Постановление от 30.11.2012 г № 5023
О совершенствовании архивного дела в городском округе «Город Хабаровск»
В целях дальнейшего совершенствования вопросов, связанных с обеспечением сохранности документов и документов по личному составу в городском округе "Город Хабаровск", а также учитывая итоги паспортизации документов по личному составу 2008 - 2012 годов структурных подразделений администрации города и муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска и на основании Устава городского округа "Город Хабаровск" администрация города постановляет:
1.Комитетам по управлению округами, структурным подразделениям администрации города, муниципальным учреждениям и предприятиям г. Хабаровска - самостоятельным источникам комплектования краевого государственного казенного учреждения "Государственный архив Хабаровского края" до 01 октября 2013 года устранить имеющуюся задолженность по упорядочению документов постоянного хранения. С этой целью:
1.1.В 2013 году представить на утверждение экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Хабаровского края описи дел постоянного хранения по 2010 год включительно.
1.2.Принять все необходимые меры для включения в описи дел наиболее полного состава документов, имеющих историческое значение для развития местного самоуправления города и муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска, в том числе на различных видах носителей (кино-, фото-, фоно-, электронные и др.).
1.3.Организовать работу по выявлению и описанию документов постоянного хранения действующих и прекративших свою деятельность советов и комиссий администрации города по 2011 год включительно согласно приложениям N 1, 2.
2.Общему отделу управления делами администрации города (Охрименко Т.М.), начиная с 2013 года:
2.1.Организовать описание документов постоянного хранения структурных подразделений, документы которых входят в Сводную номенклатуру дел администрации города, согласно приложению N 3.
2.2.Ежегодно предусматривать расходы, связанные с упорядочением этих документов.
3.Структурным подразделениям администрации города, в деятельности которых формируются документы по личному составу, согласно приложению N 4 и муниципальным учреждениям и предприятиям г. Хабаровска:
3.1.Ежегодно организовывать упорядочение документов по личному составу и предусматривать расходы, связанные с их упорядочением.
3.2.До 01 октября 2013 года устранить имеющуюся задолженность по упорядочению всех видов документов по личному составу.
3.3.Ежегодно до 15 октября представлять в муниципальное казенное учреждение "Хабаровский городской центр хранения документов" информацию о необходимости проведения работ по упорядочению документов по личному составу и передаче их на хранение в муниципальное казенное учреждение "Хабаровский городской центр хранения документов".
4.Структурным подразделениям администрации города, имеющим подведомственные муниципальные учреждения и предприятия, согласно приложению N 5 взять под особый контроль деятельность отраслевых Центральных экспертных комиссий. С этой целью:
4.1.Конкретизировать годовые планы работы комиссий, исключив формальный подход к организации их деятельности.
4.2.Ежегодно на совещаниях при руководителях структурных подразделений администрации города заслушивать отчеты председателей Центральных экспертных комиссий. На основе анализа годового отчета о деятельности комиссии принимать распорядительные акты.
4.3.Назначить ответственных лиц из числа членов отраслевых Центральных экспертных комиссий за работу с подведомственными муниципальными учреждениями и предприятиями по вопросам обеспечения сохранности документов.
4.4.В должностные инструкции вновь назначенных специалистов внести необходимые дополнения.
4.5.Положения о Центральных экспертных комиссиях структурных подразделений администрации города согласовать с экспертно-проверочной методической комиссией управления по делам архивов Правительства Хабаровского края до 01 ноября 2013 года.
5.Архивному отделу управления делами администрации г. Хабаровска (Люсая Л.И.) активизировать деятельность экспертно-проверочной комиссии архивного отдела. С этой целью:
5.1.Повысить требовательность к качеству предоставляемых на экспертно-проверочную комиссию архивного отдела документов (инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об ЭК и архивах, описей дел и научно-справочного аппарата к ним и др. документов) учреждений, предприятий и организаций города.
5.2.Оказывать постоянное содействие в организации деятельности Центральных экспертных комиссий структурных подразделений администрации города. Принимать активное участие в подготовке и проведении их заседаний.
5.3.Продолжить ежегодный сбор сведений о документах по личному составу структурных подразделений администрации города, в деятельности которых создаются документы по личному составу, и муниципальных учреждений и предприятий города.
5.4.Вопросы состояния архивного дела в городском округе "Город Хабаровск" ежегодно рассматривать на заседаниях Центральной экспертной комиссии администрации города Хабаровска.
5.5.Изучить потребность в методической помощи по вопросам делопроизводства и архивного дела в муниципальных учреждениях и предприятиях города и организовать на базе архивного отдела постоянно действующие семинары-практикумы.
5.6.Оказывать постоянную методическую помощь структурным подразделениям администрации города и муниципальным учреждениям и предприятиям в отборе и обеспечении сохранности документов и предметов, имеющих историческое значение для города Хабаровска.
6.Центральной экспертной комиссии администрации города Хабаровска (Безлепкин В.Д.) до 01 декабря 2012 года:
6.1.Подготовить проект распоряжения администрации города Хабаровска о внесении изменений и дополнений в Положение и состав Центральной экспертной комиссии администрации города Хабаровска.
6.2.Ежегодно до 15 февраля информировать мэра города о состоянии вопросов, связанных с обеспечением сохранности документов структурных подразделений администрации города, муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска, в том числе документов по личному составу и документов, имеющих историко-культурное значение для города Хабаровска.
7.Муниципальному казенному учреждению "Хабаровский городской центр хранения документов" (Рыбакова Т.Ю.) ежегодно:
7.1.До 05 ноября составлять графики по упорядочению и приему на хранение документов по личному составу структурных подразделений администрации города, в деятельности которых формируются документы по личному составу, и муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска и до 10 ноября представлять их в архивный отдел управления делами администрации г. Хабаровска.
7.2.Организовывать работу по уточнению списка источников комплектования муниципального казенного учреждения "Хабаровский городской центр хранения документов".
7.3.До 10 января с годовым отчетом представлять в архивный отдел управления делами администрации г. Хабаровска информацию о результатах работы по упорядочению документов по личному составу и приему их на хранение.
8.Муниципальному казенному учреждению "Центр хранения документов отрасли "Образование" (Сосида Н.В.):
8.1.Организовать работу по уточнению списка источников комплектования муниципального казенного учреждения "Центр хранения документов отрасли "Образование", включив в него все муниципальные учреждения отрасли "Образование".
8.2.Ежегодно проводить сбор сведений о документах по личному составу муниципальных образовательных учреждений города согласно приложению N 6 и до 10 января информировать архивный отдел управления делами администрации г. Хабаровска о результатах проведенной работы.
8.3.На основе полученных результатов составлять графики упорядочения документов по личному составу и их приема на хранение в муниципальное казенное учреждение "Центр хранения документов отрасли "Образование", не допуская задолженности.
9.В случае ликвидации (реорганизации) структурных подразделений администрации города, в деятельности которых формируются документы по личному составу, и муниципальных учреждений и предприятий г. Хабаровска в состав ликвидационных комиссий включать представителей муниципального казенного учреждения "Хабаровский городской центр хранения документов" (Рыбакова Т.Ю.) и муниципального казенного учреждения "Центр хранения документов отрасли "Образование" (Сосида Н.В.).
10.Департаменту муниципальной собственности администрации г. Хабаровска (Ганичев Д.С.) и управлению образования администрации г. Хабаровска (Тен О.Я.) до 31 января 2013 года представить предложения о выделении дополнительных площадей муниципальному казенному учреждению "Центр хранения документов отрасли "Образование".
11.Муниципальному бюджетному учреждению "Информационно-технологический центр" (Давыдов Ю.В.) до 01 сентября 2013 года представить предложения о подготовке к передаче на государственное хранение документов постоянного хранения администрации города на современных видах носителей.
12.Председателям комитетов по управлению округами, руководителям структурных подразделений администрации города ежегодно до 01 ноября представлять в Центральную экспертную комиссию администрации города информацию о выполнении данного постановления.
13.Признать утратившими силу:
- постановление мэра города Хабаровска от 28.11.2008 N 3640 "Об организации работы по обеспечению сохранности документов Архивного Фонда Российской Федерации и документов по личному составу органов местного самоуправления г. Хабаровска и муниципальных учреждений и предприятий города";
- постановление мэра города Хабаровска от 06.02.2009 N 367 "О совершенствовании работы по обеспечению сохранности документов по личному составу в структурных подразделениях администрации города и муниципальных учреждениях и предприятиях г. Хабаровска".
14.Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя мэра - управляющего делами администрации города Безлепкина В.Д.
Мэр города
А.Н.Соколов