Приложение к Распоряжению от 09.03.2016 г № 254-Р

Согласовано согласовано

Par41 Par41
ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В КРАЕВЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ
И КРАЕВОМ ГОСУДАРСТВЕННОМ УНИТАРНОМ ПРЕДПРИЯТИИ,
ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ МИНИСТЕРСТВУ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
ХАБАРОВСКОГО КРАЯ
1.Общие положения
1.1.Примерная инструкция по делопроизводству в краевых государственных учреждениях и краевом государственном унитарном предприятии, подведомственных министерству здравоохранения Хабаровского края (далее - Инструкция по делопроизводству), разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в краевых государственных учреждениях и краевом государственном унитарном предприятии, подведомственных министерству здравоохранения Хабаровского края (далее - учреждения здравоохранения Хабаровского края).
1.2.Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Регламентом Правительства Хабаровского края, утвержденным постановлением Правительства Хабаровского края от 20 июля 2006 г. N 117-пр, законами Хабаровского края, постановлениями и распоряжениями Губернатора Хабаровского края, Правительства Хабаровского края, распоряжением Губернатора Хабаровского края от 13 мая 2013 г. N 200-р "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах Хабаровского края, иных органах исполнительной власти Хабаровского края", постановлением Правительства Хабаровского края от 22 апреля 2015 г. N 83-пр "Об утверждении положения о системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края", Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234.
1.3.Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, в том числе и электронных документов, подготовка, обработка, хранение и использование которых осуществляется в системе электронного документооборота.
Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в учреждении здравоохранения Хабаровского края, должны обеспечивать выполнение требований Индивидуальной инструкции по делопроизводству в учреждении здравоохранения Хабаровского края.
1.4.Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в учреждениях здравоохранения Хабаровского края осуществляется структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления, либо лицом, назначенным приказом руководителя ответственным за делопроизводство (далее - служба делопроизводства).
1.5.Функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются положением о ней, должностные обязанности работников службы делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях учреждения здравоохранения Хабаровского края, устанавливаются должностными инструкциями.
1.6.Учреждения здравоохранения Хабаровского края организуют и ведут делопроизводство на основе Индивидуальных инструкций по делопроизводству и других нормативно-методических документов.
Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями после согласования с соответствующим архивным органом.
1.7.Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Индивидуальной инструкцией по делопроизводству порядка работы с документами в учреждениях здравоохранения Хабаровского края возлагается на их руководителей.
1.8.Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.9.Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.
Обработка такой информации, подготовка и изготовление ее копий осуществляются только на специальных технических средствах.
1.10.Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем учреждения здравоохранения Хабаровского края.
1.11.Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя учреждения здравоохранения Хабаровского края.
1.12.Работники структурных подразделений учреждения здравоохранения Хабаровского края несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Индивидуальной инструкции по делопроизводству.
1.13.При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство, или другому работнику по указанию руководителя, при увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.
2.Основные понятия
В Инструкции по делопроизводству используются следующие основные понятия:
"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в учреждении здравоохранения Хабаровского края;
"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот учреждения здравоохранения Хабаровского края;
"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;
"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;
"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в учреждении здравоохранения Хабаровского края, с указанием сроков их хранения;
"дело" - совокупность документов (отдельный документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности учреждения здравоохранения Хабаровского края;
"служба делопроизводства" - структурное подразделение учреждения здравоохранения Хабаровского края, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях учреждения здравоохранения Хабаровского края;
"электронный документ" - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, в том числе подготовленный на утвержденном шаблоне электронного документа в соответствии с Индивидуальной инструкцией по делопроизводству в учреждении здравоохранения Хабаровского края;
"электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
"сканирование документа" - получение электронного образа документа;
"система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
"электронный документооборот" - документооборот с применением системы электронного документооборота.
Иные понятия, используемые в Инструкции по делопроизводству, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации.
3.Создание документов в учреждении здравоохранения
Хабаровского края
Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на традиционном бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).
3.1.Бланки документов
3.1.1.Документы, создаваемые в учреждениях здравоохранения Хабаровского края на бумажном носителе, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Образцы бланков документов учреждений здравоохранения Хабаровского края утверждаются их руководителями.
3.1.2.Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов A4, A5.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
35 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Par102 Par102
3.1.3.В учреждениях здравоохранения Хабаровского края применяются следующие бланки:
- общий бланк (приложение N 1);
- бланк письма (приложение N 2);
- бланк конкретного вида документа.
Par106 Par106
3.1.4.В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков - угловой и продольный: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля. Схемы расположения реквизитов приведены в приложении N 3.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) способом.
3.1.5.Бланки с воспроизведением герба края изготавливаются в соответствии с постановлением Губернатора края от 31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений" полиграфическими предприятиями по заказам учреждений здравоохранения Хабаровского края. Изготовление гербовых бланков средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
Par109 Par109
3.1.6.Бланки учреждений здравоохранения Хабаровского края подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом проставляются порядковые номера. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков (приложение N 4).
3.1.7.Номерные гербовые бланки используются строго по назначению, подлежат учету службой делопроизводства и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
3.1.8.Введение в обращение по мере необходимости новых бланков осуществляется по разрешению (поручению) руководителя учреждения здравоохранения Хабаровского края. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы делопроизводства вместе с образцами предлагаемых бланков.
3.1.9.Бланки не применяются для подготовки документов, подписываемых несколькими руководителями различных организаций.
Par113 Par113
3.1.10.Организация работы по изготовлению и учету бланков учреждения здравоохранения Хабаровского края возлагается на административно-хозяйственную службу, которая:
получает от службы делопроизводства заявки на изготовление бланков, а также, при необходимости, их образцы (макеты);
оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;
осуществляет получение, учет поступления изготовленных бланков и выдачу их в службу делопроизводства (приложение N 5).
Par117 Par117
3.1.11.Индивидуальной инструкцией по делопроизводству в учреждениях здравоохранения Хабаровского края необходимо установить, что:
бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков;
в структурных подразделениях бланки используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах;
передача бланков другим организациям и лицам не допускается;
ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, и руководители структурных подразделений;
по мере необходимости или с периодичностью, установленной Индивидуальной инструкцией по делопроизводству учреждения здравоохранения Хабаровского края, комиссионно списываются испорченные номерные гербовые бланки с составлением акта, который подписывается членами комиссии (три человека) и утверждается руководителем структурного подразделения учреждения здравоохранения Хабаровского края. После утверждения акта (приложение N 6) испорченные бланки уничтожаются. Акт хранится в службе делопроизводства;
невостребованные бланки возвращаются в службу делопроизводства или подразделение, осуществляющее учет бланков.
3.2.Шаблоны электронных документов
Электронные документы, создаваемые в учреждении здравоохранения Хабаровского края, оформляются с использованием шаблонов электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Образцы шаблонов электронных документов учреждения здравоохранения Хабаровского края утверждаются руководителем учреждения здравоохранения Хабаровского края.
Шаблон электронного документа должен иметь все необходимые реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения герба края.
Par130 Par130
3.3.Оформление реквизитов документов
Документы, создаваемые учреждением здравоохранения Хабаровского края, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности в учреждениях здравоохранения Хабаровского края, являются:
а) герб Хабаровского края;
б) наименование учреждения здравоохранения Хабаровского края;
в) должность лица, подписавшего документ;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные об учреждении здравоохранения Хабаровского края;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) заголовок документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в учреждения здравоохранения Хабаровского края; отметки "Срочно", "Оперативно"; "Подлежит возврату" и другие. Перечисленные реквизиты указываются в верхнем поле документа, на свободном от текста месте.
При подготовке раздела Индивидуальной инструкции по делопроизводству в учреждениях здравоохранения Хабаровского края, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, рекомендуется основываться на Правилах оформления реквизитов документов, а именно:
1.Герб Хабаровского края
Изображение герба Хабаровского края помещают на бланках документов в соответствии с Законом края от 26 сентября 2001 г. N 324 "О флаге и гербе Хабаровского края" и постановлением Губернатора края от 31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений".
На бланках документов учреждения здравоохранения Хабаровского края герб Хабаровского края изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование учреждения здравоохранения Хабаровского края".
2.Наименование учреждения здравоохранения Хабаровского края
Наименование учреждения здравоохранения Хабаровского края - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Уставом учреждения здравоохранения Хабаровского края.
Сокращенное наименование учреждения здравоохранения Хабаровского края помещают в скобках под полным наименованием.
Над наименованием учреждения здравоохранения Хабаровского края указывается полное или сокращенное наименование вышестоящего органа исполнительной власти края.
3.Наименование должностного лица, подписавшего документ
Наименование должностного лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма руководителя учреждения здравоохранения Хабаровского края, бланк письма заместителя руководителя учреждения здравоохранения Хабаровского края, других должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки).
Наименование должностного лица указывается под гербом Хабаровского края.
4.Справочные данные об учреждении здравоохранения Хабаровского края
Справочные данные об учреждении здравоохранения Хабаровского края указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес учреждения здравоохранения Хабаровского края, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению учреждения здравоохранения Хабаровского края.
5.Вид документа
Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида документа не указывается в письмах.
