Приложение к Распоряжению от 09.03.2016 г № 254-Р

Приложения к приказу (распоряжению) подписываются руководителем структурного подразделения учреждения здравоохранения Хабаровского края или специалистом, готовившим проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются в соответствии с их упоминанием в тексте проекта приказа (распоряжения). При тиражировании подписанных приказов (распоряжений) для рассылки реквизит "подпись" в приложениях к этим актам не воспроизводится.
4.1.6.Проекты приказов (распоряжений), подготовленные совместно с другими организациями, печатаются не на бланке (на стандартных листах бумаги A4) с указанием названия учреждения здравоохранения Хабаровского края и других организаций.
При оформлении совместного приказа (распоряжения) реквизиты оформляются в следующем порядке:
наименование организации - наименования учреждения здравоохранения Хабаровского края и других организаций располагаются на одном уровне;
наименование вида документа - ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ; располагается по центру;
дата документа - дата совместного приказа (распоряжения) соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа - состоит из регистрационных номеров документа каждого автора этого документа, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов;
подпись - подписи руководителей учреждения здравоохранения Хабаровского края и организаций располагаются ниже текста на одном уровне.
4.1.7.Приказы (распоряжения) с постоянным сроком хранения, приказы (распоряжения) по личному составу оформляются на бумажном носителе с использованием гербового бланка, подписываются собственноручно руководителем учреждения здравоохранения Хабаровского края. Листы согласования, указатели рассылки и другие документы к приказам также оформляются на бумажном носителе.
4.1.8.Регистрация приказов (распоряжений) с постоянным сроком хранения, по личному составу может осуществляться с использованием системы электронного документооборота при установке данного функционала в учреждении здравоохранения Хабаровского края.
4.1.9.Рассылка приказов (распоряжений) с постоянным сроком хранения, по личному составу может осуществляться через систему электронного документооборота при прикреплении электронного образа документа к электронной регистрационно-контрольной карточке документа.
4.1.10.При рассылке на бумажном носителе приказов (распоряжений), не включенных в систему электронного документооборота, копии приказов (распоряжений) заверяются печатью, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.
4.1.11.Приказы (распоряжения) с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения формируются в системе электронного документооборота в порядке, установленном инструкцией пользователя системы электронного документооборота, при установке данного функционала в учреждении здравоохранения Хабаровского края.
4.1.12.В системе электронного документооборота ответственным исполнителем создается проект приказа (распоряжения) и направляется на согласование в порядке, установленном инструкцией пользователя системы электронного документооборота.
4.1.13.После прохождения процедуры согласования проект приказа (распоряжения) направляется исполнителем с использованием системы электронного документооборота в службу делопроизводства для проверки и направления на подписание руководителю учреждения здравоохранения Хабаровского края.
4.1.14.После рассмотрения и подписания руководителем (или его заместителем) приказа (распоряжения) с использованием электронной подписи документ направляется в службу делопроизводства для регистрации и рассылки с использованием системы электронного документооборота организациям - участникам системы электронного документооборота.
4.1.15.Регистрация приказов по кадровым вопросам осуществляется в системе электронного документооборота в модуле "Кадры" отдельно от всего документооборота учреждения здравоохранения Хабаровского края.
4.2.Положения, правила, инструкции
4.2.1.Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции учреждения здравоохранения Хабаровского края.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений или иных нормативных правовых актов.
Решение о принятии положений, правил и инструкций находится в ведении учреждения здравоохранения Хабаровского края.
Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.
Положения (правила, инструкции) утверждаются руководителем учреждения здравоохранения Хабаровского края (лицом, исполняющим его обязанности) или путем издания приказа об их утверждении.
Par594 Par594
4.2.2.Проект положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке учреждения здравоохранения Хабаровского края (приложение N 11). Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе формата A4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?" (ПОЛОЖЕНИЕ о премировании); заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).
Вводной частью положения (правил, инструкции) является раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение, сфера распространения, ответственность за его нарушение.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
4.3.Протокол
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений постоянно действующих коллегиальных и совещательных органов учреждения здравоохранения Хабаровского края; ученых, технических и методических советов и временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч.
