида носителей, доведение их до исполнителей в день поступления, общий контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса в соответствии со сроками. Непосредственный контроль за качественным исполнением документов осуществляют руководители структурных подразделений министерства";
9) пункт 9 приложения N 4 изложить в следующей редакции:
"9. Адресатминистерства здравоохранения Хабаровского края Д.Ж. Ежову
Документы адресуют органам государственной власти, их структурным подразделениям, органам местного самоуправления, организациям, должностным лицам, гражданам.
При адресовании документа в орган государственной власти, орган местного самоуправления, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:Министерство здравоохранения Российской Федерации
При направлении нескольким однородным органам, организациям или нескольким структурным подразделениям одного органа или организации, то их следует указывать обобщенно, например:Администрации городских округов и муниципальных районов Хабаровского края
При адресовании документа руководителю органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, структурного подразделения их наименования входят в состав наименования должности адресата. При этом наименование должности указывается в дательном падеже, например:Председателю комитета по труду и занятости населения Правительства края Т.А. Воробьевой
илиГлавному врачу КГБУЗ "Родильный дом N 2"
В реквизите "адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Федеральное бюджетное
учреждение "Всероссийский
научно-исследовательский
институт документоведения и
архивного дела"
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии, например:
Калинину И.П.
Садовая ул., д. 5, кв. 2,
с. Богородское,
Ульчский район,
Хабаровский край, 681264Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам.
Строки реквизита "адрес" центрируются относительно самой длинной строки с межстрочным интервалом "точно" (12 пт).
Отправляемый документ представляется в службу делопроизводства в двух экземплярах. Второй экземпляр, завизированный исполнителем, подготовившим документ, непосредственным руководителем исполнителя документа, а также первым заместителем министра, заместителем министра, начальником управления организации медицинской помощи населению, начальником управления лицензирования и лекарственного обеспечения или начальником управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения в соответствии с распределением обязанностей и подписанный должностным лицом, оформляется не на бланке. При отправке оригинала адресату ответственные исполнители помещают контрольный (второй) экземпляр исходящего документа в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. На всех отправляемых экземплярах перечисляются все адресаты. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При большом количестве адресатов (более четырех) исполнитель составляет указатель рассылки документа. Зарегистрировав в службе делопроизводства подписанный руководством министерства документ, исполнитель делает необходимое количество копий этого документа и вместе с указателем рассылки представляет в службу делопроизводства для отправки документа адресатам.";
10) пункт 14 приложения N 4 изложить в следующей редакции:
"14. Подпись должностного лица
Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:
не на бланке:Министр здравоохранения Хабаровского края Подпись А.В. Витько
на бланке:Министр Подпись А.В. Витько
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и др.), подпись оформляется следующим образом:И.о. начальника управления организации медицинской помощи населению Подпись И.И. Иванов
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту, например:Председатель комиссии Подпись А.П. Яковлев Члены комиссии: Подпись Б.Н. Иванков Подпись И.Н. Ковалев Подпись К.М. Шкурин
Документы коллегиального органа подписываются председателем (или председательствующим на заседании) этого органа и секретарем.
Документы, направляемые в федеральные государственные органы власти и органы государственной власти Хабаровского края, подписываются министром (или лицом, исполняющим обязанности министра), первым заместителем министра.
Документы, направляемые руководителям организаций, подведомственным министерству, другим организациям и гражданам, подписываются министром (или лицом, исполняющим обязанности министра), первым заместителем министра, заместителем министра, начальником управления организации медицинской помощи населению, начальником управления лицензирования и лекарственного обеспечения, начальником управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения в пределах установленной компетенции.
Подпись отделяется от последней строки текста 3 - 4 межстрочными интервалами.
Наименование должности в реквизите "подпись" печатается от левой границы текстового поля в режиме "точно" (12 пт).
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.";
11) Приложение N 8 изложить в новой редакции (приложение N 1).
Министр
А.В.Витько
Приложения
2016-02-09 Приложение к Распоряжению от 09 февраля 2016 года № 133-Р