Наименование вида документа, создаваемого учреждения здравоохранения Хабаровского края, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
6.Место составления (издания) документа
Место составления (издания) документа (г. Хабаровск) указывается в бланках документов учреждения здравоохранения Хабаровского края, за исключением бланков писем.
Место составления (издания) документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.
7.Дата документа
Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, при регистрации документа или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.
Способ написания даты зависит от характера документа:
в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты, при котором день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами, например: 02 апреля 2015 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно. При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами;
в остальных случаях применяется цифровой способ, при котором день месяца и месяц оформляются парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 02.04.2015.
8.Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в учреждении здравоохранения Хабаровского края.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, изданного совместно двумя и более организациями, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
Регистрационный номер документа может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, буквенным обозначением названия документа, первой буквой фамилии лица, подписавшего документ.
Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем.
9.Ссылка на исходящий номер и дату документа
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.
10.Адресат
Документы адресуют в органы государственной власти, их структурным подразделениям, органам местного самоуправления, организациям, должностным лицам, гражданам.
При адресовании документа в орган государственной власти, орган местного самоуправления, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Министерство здравоохранения
Хабаровского края
Если документ направляется нескольким однородным органам, организациям или нескольким структурным подразделениям одного органа или организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации
городских округов и
муниципальных районов
Хабаровского края
При адресовании документа руководителю органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, структурного подразделения их наименования входят в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Председателю комитета по труду и занятости
населения Правительства края
Т.А. Воробьевой
или
Генеральному директору
ОАО "Термика"
А.Г. Цицину
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Краевое государственное казенное учреждение
"Государственный архив Хабаровского края"
Нагишкина ул., д. 4 а,
г. Хабаровск, 680000
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии, например:
Калинину И.П.
Садовая ул., д. 5, кв. 2,
с. Богородское,
Ульчский район,
Хабаровский край, 681264
Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам.
Строки реквизита "адрес" оформляются либо центрованным способом (центрируются относительно самой длинной строки реквизита), либо флаговым (выравниваются по левому краю) с межстрочным интервалом "точно".
Отправляемый документ представляется в службу делопроизводства в двух экземплярах. Второй экземпляр, завизированный руководителем структурного подразделения учреждения здравоохранения Хабаровского края, подготовившего документ, и подписанный должностным лицом, оформляется не на бланке. При отправке оригинала адресату сотрудники службы делопроизводства помещают контрольный экземпляр исходящего документа в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. На всех отправляемых экземплярах перечисляются все адресаты, если автор считает это необходимым. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При большом количестве адресатов исполнитель составляет указатель рассылки документа. Зарегистрировав в службе делопроизводства подписанный руководителем документ, исполнитель делает необходимое количество копий этого документа и вместе с указателем рассылки представляет в службу делопроизводства для отправки документа адресатам.
11.Наименование документа
Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа, например:
Приказ (о чем?) Об утверждении Положения о защите персональных данных работников учреждения здравоохранения Хабаровского края
Письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается в режиме "точно", максимальная длина строки 7,5 см. Если заголовок к тексту превышает 5 строк, то длина его строки продлевается до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок к тексту документа заносится при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.
В проектах законов, нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.
12.Текст документа
Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;
3-го лица единственного числа:... Министерство здравоохранения Хабаровского края постановляет...;... коллегия постановила...; министерство не считает возможным...;
1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили/..; решили (постановили).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили...
В текстах законов и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:
"Виза включает в себя наименование должности руководителя учреждения здравоохранения Хабаровского края или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";
"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".
В тексте документа, подготовленного на основании законов, нормативных правовых актов, изданных органами государственной власти, документов, ранее изданных учреждением здравоохранения Хабаровского края - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их...";
"В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2..."
Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
13.Отметка о наличии приложений
Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

    Приложение: 1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз.
                2. Справка о доработке... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

    Приложение: письмо Росархива  от 05.06.2005  N 02-6/172 и  приложение к
                нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

    Приложение: Справка  о неплатежеспособных предприятиях,  для служебного
                пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (ПРИЛОЖЕНИЕ N 1, ПРИЛОЖЕНИЕ N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер: