Письмо от 07.06.2004 г № 2-28-1995
Рекомендации по организации социально-педагогического мониторинга получения начального и основного общего образования проживающими в Хабаровском крае гражданами в возрасте от 6 до 15 лет
Руководителям муниципальных органов
управления образованием
Министерство образования края направляет для руководства и использования в работе рекомендации по организации социально-педагогического мониторинга получения начального и основного общего образования проживающими в Хабаровском крае гражданами в возрасте от 6 до 15 лет (прилагаются). Просим довести рекомендации до сведения руководителей муниципальных общеобразовательных учреждений.
И.о. министра
И.А.Иванцева
РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ СОЦИАЛЬНО-ПЕДАГОГИЧЕСКОГО МОНИТОРИНГА
ПОЛУЧЕНИЯ НАЧАЛЬНОГО И ОСНОВНОГО ОБЩЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
ПРОЖИВАЮЩИМИ В ХАБАРОВСКОМ КРАЕ ГРАЖДАНАМИ В ВОЗРАСТЕ
ОТ 6 ДО 15 ЛЕТ
1.Общие положения
1.1.Социально-педагогический мониторинг получения начального и основного общего образования проживающими в Хабаровском крае гражданами в возрасте от 6 до 15 лет обеспечивает и защищает конституционное право граждан на получение начального общего и основного общего образования, определяет права, обязанности, полномочия и ответственность физических и юридических лиц в части доступности, бесплатности и обязательности начального общего и основного общего образования (ст. 5 Закона РФ "Об образовании").
1.2.Социально-педагогический мониторинг является системой организационных, социальных, педагогических и иных мероприятий, направленных на организацию исполнения ст. 43 Конституции РФ, ст. 19 Закона РФ "Об образовании", ст. 63 Семейного кодекса РФ, содействующей проведению согласованной политики в сфере образования, учитывающей региональную специфику.
1.3.Социально-педагогический мониторинг осуществляется органами местного самоуправления в лице комиссий по делам несовершеннолетних и защите их прав, органов управления образованием, образовательных учреждений, Советов образовательных учреждений при содействии органов управления здравоохранением, органов внутренних дел.
1.4.Основной целью социально-педагогического мониторинга является установление, предупреждение, снижение и устранение безнадзорности несовершеннолетних, обеспечение необходимых мер, направленных на получение начального общего и основного общего образования гражданами в возрасте от 6 до 15 лет.
1.5.Для достижения поставленных целей необходимо:
- иметь оперативную и долгосрочную информацию для принятия мер, направленных на защиту прав граждан на получение начального общего и основного общего образования;
- иметь объективную и достоверную информацию о получении гражданами обязательного начального общего и основного общего образования;
- осуществлять контроль за исполнением законодательства РФ об образовании;
- осуществлять системный анализ прогнозирования тенденций развития ситуации и разработку комплексных мер, направленных на преодоление безнадзорности и неукоснительное исполнение ст. 43 Конституции РФ, ст. 19 Закона РФ "Об образовании".
1.6.Вся деятельность по исполнению социально-педагогического мониторинга строится в соответствии с законодательством РФ и Хабаровского края, приказами Министерства образования РФ, приказами министерства образования Хабаровского края и настоящими рекомендациями.
2.Организационная структура социально-педагогического мониторинга
2.1.Ведение социально-педагогического мониторинга осуществляется на уровнях:
- Хабаровского края - министерством образования края; комиссией по делам несовершеннолетних и защите их прав при Правительстве Хабаровского края;
- муниципальных образований края - органами местного самоуправления (комиссиями по делам несовершеннолетних и защите их прав, отделами (управлениями) образования, образовательными учреждениями, Советами образовательных учреждений).
2.2.Органы местного самоуправления совместно с уполномоченными для этих целей органами (учреждениями, организациями) в пределах их компетенции создают организационные условия осуществления социально-педагогического мониторинга в муниципальных образованиях края:
- обеспечивают взаимодействие и сотрудничество отделов здравоохранения, отделов социальной защиты, отделов (управлений) внутренних дел и органов управления образованием по представлению, обмену и анализу полученной информации;
- готовят предложения в органы государственной власти края по предупреждению, снижению и устранению безнадзорности несовершеннолетних, обеспечению необходимых мер, направленных на получение начального общего и основного общего образования гражданами в возрасте от 6 до 15 лет.
2.3.Комиссия по делам несовершеннолетних и защите их прав органа местного самоуправления в соответствии со ст. 164 Кодекса РСФСР об административных правонарушениях принимает решения о мерах административной ответственности к родителям (законным представителям), ограничивающим детей в праве на образование. Решение комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав может служить основанием для предъявления комиссией иска в суд об ограничении граждан в родительских правах.
2.4.Муниципальные образовательные учреждения:
- ежегодно до 1 августа предоставляют информацию о детях в возрасте от 6 до 15 лет, подлежащих обучению, в муниципальный орган управления образованием;
- ведут документацию по учету и движению учащихся (заявления родителей (законных представителей), личные дела, алфавитные книги, приказы на прибывших и выбывших, протоколы педсоветов о переводе учащихся в следующие классы, классные журналы, государственный статотчет по форме N ОШ-1);
- осуществляют систематический контроль за посещением занятий обучающимися, ведут индивидуальную профилактическую работу с обучающимися, имеющими проблемы в поведении, обучении, развитии и социальной адаптации;
- в трехдневный срок информируют органы местного самоуправления об исключении обучающегося, не достигшего возраста 15 лет, из общеобразовательного учреждения;
- отражают в Уставе или локальном акте правила приема учащихся на ступени начального, основного общего, среднего (полного) образования.
2.5.Муниципальные органы управления образованием:
- осуществляют контроль за деятельностью образовательных учреждений по сбору данных о детях в возрасте от 6 до 15 лет, подлежащих обучению, о детях, не получающих образование в нарушение закона; за организацией обучения детей в общеобразовательных учреждениях; ведением в образовательных учреждениях документации по учету и движению учащихся;
- обеспечивают сбор, хранение и анализ полученной информации об исполнении ст. 43 Конституции РФ, ст. 19 Закона РФ "Об образовании", ст. 63 Семейного кодекса РФ;
- формируют на муниципальном уровне банк данных о детях, подлежащих приему в образовательные учреждения, детях, не обучающихся в образовательных учреждениях, используют данные для уточнения планов приема в образовательные учреждения и развития сети образовательных учреждений;
- дают согласие на оставление несовершеннолетними, достигшими возраста 15 лет, общеобразовательного учреждения до получения ими основного общего образования по согласованию с их родителями (законными представителями);
- совместно с комиссией по делам несовершеннолетних и защите их прав и иными уполномоченными структурами, образованными органами местного самоуправления, а также родителями (законными представителями) принимают меры, обеспечивающие трудоустройство несовершеннолетних в возрасте до 15 лет, исключенных или отчисленных из образовательных учреждений;
- ежемесячно представляют в министерство образования края сведения об учащихся, не посещающих учебные занятия и отчисленных из общеобразовательных учреждений края, по состоянию на 1 число каждого месяца;
- оказывают содействие общеобразовательным учреждениям в проведении единовременного учета детей школьного возраста;
- ежегодно представляют в министерство образования края государственный статотчет по форме N Д-12 (по состоянию на 5 сентября);
- ежегодно представляют в министерство образования края государственный статотчет по форме N 1-НД "Сведения о численности детей и подростков в возрасте 7 - 15 лет, не обучающихся в образовательных учреждениях";
- ежегодно к 1 ноября представляют в министерство образования аналитическую справку с отражением тенденций исполнения конституционного права граждан на получение начального общего и основного общего образования.
2.6.Муниципальные органы управления здравоохранением:
- представляют муниципальным органам управления образованием, образовательным учреждениям возможность использования информационных данных муниципальных органов (учреждений) здравоохранения по диспансеризации детского населения.
2.7.Отделы (управления) внутренних дел:
- обеспечивают выявление фактов невыполнения родителями (законными представителями) обязанностей по воспитанию и обучению детей и направляют материалы для рассмотрения комиссией по делам несовершеннолетних и защите их прав органов местного самоуправления.
2.8.Министерство образования Хабаровского края:
- координирует деятельность муниципальных органов управления образованием, образовательных учреждений по сбору данных о детях, подлежащих приему в образовательные учреждения, о детях, не получающих образование в нарушение закона;
- осуществляет контроль за соблюдением муниципальными органами управления образованием, образовательными учреждениями законодательства об образовании;
- устанавливает формы отчетности об учащихся, отчисленных из общеобразовательных учреждений до получения основного общего образования;
- обеспечивает сбор, хранение и анализ полученной информации по исполнению ст. 43 Конституции РФ, ст. 19 Закона РФ "Об образовании", ст. 63 Семейного кодекса РФ;
- информирует Министерство образования РФ о численности учащихся общеобразовательных учреждений, отчисленных до получения основного общего образования;
- принимает меры по созданию условий, способствующих пресечению безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних, обеспечению гарантий прав детей на получение обязательного основного общего образования.
3.Порядок получения информации и осуществления контроля за исполнением конституционных прав граждан на получение образования
3.1.В целях организации условий осуществления социально-педагогического мониторинга для каждого муниципального общеобразовательного учреждения устанавливается и прикрепляется территориальный участок по обслуживанию населения - микрорайон школы. В случае создания в муниципальном образовании нового образовательного учреждения, реализующего образовательные программы начального и основного общего образования, органы управления образованием вносят необходимые изменения в границы микрорайона школы.
3.2.Учет детей и подростков производится педагогами образовательного учреждения в пределах каждого микрорайона школы. В целях своевременного принятия мер руководитель образовательного учреждения до 5 сентября (базы данных NN 1, 2, 4) и до 15 апреля (база данных N 3) представляет Совету школы информацию о всех проживающих на территории микрорайона школы детях в возрасте от 6 до 15.
3.3.Информационный банк данных состоит из следующих баз данных:
- База данных N 1 составляется ежегодно по состоянию на 5 сентября; содержит списки всех детей, проживающих в микрорайоне школы, как посещающих, так и не посещающих образовательные учреждения муниципального образования. База данных N 1 включает в себя два раздела: с 1 по 4 классы и с 5 по 9 классы включительно.
- База данных N 2 содержит списки детей, проживающих в микрорайоне школы, посещающих другие образовательные учреждения муниципального образования, составляется к 5 сентября каждого года.
- База данных N 3 содержит списки детей, проживающих в микрорайоне школы, которым к 1 января следующего года исполнится 6 лет, составляется к 15 апреля каждого года. Используется для своевременного контроля руководителем образовательного учреждения за получением гражданами начального общего образования.
- База данных N 4 составляется ежегодно по состоянию на 15 апреля; содержит списки детей, проживающих в микрорайоне школы, не получающих основного общего образования по состоянию здоровья, нуждающихся в получении образования в специализированных школах (слабовидящих, слабослышащих и других), или посещающих специализированные образовательные учреждения. Информационные данные направляются в орган управления образованием для принятия мер по определению в специализированное образовательное учреждение.
3.4.Источниками сведений о численности детей, подлежащих обучению, служат:
- данные о регистрации по месту жительства или месту пребывания, представляемые по запросу руководителей органов управления образованием, образовательных учреждений органами регистрационного учета (органами внутренних дел и органами местного самоуправления);
- данные переписи детского населения, составленные участковыми педиатрами, представляемые по запросу руководителей органов управления образованием, образовательных учреждений и учреждениями здравоохранения;
- списки детей, находящихся в специализированных учреждениях для несовершеннолетних, нуждающихся в социальной реабилитации, в центрах временного размещения вынужденных переселенцев, центрах временной изоляции несовершеннолетних правонарушителей органов внутренних дел, лечебно-профилактических и других детских учреждениях, представляемые по запросу руководителей органов управления образованием, образовательных учреждений органами и учреждениями социальной защиты населения, миграционной службы, другими соответствующими органами и учреждениями;
- списки детей, составленные в ходе проведения обходов микрорайонов школы (дворов, домов, квартир) работниками образовательных учреждений совместно с работниками органов внутренних дел, представителями общественных организаций.
3.5.Срок хранения баз данных NN 1, 2, 3, 4, определенных настоящими рекомендациями, составляет 5 лет.
3.6.Комиссия по делам несовершеннолетних и защите их прав совместно с органом внутренних дел, миграционной службой рассматривает на своих заседаниях (на основании обращения граждан) вопросы привлечения к получению начального общего и основного общего образования граждан, прибывших на территорию муниципального образования в результате межнациональных конфликтов, социально-экономических и других причин (беженцы, вынужденные переселенцы).
В целях выбора оптимальных средств обучения и воспитания детей из семей беженцев и вынужденных переселенцев руководителем образовательного учреждения создается психолого-педагогическая комиссия, определяющая уровень обученности школьника по предметам федерального компонента базисного учебного плана. В случае явного несоответствия между возрастом школьника и уровнем обученности (более 3 лет) комиссия принимает решение о возможности продолжения образования в форме индивидуального обучения на дому. В этом случае дети из семей беженцев, вынужденных переселенцев могут быть приравнены к категории детей, подлежащих индивидуальному обучению на дому.
3.7.Решения комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав доводятся до сведения родителей (законных представителей) обучающихся и руководителя образовательного учреждения по месту проживания несовершеннолетних.
3.8.Решения комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав по определению детей и подростков в образовательное учреждение соответствующего типа и вида являются обязательными для исполнения. Основанием для отказа может служить:
- справка о получении соответствующего уровня образования в другом образовательном учреждении за подписью руководителя;
- справка о получении образования в формах, определенных пунктом 1 ст. 10 Закона РФ "Об образовании", за подписью руководителя образовательного учреждения и (или) руководителя органа управления образованием.
3.9.В случае длительного непосещения школы гражданами в возрасте от 6 до 15 лет (более 50% учебного времени в течение учебного года) руководитель образовательного учреждения обязан письменно сообщить об этом в комиссию по делам несовершеннолетних и защите их прав органа местного самоуправления для принятия административных мер, направленных на исполнение ст. 43 Конституции РФ.
3.10.Ответственность руководителя образовательного учреждения по исполнению настоящих рекомендаций регламентируется локальными правовыми актами органов местного самоуправления (например, контрактом между учредителем образовательного учреждения и руководителем образовательного учреждения).
4.Заключительные положения
4.1.Органы местного самоуправления принимают необходимые меры по устранению и снижению безнадзорности несовершеннолетних, обеспечению необходимых мер, направленных на получение начального общего и основного общего образования гражданами в возрасте от 6 до 15 лет.
4.2.За несвоевременное определение детей в образовательное учреждение, а также грубое нарушение конституционных прав граждан на получение начального общего и основного общего образования родители (законные представители) несут ответственность в порядке, установленном законодательством РФ.
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ СОЦИАЛЬНО-ПЕДАГОГИЧЕСКОГО МОНИТОРИНГА
1.Общие требования
1.1.Настоящая инструкция устанавливает единую систему документирования социально-педагогического мониторинга (далее - СПМ). Инструкция подготовлена в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству (пр. МО РФ N 790 от 27.04.97).
1.2.Ответственность за организацию и состояние документирования СПМ на уровне муниципального органа управления образованием возлагается на руководителя муниципального органа управления образованием.
1.3.Контроль за документированием СПМ в общеобразовательном учреждении осуществляет руководитель общеобразовательного учреждения. Руководитель общеобразовательного учреждения дает указания по вопросам документирования СПМ, обязательные для исполнения педагогическими работниками, проверяет состояние документирования управленческой деятельности.
1.4.Непосредственное документирование СПМ в общеобразовательном учреждении возлагается на заместителя руководителя образовательного учреждения, назначенного ответственным за эту работу, который обеспечивает учет и прохождение документов (подтверждающих продолжение образования обучающимися) в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическим документами по делопроизводству.
1.5.Положения настоящей инструкции распространяются как на традиционное документирование (делопроизводство), так и на организацию работы с документами, создаваемыми на электронных носителях информации.
2.Правила оформления документов
2.1.В соответствии с рекомендациями по организации социально-педагогического мониторинга получения начального общего и основного общего образования проживающими в Хабаровском крае гражданами в возрасте от 6 до 15 лет создаются следующие документы:
на уровне министерства образования края:
- статистический и текстовый анализ, содержащий сведения о количестве детей, не получающих начального общего и основного общего образования;
- приказы, распоряжения министра образования, решения коллегии министерства образования края, обеспечивающие принятие необходимых мер, направленных на получение начального общего и основного общего образования гражданами в возрасте от 6 до 15 лет.
на уровне муниципальных органов управления образованием:
- информационный банк, состоящий из баз данных NN 1 - 2 - к 5 сентября и NN 3 - 4 к 15 апреля каждого года;
- анализ баз данных, содержащий сведения о причинах выбытия обучающегося из образовательного учреждения без продолжения начального общего, основного общего образования (отсев). Сведения представляются в министерство образования края к 1 октября текущего года;
- приказы, распоряжения руководителя муниципального органа управления образованием, решения совета муниципального органа управления образованием, обеспечивающие принятие необходимых мер, направленных на получение начального общего и основного общего образования гражданами в возрасте от 6 до 15 лет.
на уровне общеобразовательного учреждения:
- информационный банк (пофамильно), состоящий из баз данных NN 1 - 4. Формируется к 15 сентября и 15 апреля каждого года;
- анализ (ежегодный) баз данных NN 1, 2, 4, содержащий сведения о причинах выбытия обучающихся из образовательного учреждения без продолжения начального общего, основного общего образования (отсева). Сведения представляются в муниципальный орган управления образованием к 5 сентября текущего года.
2.2.Сводный перечень документации общеобразовательного учреждения по личному составу обучающихся, сопровождающий СПМ, включает в себя:
1) Приказы руководителя общеобразовательного учреждения по личному составу обучающихся:
- по движению учащихся (о зачислении в состав обучающихся, об отчислении из состава обучающихся, переводе обучающихся из класса в класс внутри школы);
- об утверждении решения педагогического совета школы о переводе обучающегося в следующий класс обучения (2 - 8, 10 класс);
- об утверждении решения педагогического совета школы о допуске обучающихся 9, 11 классов к итоговой аттестации;
- об утверждении решения педагогического совета школы о получении выпускниками школы соответствующего уровня образования.
2) Протоколы педагогического совета школы:
- о переводе обучающегося (пофамильно) в следующий класс обучения;
- о допуске обучающегося (пофамильно) 9, 11 классов к итоговой аттестации;
- о мерах, направленных на получение начального общего и основного общего образования гражданами в возрасте от 6 до 15 лет, проживающими в микрорайоне школы.
3) Алфавитная книга записи обучающихся.
4) Личные дела обучающихся.
5) Классные журналы.
2.3.Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или электронных носителях информации по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации-автора, название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок), заголовок к тексту, дата, подпись.
2.4.Ведение установленных номенклатурой дел общеобразовательного учреждения документов строгой отчетности, удостоверяющих получение обучающимися начального общего или основного общего образования, регламентируется Приказом Министерства образования N 143 от 02.04.1996 "Об утверждении Положения о порядке хранения, книги выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании".
3.Особенности подготовки и оформления отдельных
видов документов
3.1.Приказы руководителя общеобразовательного учреждения по личному составу обучающихся
Книга приказов по основной деятельности (01 - 02) пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется подписью и печатью руководителя образовательного учреждения. По окончании книги заводится новая книга под N 2 и т.д., на лицевой странице указывается, когда книга заведена и когда окончена. Нумерация приказов меняется 1 января каждого года.
Приказ содержит 2 части: констатирующую и распорядительную. В первой части излагаются обстоятельства, послужившие основанием издания приказа, излагаются цели и задачи предписываемых действий. Вторая, распорядительная часть начинается со слов "приказываю" и содержит предписания, обязательные для исполнения подчиненными. В зависимости от объема и содержания текст приказа делится на пункты и подпункты, нумерация производится только арабскими цифрами. Приказ должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога "О", "Об" и формируется при помощи глагольных существительных (например, "О зачислении", "О допуске") или существительных, указывающих на предмет (например, "Об итогах", "О мерах").
Последний пункт приказа содержит указание о лице, ответственном за исполнение приказа в целом. Если в приказе даны указания педагогическим работникам, то ниже делается запись: "с приказом ознакомлен" и ставятся подписи этих работников.
Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанный приказ без разрешения лица, подписавшего приказ, не допускается. Ответственность за качество подготовки приказа и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших приказ. Подписывает приказ руководитель образовательного учреждения. Приказ вступает в силу с момента подписания, если иное не указано в тексте приказа.
3.1.1.Приказы по движению учащихся (о зачислении в состав обучающихся, об отчислении из состава обучающихся, переводе обучающихся из класса в класс внутри школы) содержат:
- изложение обстоятельств, послуживших изданию приказа, указание причины выбытия или перевода;
- основание издания приказа: ссылка на документ (например, справка из организации по месту жительства ученика о выбытии за пределы края), на справку из другого образовательного учреждения о продолжении образования, на заявление родителей (законных представителей) обучающихся о переводе в другой класс.
3.1.2.Приказ о формировании контингента обучающихся образовательного учреждения (издается на 1 сентября текущего года) содержит пофамильное (фамилия, начальная буква полного имени ученика) перечисление обучающихся по классам. Последний пункт приказа содержит указание о лице, ответственном за исполнение приказа в целом.
Если численность контингента обучающихся в общеобразовательном учреждении превышает 600 человек, то возможно оформление приложений к приказу по личному составу обучающихся (пофамильное перечисление).
Если приказ имеет приложения, названные в тексте, то указание о них оформляется по следующей форме: Приложение: на 10 л. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, дату и т.д.). На приложении к приказу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия образовательного учреждения, даты издания приказа и номера.
3.1.3.Приказы об утверждении решения педагогического совета школы о переводе обучающихся в следующий класс обучения (2 - 8, 10 класс) содержат:
- ссылку на обстоятельства, послужившие изданию приказа, дату, номер педагогического совета;
- количественное перечисление о переводе обучающихся по классам;
- пофамильное перечисление обучающихся, оставленных на повторный курс обучения, обучающихся, которым продлен учебный год (перенесены сроки промежуточной аттестации на осень).
3.1.4.Приказы об утверждении решения педагогического совета школы о допуске обучающихся 9, 11 классов к итоговой аттестации содержат:
- ссылку на обстоятельства, послужившие изданию приказа, дату, номер педагогического совета;
- пофамильное (фамилия, имя или начальная буква полного имени ученика) перечисление обучающихся по классам.
3.1.5.Приказы об утверждении решения педагогического совета школы о получении обучающимися 9, 11 классов соответствующего уровня образования содержат:
- ссылку на обстоятельства, послужившие изданию приказа, дату, номер педагогического совета;
- пофамильное (фамилия, полное имя ученика) перечисление обучающихся по классам.
3.2.Протоколы педагогического совета школы (01 - 02)
В общеобразовательном учреждении ведется книга протоколов педагогического совета. Книга протоколов пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется подписью и печатью руководителя образовательного учреждения. Нумерация протоколов возобновляется с каждым учебным годом.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: "председатель", "секретарь", "присутствовали", "повестка дня". Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали, выступили, постановили, решили. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, решение записывается полностью. Документ, утверждаемый педагогическим советом, прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.
Каждый протокол подписывается председателем и секретарем педагогического совета. Наряду с протоколами педсовета создается папка приложений к ним, включающая доклады, объемные выступления, не полностью вошедшие в протокол. В протоколе производится пометка "доклад (выступление) прилагается".
3.2.1.Протокол педагогического совета школы о переводе обучающихся в следующий класс обучения (2 - 8, 10 класс) является основанием для издания приказа по образовательному учреждению и содержит пофамильное (фамилия, полное имя ученика) перечисление обучающихся по классам. Допускается оформление приложений к протоколу согласно п. 3.2 настоящей инструкции.
3.2.2.Протокол педагогического совета школы о допуске обучающихся 9, 11 классов к итоговой аттестации является основанием для издания приказа по образовательному учреждению и содержит пофамильное (фамилия, имя, отчество ученика) перечисление обучающихся по классам. Допускается оформление приложений к протоколу согласно п. 3.2 настоящей инструкции.
3.3.Алфавитная книга записи обучающихся (01 - 08)
В алфавитную книгу записи обучающихся заносятся данные о поступающих в образовательное учреждение обучающихся. Запись производится в день издания приказа о зачислении в состав обучающихся. Обучающиеся заносятся в список в зависимости от первой буквы фамилии. Для каждой буквы отводятся отдельные страницы и присваивается порядковая нумерация. Порядковый номер записи обучающегося является одновременно номером его личного дела.
Выбывшими считаются обучающиеся, отчисленные из состава обучающихся приказом руководителя образовательного учреждения. Временное прекращение учебных занятий (например, по болезни) в алфавитной книге не отмечается.
Отметка о выбытии обучающегося и окончание им общеобразовательного учреждения (в день издания приказа об отчислении из состава обучающихся) заносится в графу N 11 алфавитной книги: дата и номер приказа, а в графе N 13 точно указывается причина выбытия.
Если выбывший из школы обучающийся (выбытие которого оформлено приказом) снова зачислен в состав обучающихся, то данные на него заносятся как на вновь поступившего ученика, с пометкой "Возвращение" в графе "дата поступления в школу".
После использования всех страниц алфавитной книги на ту или иную букву продолжение записей производится в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.
Исправления в книге скрепляются подписью руководителя общеобразовательного учреждения. Книга постранично нумеруется, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью образовательного учреждения.
3.4.Личные дела обучающихся (01 - 07)
Личные дела на каждого обучающегося ведутся с момента поступления в образовательное учреждение до выбытия из него. Каждое дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге. В личное дело заносятся сведения об обучающихся, о награждениях (похвальный лист, похвальная грамота, золотая, серебряная медаль), итоговые отметки успеваемости.
Итоговые отметки заносятся классным руководителем по завершении учебного года и проведении промежуточной или итоговой аттестации. В случае продления обучающемуся учебного года или перенесения сроков аттестации итоговые отметки выставляются в недельный срок после окончания аттестации.
В случае ошибочно внесенной записи - запись аккуратно зачеркивается и рядом разборчиво делается правильная запись. Исправления скрепляются подписью руководителя образовательного учреждения и печатью.
Личное дело обучающегося может быть выдано на основании письменного заявления родителей (законных представителей) с отметкой об этом в алфавитной книге. По окончании образовательного учреждения выпускником его личное дело хранится в архиве три года.
3.5.Классные журналы (02 - 04)
Классный журнал является документом строгой отчетности, ведение которого обязательно для каждого классного руководителя и учителя. Руководитель образовательного учреждения, его заместитель по учебно-воспитательной работе обеспечивают хранение классных журналов и систематически осуществляют контроль за правильностью их ведения.
На левой стороне развернутой страницы журнала учитель ставит дату урока, отмечает отсутствующих буквой "Н". Оценки за каждую четверть (полугодие) выставляются после записи даты последнего урока по данному предмету в четверти (полугодии). Одновременно с этим четвертные оценки заносятся классным руководителем в сводную ведомость успеваемости.
По окончании учебного года классный руководитель на основании решения педагогического совета делает запись в сводной ведомости успеваемости о переводе в следующий класс, указывая дату, номер педагогического совета. В случае если обучающийся прибыл (выбыл) в образовательное учреждение в течение учебного года, в сводной ведомости успеваемости в графе "Ф.И.О." ниже записи имени ученика делается отметка "прибыл": дата, N приказа или "выбыл": дата, N приказа. По итогам повторной (перенесенной по срокам на осень) успеваемости о результатах аттестации производится запись в сводной ведомости успеваемости о результатах на основании протокола аттестационной комиссии.
Классный руководитель (учитель начальных классов) записывает в классном журнале фамилии и имена учащихся в алфавитном порядке, заполняет "Общие сведения об учащихся" с использованием данных из личных дел. Классный руководитель вносит сведения об отсутствующих учениках в сводную ведомость пропусков, подводит итоги о количестве дней и уроков, пропущенных учащимися и классом в целом за четверть (полугодие) и учебный год.
По истечении 5 лет из классного журнала изымаются страницы с итогами учебной деятельности учащихся и собранные таким образом листы, сброшюрованные по годам, хранятся 25 лет.