Приложение к Распоряжению от 20.09.2016 г № 464-Р Правила
Правила оформления реквизитов документов
Изображение герба Хабаровского края помещают на бланках документов в соответствии с Законом Хабаровского края от 26 сентября 2001 г. N 324 "О флаге и гербе Хабаровского края", постановлением Губернатора Хабаровского края от 31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений".
На бланках документов органов исполнительной власти края герб Хабаровского края изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование органа исполнительной власти края".
2.Наименование органа исполнительной власти края, наименование структурного подразделения органа исполнительной власти края
Наименование органа исполнительной власти края - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документа, должно соответствовать наименованию, установленному положением об органе исполнительной власти края.
Сокращенное наименование органа исполнительной власти края помещают в скобках под полным наименованием.
Над наименованием управления, комитета, находящихся в ведении органа исполнительной власти края, указывается полное или сокращенное наименование органа исполнительной власти края.
На бланке органа исполнительной власти края допускается размещение наименования его структурного подразделения, которое располагается ниже наименования органа исполнительной власти края.
3.Наименование должности
Наименование должности указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма руководителя органа исполнительной власти края, бланк письма заместителя руководителя органа исполнительной власти края, других должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки).
Наименование должности размещается ниже наименования организации.
4.Справочные данные об органе исполнительной власти края
Справочные данные об органе исполнительной власти края указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес органа исполнительной власти края, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения по усмотрению органа исполнительной власти края.
5.Наименование вида документа
Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида документа не указывается в письмах.
Наименование вида документа, создаваемого органом исполнительной власти края, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
6.Дата документа
Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.
Документы, изданные совместно двумя или более органами исполнительной власти края, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.
Способ написания даты зависит от характера документа:
в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты, при котором день месяца пишется двумя арабскими цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 02 апреля 2013 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно. При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами;
в остальных случаях применяется цифровой способ, при котором день месяца и месяц оформляются парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 02.04.2013.
7.Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в органе исполнительной власти края.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, изданного совместно двумя и более органами исполнительной власти края, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных органами исполнительной власти края - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований органов исполнительной власти края в заголовочной части документа.
Регистрационный номер документа может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, буквенным обозначением названия документа, первой буквой фамилии лица, подписавшего документ.
Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем.
8.Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа
Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа, включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.
9.Место составления (издания) документа
Место составления (издания) документа (г. Хабаровск) указывается в бланках документов органа исполнительной власти края, за исключением бланков писем.
Место составления (издания) документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.
10.Гриф ограничения доступа к документу
Гриф ограничения доступа к документу с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.
Гриф ограничения доступа к документу печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже отметки через один межстрочный интервал в режиме "точно" и центрируется по отношению к нему.
11.Адресат
Документы адресуют органам государственной власти, их структурным подразделениям, органам местного самоуправления, организациям, должностным лицам, гражданам.
При адресовании документа органу государственной власти, органу местного самоуправления, организации или структурному подразделению (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Правительство
Хабаровского края
Управление по организации
работы с документами
Губернатора и Правительства
краяЕсли документ направляется нескольким однородным органам, организациям или нескольким структурным подразделениям одного органа или организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации
городских округов и
муниципальных районов
Хабаровского краяПри адресовании документа руководителю органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, структурного подразделения их наименования входят в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Председателю комитета
потребительского рынка,
пищевой и перерабатывающей
промышленности
Правительства края
Н.С. Крецу
или
Генеральному директору
ОАО "Термика"
А.Г. ЦицинуВ реквизите "адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Федеральное бюджетное
учреждение "Всероссийский
научно-исследовательский
институт документоведения и
архивного дела"
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии, например:
Калинину И.П.
Садовая ул., д. 5, кв. 2,
с. Богородское,
Ульчский район,
Хабаровский край, 681264Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам.
Строки реквизита "адрес" центрируются относительно самой длинной строки с межстрочным интервалом "точно".
Отправляемый документ представляется в службу делопроизводства в двух экземплярах. Второй экземпляр, завизированный руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти края, подготовившего документ, и подписанный должностным лицом, оформляется не на бланке. При отправке оригинала адресату сотрудники службы делопроизводства помещают контрольный экземпляр исходящего документа в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. На всех отправляемых экземплярах перечисляются все адресаты, если автор считает это необходимым. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При большом количестве адресатов исполнитель составляет указатель рассылки документа. Зарегистрировав в службе делопроизводства подписанный руководителем документ, исполнитель делает необходимое количество копий этого документа и вместе с указателем рассылки представляет в службу делопроизводства для отправки документа адресатам.
12.Гриф утверждения документа
Гриф утверждения документа проставляется в верхнем правом углу документа, например:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федерального
архивного агентства
Подпись А.Н. Артизов
ДатаПри утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Минкультуры
России
от 15.04.2009 N 6513.Указания по исполнению документа (резолюция)
Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции. Указания по исполнению документа включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:
Морозову Н.В., Федоровой Н.А.
Прошу подготовить проект договора
к 05.12.2012
Подпись
Дата
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
14.Заголовок к тексту
Заголовок к тексту - краткое содержание документа составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа, согласовываться с наименованием вида документа и, как правило, отвечать на вопросы:
о ком (о чем) издан документ, например:
Об утверждении Положения о...,
Об оказании консультативной помощи...;
чего (кого), например:
Правила внутреннего трудового распорядка,
Должностной регламент специалиста....
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается в режиме "точно", без кавычек, максимальная длина строки 7,5 см. Если заголовок состоит из пяти и более строк, то он печатается по ширине страницы (от левого до правого поля). Точка в конце заголовка не ставится.
При регистрации заголовок заносится в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.
В проектах законов, нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы или центрованным способом.
15.Текст документа
Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается официально-деловым стилем с учетом вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
Текст документа может излагаться от:
1-го лица единственного числа: (например: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение...; прошу рассмотреть вопрос о...);
3-го лица единственного числа: (например: Правительство края постановляет...; коллегия постановила...; министерство не считает возможным...);
1-го лица множественного числа: (например: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).
В совместных документах, а также в протоколах текст излагают от первого лица множественного числа: (например: приказываем..., решили...).
В текстах законов и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:
"Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.";
"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.".
В тексте документа, подготовленного на основании законов, нормативных правовых актов, изданных органами государственной власти, документов, ранее изданных органом государственной власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации".
...".
Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (например: имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы могут быть пронумерованы и на следующих страницах напечатаны только номера этих граф.
16.Отметка о контроле
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
17.Отметка о приложении
Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.
В сопроводительных письмах отметка о наличии приложения оформляется под текстом письма от границы левого поля с межстрочным интервалом "точно". Если приложение названо в тексте письма, в отметке о наличии приложения указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений в отметке о наличии приложения они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:
Приложение: 1. Заключение на проект ... ... на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о доработке ... ... на 2 л. в 1 экз.Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172 и приложение к
нему, всего на 3 л.Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: справка о неплатежеспособности предприятий, для служебного
пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.На приложениях справочного характера к постановлениям, распоряжениям, приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (например, ПРИЛОЖЕНИЕ N 1, ПРИЛОЖЕНИЕ N 3). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о наличии приложения указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к приказу Федерального
архивного агентства
от 15.03.2009 N 3518.Подпись
Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:
не на бланке:
Министр социальной защиты населения Хабаровского края Подпись Н.И. Цилюрик
на бланке:
Министр Подпись Н.И. Цилюрик
При оформлении документа на бланке должностного лица должность не указывается, например:
Подпись Н.И. Цилюрик
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
И.о. заместителя министра финансов края Подпись Г.И. Бабич
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту, например:
Председатель комиссии Подпись А.П. Яковлев
Члены комиссии: Подпись Б.Н. Иванков
Подпись И.Н. Ковалев
Подпись К.М. ШкуринДокументы коллегиального органа подписываются председателем (или председательствующим на заседании) этого органа и секретарем.
Документы, направляемые подведомственным и другим организациям, гражданам, подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
Подпись отделяется от последней строки текста 3 - 4 межстрочными интервалами.
Наименование должности в реквизите "подпись" печатается от левой границы текстового поля в режиме "точно".
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
19.Отметка об электронной подписи
Отметка об электронной подписи проставляется на первом листе копии документа в виде штампа "Подписано ЭП" с указанием должности, фамилии и инициалов владельца сертификата ключа проверки электронной подписи.
20.Гриф согласования документа
Согласование проекта документа с органами исполнительной власти края и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.
Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:
СОГЛАСОВАНО Начальник Главного управления Министерства юстиции Российской Федерации по Хабаровскому краю и Еврейской автономной области Подпись К.А. Трошин Дата
Если согласование оформляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо министерства культуры
Хабаровского края
от 26.09.2012 N 01-18/115
Гриф согласования оформляется под реквизитом "подпись" ближе к нижнему полю документа.
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".
В зависимости от содержания документа согласование документа осуществляется с:
должностными лицами Правительства края в случаях, предусмотренных законами и нормативными правовыми актами;
органами исполнительной власти края, интересы которых затрагиваются в документе;
органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (пожарный и т.п.);
вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов;
подведомственными организациями;
общественными организациями (при необходимости).
21.Виза
Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами органа исполнительной власти края оформляется визой (внутреннее согласование).
Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:
Министр юстиции края - полномочный представитель Губернатора края в Законодательной Думе Хабаровского края Подпись И.А. Шашкова Дата
На документах, подлинники которых помещаются в дела органа исполнительной власти края, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).
В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело органа исполнительной власти края, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.
На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:
Имеются замечания (согласен с учетом замечаний и др.) Министр юстиции края - полномочный представитель Губернатора края в Законодательной Думе Хабаровского края Подпись И.А. Шашкова Дата
Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.
22.Печать
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
Порядок изготовления, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов органов исполнительной власти края определяется положением, разрабатываемым органом исполнительной власти края в соответствии с распоряжением Губернатора Хабаровского края от 26 февраля 2006 г. N 94-р "Об упорядочении изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, министерств края и иных органов исполнительной власти края" и постановлением Губернатора Хабаровского края от 31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений".
23.Отметка о заверении копии
Для подтверждения верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:
Подлинник документа находится в деле (наименование органа исполнительной власти края) N _______ за ____ год. Верно Главный специалист Подпись Л.А. Карташова Дата Печать
Листы многостраничных копий (выписок из документа) прошиваются, нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.
24.Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу последнего листа документа, оформляется шрифтом Times New Roman (размер N 12), включает в себя фамилию, имя, отчество (при наличии) (полностью) исполнителя, номер его телефона, а при необходимости - адрес электронной почты; в письмах иногородним адресатам указывается код города автора документа, например:
Николаев Петр Олегович
(4212) 32-56-88; komza@adm.khv.ru
Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает: указание количества отпечатанных экземпляров, адрес рассылки каждого экземпляра, фамилию исполнителя и номер его телефона, дату печатания документа.
25.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, кратких сведений об исполнении; слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ; подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты направления документа в дело.
Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.
26.Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа в орган исполнительной власти края содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.
Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу первого листа документа.
27.Ссылка на документ
Запись, предназначенная для идентификации электронного документа в системе электронного документооборота и проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа.