Распоряжение от 16.01.2015 г № 6-РА
О внесении изменений в распоряжение администрации города Комсомольска-на-Амуре от 24 декабря 2012 г. N 459-ра «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города „Комсомольска-на-Амуре“»
В целях совершенствования документационного обеспечения управления администрации города Комсомольска-на-Амуре, руководствуясь постановлением главы города Комсомольска-на-Амуре от 16 августа 2013 г. N 150 "О муниципальных правовых актах главы города Комсомольска-на-Амуре и муниципальных правовых актах администрации города Комсомольска-на-Амуре":
1.Внести изменения в распоряжение администрации города Комсомольска-на-Амуре от 24 декабря 2012 г. N 459-ра "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Комсомольска-на-Амуре":
1.1.В Инструкции по делопроизводству в администрации города Комсомольска-на-Амуре:
1.1.1.Первый абзац подпункта 2.6.4 пункта 2.6 изложить в следующей редакции:
"Номерные гербовые бланки не применяются для внутренней переписки, а также для подготовки документов, подписываемых несколькими руководителями различных органов администрации города или организаций. Для внутренней переписки можно использовать электронный шаблон бланка письма администрации города, приведенный в приложении N 22 к настоящей Инструкции".
1.1.2.Пункт 2.6 дополнить подпунктом 2.6.6 в следующей редакции:
"2.6.6. При подготовке электронных документов используется электронный шаблон бланка документа. Шаблон электронного документа должен иметь все необходимые реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения герба города Комсомольска-на-Амуре и герба Хабаровского края.
На электронном бланке в обязательном порядке выводятся:
- письма главы города;
- письма администрации города, отправляемые по каналам системы электронного документооборота Правительства Хабаровского края (далее - СЭД) и системы межведомственного электронного документооборота (далее - СМЭД), а также документы, подписываемые электронной подписью.
В органе администрации города создается электронный шаблон бланка документа службой или работником, ответственным за ведение делопроизводства, с использованием реквизитов своего органа. Электронный шаблон бланка документа перед первым использованием согласовывается с заведующим сектором управления документацией общего отдела администрации города и сохраняется в виде шаблона в сетевом ресурсе администрации города для доступа всех работников органа администраций города.
Форма шаблона электронного бланка письма приведена в приложении N 22 к настоящей Инструкции".
1.1.3.Разделы 8, 9, 10, 11 Инструкции по делопроизводству в администрации города Комсомольска-на-Амуре изложить в следующей редакции:
"8. Прием, первичная обработка и предварительное распределение поступающих документов
8.1. Доставка корреспонденции в адрес администрации города осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, специальной связью, нарочным и электросвязью, в том числе по каналам СЭД и СМЭД.
С помощью почтовой связи в администрацию города доставляется корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.
Доставка пакетов, документов может осуществляться по реестру и разносным книгам под роспись, где указывается их количество, дата и время приема.
8.2. По каналам электросвязи поступают: телеграммы, факсограммы, электронные служебные письма и электронные документы (по каналам СЭД и СМЭД).
8.3. Прием, первоначальная обработка, распределение поступающей корреспонденции производятся в централизованном порядке сектором управления документацией общего отдела администрации города.
8.4. Прием, первоначальная обработка, распределение корреспонденции, поступающей в адрес органов администрации города, осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство в соответствующих органах администрации города.
8.5. Все поступившие конверты (бандероли) вскрываются, за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Лично", и конкурсной документации.
При вскрытии конвертов проверяется: правильность адресования; целостность упаковки; соответствие указанных учетных номеров номерам документов, находящимся в конвертах; количество листов приложения; количество экземпляров и листов всех документов.
Ошибочно доставленные конверты (документы) возвращаются почтовой службе, отправителю или надлежащему адресату. При приеме заказной корреспонденции проверяются записи в почтовом реестре.
При обнаружении некомплектности или неисправимого повреждения конверта (бандероли) с документами составляется акт в трех экземплярах: первый экземпляр остается в секторе управления документацией общего отдела администрации города, второй - приобщается к полученному документу, третий - направляется отправителю документа.
Конверты с пометкой "Лично" учитываются в электронной системе "1С:Предприятие-Документооборот" путем проставления даты получения, номера, указанного на конверте, сведений об отправителе и адресате, номера заказной корреспонденции.
Пакеты от поступающих документов уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов, адреса отправителя, если они отсутствуют в самом документе, пакеты прикрепляются к документу и помещаются вместе с ним в номенклатурное дело. В обязательном порядке прикрепляются конверты к документам, полученным из судебных органов Российской Федерации.
Корреспонденция, доставленная фельдъегерской и специальной связью, телеграммы, а также документы с отметками "Весьма срочно", "Срочно" обрабатываются вне очереди.
8.6. При рассмотрении документов в секторе управления документацией общего отдела администрации города документы разделяются по срокам исполнения в соответствии с пунктом 2.7.10 настоящей Инструкции и приложением N 4 к настоящей Инструкции.
Документы, требующие срочного исполнения, незамедлительно регистрируются и передаются на рассмотрение главе города, заместителям главы администрации города, управляющему делами администрации города. Остальная корреспонденция рассматривается в общем порядке.
8.7. Поступившие документы сортируются на подлежащие регистрации и не подлежащие регистрации.
Перечень корреспонденции и документов, не подлежащих регистрации в секторе управления документацией общего отдела администрации города, приведен в приложении N 12 к настоящей Инструкции.
Документы, не подлежащие регистрации, передаются по направлениям деятельности в отраслевой орган администрации города в день поступления или на следующий рабочий день.
8.8. Корреспонденция, поступающая в администрацию города на иностранных языках, регистрируется в день поступления в базе данных с указанием типа документа "Иностранная корреспонденция".
Поля "Дата исходящего" и "Номер исходящего" заполняются при их наличии в документе. Остальные реквизиты документа заносятся в базу данных только после осуществления перевода.
В день регистрации поступивший документ передается для подготовки аннотации (перевода) в отдел международных связей управления экономического развития администрации города. Перевод документа осуществляется отделом международных связей управления экономического развития администрации города в течение трех рабочих дней, после чего передается в сектор управления документацией общего отдела администрации города для завершения регистрации (заполнение полей регистрационной формы) и передачи на доклад главе города.
8.9.Текст телефонограмм принимается и записывается, а затем печатается: секретарями приемных главы города, заместителей главы администрации города, ответственными за ведение делопроизводства органа администрации города, которому она адресована. После чего регистрируется и передается на рассмотрение главе города, заместителям главы администрации города, управляющему делами администрации города, руководителю органа администрации города.
8.10.Распределение по адресатам поступающей корреспонденции осуществляется сектором управления документацией общего отдела администрации города, исходя из ее содержания и в соответствии с распределением обязанностей между главой города, заместителями главы администрации города и управляющим делами администрации города, а также в соответствии с полномочиями отраслевых органов администрации города в день поступления или на следующий рабочий день.
Результатом предварительного рассмотрения поступающей в администрацию города корреспонденции является направление документа главе города, заместителям главы администрации города либо управляющему делами администрации города после регистрации для вынесения указания по исполнению документа, или направление в отраслевой орган администрации города.
Главе города в обязательном порядке направляются следующие документы:
- поручения и письма Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
- поручения и письма Губернатора Хабаровского края и Правительства Хабаровского края;
- нормативные акты Губернатора и Правительства Хабаровского края;
- решения и письма Законодательной Думы Хабаровского края и Комсомольской-на-Амуре городской Думы;
- представления и уведомления Федеральной антимонопольной службы;
- протесты, представления, требования и уведомления о проведении проверок, поступающие из прокуратуры города Комсомольска-на-Амуре;
- служебные записки за подписью заместителей главы администрации города и управляющего делами администрации города, документы для снятия с особого контроля;
- ходатайства о награждении Почетной грамотой главы города и Благодарственным письмом главы города;
- ходатайства о назначении, увольнении и о привлечении к дисциплинарной ответственности руководителей муниципальных предприятий и учреждений.
8.11.Судебные повестки и другие документы органов судебной власти Российской Федерации (постановления, решения, определения, апелляционные и кассационные жалобы), связанные с судебными спорами (далее - судебные повестки), безотлагательно регистрируются в секторе управления документацией общего отдела администрации города и передаются в юридический отдел администрации города для определения исполнителя. После определения исполнителя начальником юридического отдела администрации города, либо лицом его замещающим, судебные повестки незамедлительно передаются сектором управления документацией общего отдела администрации города на исполнение в орган администрации города, определенный юридическим отделом администрации города.
8.12.Документы, поступающие из прокуратуры города Комсомольска-на-Амуре, из Управления Федеральной антимонопольной службы по Хабаровскому краю (протесты, представления, требования, запросы, уведомления о проведении проверок, информации) в адрес администрации города регистрируется незамедлительно в секторе управления документацией общего отдела администрации города и передаются главе города в день поступления.
Документы, поступающие из прокуратуры города Комсомольска-на-Амуре, из Управления Федеральной антимонопольной службы по Хабаровскому краю в адрес органов администрации города, регистрируется незамедлительно работником (подразделением), ответственным за ведение делопроизводства, соответствующего органа администрации города и передаются руководителю органа администрации города в день поступления.
8.13.При введении режима чрезвычайной ситуации на территории Хабаровского края или на территории города Комсомольска-на-Амуре на поступающей корреспонденции, связанной с чрезвычайной ситуацией, применяется штамп "ЧС", который проставляется в верхнем правом углу первой страницы документа. Прием, регистрация, передача и исполнение документов с пометкой "ЧС" осуществляется в экстренном порядке.
8.14.Поступающая корреспонденция в адрес администрации города подлежит централизованной регистрации в секторе управления документацией общего отдела администрации города.
8.15.Поступающая корреспонденция в адрес администрации города с грифом "Для служебного пользования" обрабатывается в соответствии с Положением о порядке обращения с конфиденциальной информацией и мерах по обеспечению ее защиты и сохранности в администрации города Комсомольска-на-Амуре и ее органах.
9.Регистрация поступивших служебных писем
9.1.Основным назначением регистрации является обеспечение доказательства того, что документ был создан или включен в систему электронного документооборота. Дополнительное назначение - формирование информационно-справочной базы данных для оперативного поиска документа, ведения статистической и аналитической работы, осуществления контроля исполнения документов.
9.2.Регистрация служебных писем производится в автоматизированном режиме с вводом информации о них в систему "1С:Предприятие-Документооборот". При этом создается электронная регистрационная карточка, в которую вносятся сведения о служебном письме.
Для регистрации документов в системе "1С:Предприятие-Документооборот" администрации города устанавливаются справочники видов документов, структурных подразделений, должностных лиц, исполнителей, номенклатур дел администрации города и ее органов, адресантов документов.
9.3.К электронной регистрационной карточке обязательно прикрепляются файлы, содержащие текст документа.
Прикрепленный файл - текстовый или графический файл официального документа (в формате PDF), прикрепленный к регистрационной карточке документа.
Если документ поступает в администрацию города на бумажном носителе (бумажный экземпляр документа - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке на бумажном носителе и снабженный необходимыми реквизитами), то бумажный экземпляр документа подлежит обязательному сканированию (получению электронного образа документа в формате PDF) сектором управления документационного обеспечения общего отдела администрации города (работником или подразделением территориального или отраслевого органа администрации города, ответственным за делопроизводство) и включению в систему "1С:Предприятие-Документооборот" в день регистрации.
Если документ поступает в администрацию города в электронном виде, то работник сектора управления документацией общего отдела администрации города (работник или подразделение территориального или отраслевого органа администрации города, ответственным за делопроизводство) при регистрации документа обязательно прикрепляет файл в том формате, в котором он был получен.
9.4.В процессе регистрации документов формируются базы данных: информационно-справочная и контрольная. Лица, ответственные за ведение делопроизводства в органах администрации города, проводят сверку соответствия полученных документов и данных базы входящей корреспонденции системы "1С:Предприятие-Документооборот".
9.5.Регистрация обращений граждан в форме жалоб производится в юридическом отделе администрации города в соответствии с Административным регламентом по рассмотрению обращений граждан и объединений граждан, включая юридических лиц, и ведению личного приема граждан в администрации города Комсомольска-на-Амуре и ее органах, утвержденным распоряжением главы города Комсомольска-на-Амуре от 14 апреля 2009 г. N 66-р.
9.6.Основным принципом регистрации служебных писем является однократность: при передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер документу не присваивается.
9.7.При регистрации документов в системе "1С:Предприятие-Документооборот" проверяется электронная база данных на наличие повторных обращений.
9.8.Документы, поступившие непосредственно главе города, заместителям главы администрации города, управляющему делами администрации города и не зарегистрированные в секторе управления документацией общего отдела администрации города, должны быть в обязательном порядке направлены управляющим делами администрации города в сектор управления документацией общего отдела администрации города для регистрации.
9.9.Документы, поступившие непосредственно в орган администрации города и не зарегистрированные в секторе управления документацией общего отдела администрации города, до формирования указаний по исполнению в виде резолюции руководителя органа администрации города должны быть в обязательном порядке зарегистрированы работником органа администрации города, ответственным за делопроизводство.
9.10.Регистрация служебных писем на бумажных носителях информации производится по мере их поступления в сектор управления документацией общего отдела администрации города.
Поступившие служебные письма на бумажных носителях информации после 15.00 часов подлежат регистрации на следующий рабочий день, за исключением писем, требующих срочного рассмотрения в соответствии с пунктом 8.6 настоящей Инструкции.
Письменные заявления физических и юридических лиц подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в сектор управления документацией общего отдела администрации города.
9.11.Поступление электронных служебных писем на регистрацию в СЭД должно проверяться в течение рабочего дня периодически с интервалом в один час с 9.00 до 18.00 часов.
Для обозначения степени срочности приема служебного письма на регистрацию исполнитель применяет пометку "Срочно" в электронной регистрационной карточке.
9.12.Служебные письма, принимаемые по каналам факсимильной связи, электронной почты, и телеграммы регистрируются в секторе управления документацией общего отдела администрации города в общем массиве служебной переписки в системе "1С:Предприятие-Документооборот".
9.13.Регистрация служебных писем производится в пределах групп в зависимости от выделенных документопотоков, а также от вида, автора и содержания документа, в соответствии с номенклатурой дел.
9.14.Поступившие в сектор управления документацией общего отдела администрации города служебные письма регистрируются самостоятельной порядковой нумерацией в пределах календарного года.
На зарегистрированном бумажном носителе информации в нижней части лицевой стороны первого листа основного документа ставится регистрационный номер, в котором указываются дата регистрации, порядковый номер и индекс в соответствии с номенклатурой дел. Составные части номера разделены косой чертой (/).
9.15.Прием и регистрация поступающих в администрацию города служебных писем в СЭД включает проверку:
- правильности адресования (доставки);
- оформления реквизитов служебного письма;
- наличия сопроводительного письма, а также всех названных в тексте приложений;
- правильности заполнения полей регистрационной карточки и наличия файла документа, созданных исполнителем;
- наличия логических связей между отдельными документами, составляющими единый комплекс;
- электронной базы данных на наличие повторного обращения.
Служебные письма одинакового содержания, но направляемые нескольким адресатам, регистрируются одним входящим номером.
Служебные письма, оформленные с нарушениями установленных настоящей Инструкцией правил или доставленные не по адресу, к регистрации не принимаются и подлежат незамедлительному возврату автору обращения.
Служебные письма, постановления и распоряжения Губернатора и Правительства Хабаровского края, поступающие в администрацию города по СЭД, распечатываются со всеми приложениями и регистрируются в системе "1С:Предприятие-Документооборот" в общем порядке регистрации документов, установленном настоящей Инструкцией. К электронной регистрационной карточке в обязательном порядке прикрепляются файлы, содержащие текст документа
9.16.Электронные служебные письма, поступающие по СМЭД, распечатываются и регистрируются в системе "1С:Предприятие-Документооборот" в общем порядке регистрации документов, установленном настоящей Инструкцией.
9.17.Заявления на предоставление муниципальных услуг, поступившие электронным, почтовым сообщением или поданным лично гражданином в адрес администрации города, регистрируются в автоматизированной информационной системе взаимодействия муниципальных служащих администрации города (далее - АИС ВМС).
9.18.При регистрации заявления на предоставление муниципальной услуги, поступившего по электронной почте, формируется расписка о приеме документов и направляется на электронный адрес, указанный в заявлении. Второй экземпляр расписки распечатывается, подписывается (с указанием способа получения заявления) и передается исполнителю муниципальной услуги.
Заявление на предоставление муниципальной услуги, полученное по электронной почте, не распечатывается.
9.19.При регистрации заявления, поступившего почтовым отправлением, формируется расписка, распечатывается и прикладывается к пакету документов (с указанием способа получения заявления).
9.20.При приеме заявления на предоставление муниципальной услуги, поданным лично:
- создается "дело" в АИС ВМС, выбирается цель обращения, формируется перечень необходимых документов и проверяется комплектность представленных документов и приложений к ним, предусмотренных административным регламентом о предоставлении муниципальной услуги и предоставляемых заявителем лично; дополнительно проверяются документы, которые заявитель вправе представить по собственной инициативе;
- в "дело" в АИС ВМС непосредственно с предоставленных документов вносится информация о заявителе. (Для подтверждения личности заявитель прилагает к заявлению копии соответствующих документов (копия паспорта, свидетельства, доверенность и т.п.), а также заявление о согласии на обработку персональных данных);
- в "дело" вносятся сведения о способе информирования заявителя с указанием всех необходимых реквизитов (номер контактного телефона, адрес электронной почты и т.д.);
- к "делу" прикрепляются электронный (оцифрованный) образ письменного заявления и прилагаемых к нему документов;
- формируется и выдается заявителю расписка о приеме документов на предоставление муниципальной услуги.
Расписка о приеме документов на предоставление муниципальной услуги выводится в двух экземплярах, каждый из которых подписывается работником сектора управления документацией общего отдела администрации города, принявшим документы, и заявителем. Первый экземпляр расписки выдается заявителю, второй - подшивается к заявлению.
9.21.Если представленные заявителем документы не соответствуют требованиям, установленным административным регламентом о предоставлении муниципальной услуги, заявитель консультируется по перечню и качеству предоставленных документов, объясняется содержание выявленных в представленных документах недостатков и выдается заявителю памятка с полным перечнем необходимых для предоставления муниципальной услуги документов.
Если представленные документы не соответствуют требованиям, установленным административным регламентом о предоставлении муниципальной услуги, но заявитель настаивает на приеме заявления и документов, то сектора управления документацией общего отдела администрации города принимает заявление и прилагаемые к нему документы и информирует заявителя о возможном отказе в предоставлении муниципальной услуги. В данном случае при оформлении расписки ставит отметку: "По результатам предварительного анализа в представленных документах выявлены несоответствия установленным требованиям, что может служить основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги".
9.22.Зарегистрированное "дело" в АИС ВМС направляется исполнителю муниципальной услуги незамедлительно.
Заявления на предоставление муниципальной услуги на бумажном носителе передаются исполнителям муниципальных услуг по реестру.
9.23.Заявления об отзыве заявления о предоставлении муниципальной услуги или жалобы по процедурам или по факту непредставления муниципальной услуги, переданные через МФЦ или поступившие в адрес администрации города, регистрируются в системе "1С:Предприятие-Документооборот", оцифровываются, привязываются к регистрационной карточке и передаются на бумажном носителе исполнителю муниципальной услуги по реестру.
9.24.Передача зарегистрированного документа на бумажном носителе из одного органа администрации города в другой производится через сектор управления документацией общего отдела администрации города.
9.25.Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях, наложенных главой города, заместителями главы администрации города, управляющим делами администрации города, после чего документы возвращаются в сектор управления документацией общего отдела администрации города для перенесения резолюций по исполнению документов в регистрационные формы.
Ответственность за внесение резолюции руководителя в системы "1С:Предприятие-Документооборот" и СЭД, сохранность служебного письма, поступившего на бумажном носителе, несет уполномоченное лицо в соответствии с распределением должностных обязанностей (работник сектора управления документацией общего отдела администрации города или ответственный за ведение делопроизводства в органе администрации города).
Тексты резолюций по исполнению служебных писем вносятся в электронные регистрационные карточки руководителем - автором резолюции или уполномоченным для этих целей лицом (работником сектора управления документацией общего отдела администрации города или ответственный за ведение делопроизводства в органе администрации города). В момент занесения текста резолюции при необходимости осуществляется постановка документа на контроль с отметкой в электронной регистрационной карточке: вид контроля, дата исполнения документа, ответственный исполнитель. После этого служебное письмо направляется на исполнение.
9.26.Если в резолюции указано несколько исполнителей, то подлинник документа с резолюцией направляется основному исполнителю, указанному в резолюции первым, либо в отношении которого сделана соответствующая отметка, соисполнителям направляются копии документа.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
Основному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа.
Соисполнители несут ответственность за своевременное и качественное представление основному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Основной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
9.27.Оригинал бумажного носителя информации с оформленными указаниями по исполнению передается основному исполнителю. Одновременно основному исполнителю посредством систем "1С:Предприятие-Документооборот" и СЭД пересылается электронная регистрационная карточка с электронным образом служебного письма. Соисполнителям направляются электронные регистрационные карточки с прикрепленными к ним электронными образами писем без сопровождения бумажным носителем информации.
9.28.Если исполнитель, указанный в резолюции, не является участником систем "1С:Предприятие-Документооборот" и СЭД, работник сектора управления документацией общего отдела администрации города или ответственный за ведение делопроизводства в органе администрации города готовит для него ксерокопию и передает в соответствующем настоящей инструкции порядке.
9.29.Служебные письма с резолюциями "Для сведения" или "Для ознакомления" передаются на ознакомление на бумажном носителе с соответствующим листком-поручением. Отметка об ознакомлении с документом, дата ознакомления вместе с документом формируются и подшиваются в дело.
10.Регистрация отправляемых документов
10.1.Регистрация отправляемых служебных писем осуществляется централизованно в секторе управления документацией общего отдела администрации города в день их утверждения или подписания.
Служебные письма, поступившие на регистрацию после 16.00 часов, подлежат регистрации на следующий рабочий день.
Все исходящие документы подлежат обязательной регистрации с соблюдением номенклатуры дел. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом администрации города.
10.2.В секторе управления документацией общего отдела администрации города регистрируются документы за подписью:
- главы города (исполняющего обязанности главы администрации города);
- заместителя главы администрации города (исполняющего обязанности заместителя главы администрации города);
- управляющего делами администрации города (исполняющего обязанности управляющего делами администрации города);
- советника главы города (исполняющего обязанности советника главы города);
- руководителя органа администрации города без прав юридического лица во время отсутствия лиц, указанных выше (при отсутствии исполняющего обязанности).
10.3.Регистрация отправляемых служебных писем осуществляется в автоматизированном режиме с вводом информации о них в систему "1С:Предприятие-Документооборот",
10.4.Регистрация отправляемых служебных писем производится в пределах групп в зависимости от выделенных документопотоков, а также от вида, автора и содержания документа, в соответствии с номенклатурой дел.
10.5.Отправляемые служебные письма регистрируются самостоятельной порядковой нумерацией в пределах календарного года. Регистрационный номер состоит из индекса по номенклатуре дел и порядкового номера. Составные части номера разделены косой чертой (/).
Регистрация ответов на обращения граждан в форме жалоб производится в юридическом отделе администрации города в соответствии с Административным регламентом по рассмотрению обращений граждан и объединений граждан, включая юридических лиц, и ведению личного приема граждан в администрации города Комсомольска-на-Амуре и ее органах, утвержденным распоряжением главы города Комсомольска-на-Амуре от 14 апреля 2009 г. N 66-р.
10.6.Документы, поступающие на регистрацию в сектор управления документацией общего отдела администрации города, должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются исполнителю на доработку.
10.7.Специалист сектора управления документацией общего отдела администрации города производит:
- прием надлежащим образом оформленных документов от исполнителей (ответственных исполнителей);
- регистрацию документов;
- тиражирование документов;
- подготовку документов к отправке;
- сортировку документов;
- передачу документов адресатам;
- хранение и архивирование документа.
С целью надлежащего исполнения документа в процессе приема документов для их последующей обработки перед отправкой производится проверка:
- соответствия документа содержанию резолюции, определяющей порядок его исполнения;
- правильности оформления документа;
- комплектности документа (в частности, на предмет наличия соответствующих приложений в необходимом количестве экземпляров для рассылки и первого экземпляра инициативного документа);
- наличия и достоверности сведений об адресате (адресатах, при рассылке в несколько адресов.
Документы, не отвечающие установленным требованиям делопроизводства, подлежат оперативной доработке исполнителями (ответственными исполнителями). Документы, полностью соответствующие установленным требованиям, подлежат регистрации.
10.8.Отправляемый документ представляется в сектор управления документацией общего отдела администрации города в трех экземплярах. Первый экземпляр письма оформляется на номерном гербовом бланке, второй и третий экземпляры оформляются не на бланке. Один экземпляр (не на бланке) должен быть завизирован руководителем органа администрации города, подготовившим документ, либо, если письмо подписывается главой города, заместителем главы администрации города.
После отправки письма адресату работники сектора управления документацией общего отдела администрации города помещают контрольный экземпляр исходящего документа в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел администрации города, а третий экземпляр передают исполнителю.
10.9.Прием на регистрацию отправляемых служебных писем с помощью СЭД включают:
- проверку оформления реквизитов служебного письма;
- проверку правильности адресования;
- регистрацию в системе "1С:Предприятие-Документооборот";
- оцифровку документов с применение технологии сканирования и прикрепления электронного образа служебного письма к электронной регистрационной карточке;
- заполнение полей электронной регистрационной карточки;
- отправка документа исполнителю;
- установление связей между отдельными документами при наличии ссылок на документ.
В СЭД фиксируется дата, время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование участника СЭД).
10.10.Документ, подлежащий отправке через СЭД, представляется в сектор управления документацией общего отдела администрации города в двух экземплярах. Первый экземпляр письма оформляется на электронном бланке, второй - оформляются не на бланке. Один экземпляр (не на бланке) должен быть завизирован руководителем органа администрации города, подготовившим документ, либо, если письмо подписывается главой города, заместителем главы администрации города.
После отправки письма адресату через СЭД работники сектора управления документацией общего отдела администрации города помещают контрольный экземпляр исходящего документа в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел администрации города, а второй - передают исполнителю.
10.11.Для обозначения степени срочности приема служебного письма на регистрацию, а также способа отправки исполнитель применяет пометки "Срочно", "Почтой", "Заказной почтой", "Через СЭД" и т.п. в правом верхнем углу документа на втором (третьем) экземпляре документа на бумажном носителе.
10.12.Служебные письма одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, регистрируются под одним исходящим номером.
11.Организация доставки документов
11.1.Доставка входящей корреспонденции, обработанной в секторе управления документацией общего отдела администрации города, в органы администрации города осуществляется как непосредственно уполномоченными сотрудниками этих подразделений, так и средствами электрической связи.
11.2.Доставка отработанной корреспонденции в администрации города осуществляется: нарочным, средствами почтовой, фельдъегерской и электросвязи, а также через СЭД и СМЭД,
11.3.Сектором управления документацией общего отдела администрации города осуществляется отправка корреспонденции, зарегистрированной в системе "1С:Предприятие-Документооборот":
- простым почтовым отправлением;
- через СЭД;
- посредством факсимильной связи (по поручению главы города, управляющего делами);
- посредством электронной почты (по поручению главы города, управляющего делами);
- передается заявителю на руки (заверенные копии документов администрации города, по просьбе заявителя).
11.4.При регистрации результата исполнения муниципальной услуги в секторе управления документацией общего отдела администрации города "дело" в АИС ВМС направляется в филиал многофункционального центра Хабаровского края, организованный на базе Краевого государственного казенного учреждения "Оператор систем электронного правительства Хабаровского края" (далее - МФЦ).
11.5.Результат исполнения муниципальной услуги на бумажном носителе для выдачи заявителю передается сектором управления документацией общего отдела администрации города по реестру представителю МФЦ (нарочным).
11.6.Результат исполнения муниципальной услуги в случае не востребования его в МФЦ возвращается в сектор управления документацией общего отдела администрации города.
Сектор управления документацией общего отдела администрации города закрывает "дело" в АИС ВМС и направляет его в орган администрации города, предоставляющий данную муниципальную услугу, для хранения в течение срока, установленного номенклатурой дел администрации города.
11.7.Сектор управления документацией общего отдела администрации города выдает непосредственно заявителю результат исполнения муниципальной услуги:
- зарегистрированной в АИС ВМС сектором управления документацией общего отдела администрации города (пункт 9.17 настоящей Инструкции);
- поступившей через официальный сайт органов местного самоуправления города Комсомольска-на-Амуре, Единый портал государственных и муниципальных услуг или региональный портал государственных и муниципальных услуг Хабаровского края.
11.8.Исполнителем осуществляется отправка корреспонденции:
- нарочным;
- посредством факсимильной связи;
- посредством электронной почты;
- заказным почтовым отправлением (в том числе с пометкой: "с уведомлением");
- в СМЭД.
11.9.Документы, предназначенные для доставки отправлений специальной связью, передаются в орган администрации города, отвечающий за работу с документами, составляющими государственную тайну.
11.10.Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
Корреспонденция сдается для отправки в сектор управления документацией общего отдела администрации города не позднее 13.00 часов. Корреспонденция, поступившая для отправки после указанного времени, отправляется на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь по мере ее регистрации.
11.11.Сектор управления документацией общего отдела администрации города проверяет правильность оформления документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).
11.12.Неправильно оформленные документы и корреспонденция не служебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в органы администрации города, подготовившие данные документы.
11.13.Решение о способе доставки документа адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе информации принимает исполнитель.
11.14.При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата A4 черным цветом, не должен превышать пяти листов;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего органа администрации города;
- запрещается передавать текст документов с отметкой "Для служебного пользования".
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в органах администрации города, осуществляется их руководителями,
11.15.Корреспонденция, отправляемая почтой, проходит упаковку, адресование. Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт".
1.1.4.Раздел 12 Инструкции по делопроизводству в администрации города Комсомольска-на-Амуре дополнить пунктом 12.3 в следующей редакции:
"12.3. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ".
1.2.Приложение N 12 к Инструкции по делопроизводству в администрации города Комсомольска-на-Амуре изложить в новой редакции, согласно приложению N 1.
1.3.Дополнить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Комсомольска-на-Амуре приложением N 22, согласно приложению N 2.
2.Руководителям территориальных и отраслевых органов администрации города Комсомольска-на-Амуре:
- довести настоящее распоряжение администрации города Комсомольска-на-Амуре до всех работников и обеспечить его исполнение;
- в соответствии с пунктом 1.1.2 настоящего распоряжения создать электронный шаблон бланка письма органа администрации города Комсомольска-на-Амуре и предоставить образец электронного бланка в общий отдел администрации города Комсомольска-на-Амуре.
Глава города
А.В.Климов