4.3.1.Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Протоколирование совещания (заседания), сбор материалов по вопросам, выносимым на обсуждение, возлагается на секретаря коллегиального органа и сотрудников учреждения здравоохранения Хабаровского края, готовивших вопросы к рассмотрению на совещании (заседании). Документы к обсуждению представляются не позднее чем за 10 дней до даты проведения совещания (заседания), предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются исполнителями.
Протокол должен быть подготовлен не позднее чем через 10 дней со дня заседания.
Иные сроки подготовки документов на рассмотрение на совещании (заседании) и протокола могут устанавливаться положениями о коллегиальных и совещательных органах учреждения здравоохранения Хабаровского края.
4.3.2.Текст протокола совещания (заседания), как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты: Председатель, Секретарь, Присутствовали.
Слова Председатель и Секретарь печатают от левого поля, отделяя интервалом друг от друга. С новой строки пишут слова Присутствовали и фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, приглашенных на заседание, которые перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через 1 межстрочный интервал в режиме "точно" для ПЭВМ.
При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается.
Например:
Председатель - Петров А.В.
Секретарь - Васильева Л.Н.
Присутствовали: члены коллегии: (перечисляются фамилии и инициалы членов коллегиального органа);
приглашенные: 25 человек (список прилагается).
Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.
После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами ПОВЕСТКА ДНЯ, расположенными по центру через 2 - 3 интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения с фамилиями докладчиков. Наименование вопроса в повестке дня нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об") и отвечает на вопрос "О чем?".
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.
Например:
СЛУШАЛИ:
(краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст). Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер в соответствии с повесткой дня.
ВЫСТУПИЛИ:
(краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается".
Решили:
(решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения). Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы.
Каждый раздел печатается от левого поля документа, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.
Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.
Решения совещаний работников учреждения здравоохранения Хабаровского края; комиссий и советов при учреждении здравоохранения Хабаровского края; совещаний, семинаров печатаются в тексте протоколов полностью.
При наличии особого мнения по рассматриваемому вопросу его содержание записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
4.3.3.Допускается краткая форма составления протокола совещания при руководителе учреждения здравоохранения Хабаровского края. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Далее в кратком протоколе фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.
4.3.4.Протоколы заседаний коллегиальных и совещательных органов подписывают председатель и секретарь.
Протоколы совещаний, семинаров, круглых столов подписывает назначенный секретарь и утверждает руководитель учреждения здравоохранения Хабаровского края.
Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания заседания.
Например, 21 - 24 апреля 2013 г.
4.3.5.Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний комиссий, протоколы совещаний и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов учреждений здравоохранения Хабаровского края, организаций, принимавших участие в заседании, например ПРОТОКОЛ N 3/4.
Номера решений, принятых на заседаниях, совещаниях, состоят из номера протокола и порядкового номера решения. Например, решение N 3-1.
Par642 Par642
4.3.6.Протоколы печатаются на общем бланке учреждения здравоохранения Хабаровского края формата A4 (приложение N 12) и имеют следующие реквизиты:
наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается на бланке на отведенном месте прописными буквами без разрядки и выравнивается по центру;
вид заседания, совещания - печатается на месте, отведенном для заголовка, через межстрочный интервал в режиме "точно" для ПЭВМ (12 пт), например:
совещания при начальнике
отдела
или
заседания экспертной комиссии учреждения здравоохранения
Хабаровского края
место проведения заседания, совещания - печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;
дата и номер протокола - дата, оформленная словесно-цифровым способом (26 марта 2013 г.), номер протокола печатаются на отведенных на бланке местах.
Основная часть протокола печатается через межстрочный интервал в режиме "одинарный" для ПЭВМ.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Далее следует фамилия выступающего и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение либо решение прилагается к протоколу;
подпись отделяется от текста четырьмя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на совещании (заседании), секретаря, их личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилии).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
4.3.7.Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов, подготовленных без использования системы электронного документооборота, заверяются печатью службы делопроизводства.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов. В этом случае название документа будет оформлено как "Выписка из протокола". Выписка из протокола содержит часть текста, относящегося к тому вопросу, по которому готовят выписку. При этом воспроизводятся:
- все реквизиты общего бланка;
- вводная часть текста;
- вопрос повестки дня, по которому готовится выписка;
- текст, отражающий обсуждение вопроса;
- принятое решение.
Выписки из протоколов оформляются на общем бланке, подписываются председателем и секретарем комиссии, заверяются печатью службы делопроизводства и направляются с сопроводительным письмом исполнителям.
4.4.Служебные письма
4.4.1.В пределах своей компетенции учреждение здравоохранения Хабаровского края ведет переписку с различными юридическими лицами и гражданами. В практике используются в основном следующие виды служебных писем: письмо-запрос, письмо-ответ, письмо-указание, сопроводительное письмо, гарантийное письмо.
4.4.2.Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя с учетом сроков исполнения поручений, запросов организаций, предприятий и частных лиц.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений учреждения здравоохранения Хабаровского края.
Par675 Par675
4.4.3.Служебные письма печатаются на стандартных бланках письма формата A4 или A5 (приложение N 13) либо оформляются в виде электронного документа с использованием шаблонов электронных документов.
4.4.5.Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.) или от третьего лица единственного числа (Учреждение... рассмотрело..., Учреждение... считает...), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.
Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях: письмо оформляется на должностном бланке; письмо содержит персональное обращение к адресату.
Письма могут быть простыми и сложными.
Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.
Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др.
Письмо, состоящее из двух частей, включает: обоснование письма - изложение причин написания письма; мотивировку и заключение - просьбу или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п.
Текст простого письма не должен превышать одной - двух машинописных страниц.
Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.
Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Текст сложного письма состоит из следующих основных частей: вступление, содержание, заключение.
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:
ссылку на документ (нормативный правовой, организационно-правовой, распорядительный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;
констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
Содержание письма составляет: детальное описание факта события или сложившейся ситуации; их анализ и приводимые доказательства.
Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами: просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо).
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.
4.4.6.Датой письма является дата его подписания.
4.4.7.В Индивидуальной инструкции по делопроизводству в учреждениях здравоохранения Хабаровского края необходимо учесть, что право подписи служебных писем устанавливается в Уставе, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания писем при отсутствии руководящих должностных лиц. Как правило, право подписи служебных писем имеют руководитель учреждения здравоохранения Хабаровского края, его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя.
4.4.8.Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более организаций, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4. При этом данные о наименовании организаций, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".
4.4.9.Отметка о наличии приложений оформляется в соответствии с пунктом 13 приложения N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.
4.5.Докладная (служебная) записка.
Докладная записка - информационно-справочный документ, адресованный конкретному должностному лицу: руководителю, заместителю руководителя. В отдельных случаях ее копии могут направляться и другим заинтересованным лицам.
Докладная записка представляет собой обстоятельную по содержанию информацию о сложившейся ситуации, имевшем место факте, о выполненной работе с выводами и предложениями составителя или информацию о событиях, фактах, требующих принятия решения.
Служебная записка - информационно-справочный документ деловой внутренней переписки.
Служебная записка составляется, если вопрос не может быть решен устно.
Служебная записка по кадровым вопросам согласовывается с начальником отдела кадров, требующая юридического обоснования - с юрисконсультом.
В исключительных случаях (жалоба, просьба личного характера, конфиденциальная информация и пр.) служебная записка может быть передана руководителю без процедуры согласования.
Докладная записка готовится работником на инициативной основе или по заданию непосредственного руководителя и адресуется руководителю учреждения здравоохранения Хабаровского края.
Служебная и докладная записки оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 или A5.
Служебная и докладная записки имеют реквизиты:
Адресат - полное наименование должности руководителя, в чей адрес представляется записка, а также его инициалы и фамилия.
Наименование должности печатается в правом верхнем углу листа в пределах верхней и правой границ текстового поля через одинарный межстрочный интервал.
Инициалы и фамилия адресата отделяются от наименования должности одинарным межстрочным интервалом.
Наименование вида документа - СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА или ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА - печатается прописными буквами без разрядки шрифтом размера N 14 и выравнивается по центру на расстоянии двух межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.
Дата - печатается в одну строку, оформляется цифровым способом и печатается от левой границы текстового поля.
Датой служебной и докладной записки является дата ее составления и подписи.
Текст отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами, печатается шрифтом размера N 14 через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первое предложение текста начинается с абзацного отступа 12,5 мм. Не допускается разрыв дат, знака N и самого номера, фамилии и инициалов и перенос их на другую строку текста.
Подпись - включает наименование должности работника, представляющего служебную или докладную записку, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
Допускается оформление служебной и внутренней докладной записки как посредством электронной техники, так и в рукописном варианте.
4.6.Объяснительная записка
Объяснительная записка - информационно-справочный документ, составленный сотрудником для представления руководителю по поводу сложившейся ситуации, событий, фактов, поступков и поведения, в том числе связанных с нарушением дисциплины, каких-либо происшествий.
Объяснительная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата A4.
Обязательными реквизитами объяснительной записки являются:
- адресат;
- наименование структурного подразделения;
- наименование вида документа;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись;
- резолюция;
- отметка об исполнении.
Текст объяснительной записки должен включать описание события (факта, сложившихся обстоятельств, нарушения дисциплины) и его дату. Текст должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства.
В объяснительных записках о нарушении дисциплины указывается фамилия, имя, отчество нарушителя, его должность, а также, при необходимости, с какого времени он состоит в должности (работает в организации).
Разновидностью объяснительной записки является пояснительная записка - документ, поясняющий содержание положений основного документа (отчета, плана, проекта и др.).
Допускается оформление объяснительной записки как посредством электронной техники, так и в рукописном варианте.
5.Организация работы с обращениями граждан
5.1.Организация работы с обращениями граждан в учреждении здравоохранения Хабаровского края осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федерального закона от 09 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", Регламента Правительства края, Административного регламента предоставления государственной услуги по рассмотрению обращений граждан в Правительстве края.
5.2.Организация работы по рассмотрению письменных и электронных обращений граждан, поступающих в адрес руководителя учреждения здравоохранения Хабаровского края, и их регистрация осуществляются службой делопроизводства или уполномоченным лицом в соответствии с распределением должностных обязанностей.
5.3.Письменные и электронные обращения граждан подлежат регистрации в течение трех дней со дня поступления в учреждение здравоохранения Хабаровского края.
Регистрация обращений граждан осуществляется в системе электронного документооборота в модуле "Обращения граждан" отдельно от всего документооборота.
5.4.В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
5.5.Поступившие в адрес должностных лиц учреждения здравоохранения Хабаровского края письма с отметкой "лично", правильно указанными фамилией, инициалами и должностью не вскрываются, а направляются руководителю, которому адресованы. В случаях, когда такие письма квалифицируются как обращения, они рассматриваются в установленном порядке.
5.6.В случае обжалования в обращении судебного решения оно в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
5.7.Обращения граждан, адресованные руководителям структурных подразделений учреждения здравоохранения Хабаровского края, направляются по принадлежности.
5.8.Обращения граждан, поступившие в учреждения здравоохранения Хабаровского края по вопросам, относящимся к компетенции других органов исполнительной власти края, органов местного самоуправления, территориальных подразделений федеральных органов исполнительной власти, организаций, в течение семи дней со дня регистрации направляются органам или должностным лицам, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случаев, установленных законодательством.
5.9.На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится в целях устранения недостатков в работе учреждения здравоохранения Хабаровского края, получения материалов для подготовки аналитических записок и информации, выявления принимавшихся ранее мер в случае повторных (многократных) обращений граждан.
5.10.Письменное обращение, поступившее в учреждение здравоохранения Хабаровского края или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации, если в резолюции не установлен сокращенный срок исполнения. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в электронной регистрационно-контрольной карточке. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений осуществляет служба делопроизводства или уполномоченное лицо в соответствии с распределением должностных обязанностей.
5.11.В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в другой государственный орган, орган местного самоуправления, организацию учреждение здравоохранения Хабаровского края вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
5.12.Продление срока рассмотрения обращения должно быть оформлено не менее чем за два дня до истечения срока исполнения.
5.13.Если контроль за рассмотрением обращения установлен вышестоящей организацией, то исполнитель обязан согласовать с ней продление срока рассмотрения обращения.
5.14.Рассмотрение обращения, содержащего вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.
Par751 Par751
5.15.Рассмотрение обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный ответ.
5.16.Справки-ответы исполнителей с прилагаемым проектом или копией ответа заявителю анализируются службой делопроизводства и передаются должностному лицу, направившему документы для исполнения, для принятия решения.
В случае если поступивший от исполнителя ответ не отвечает требованиям, установленным пунктом 5.15 настоящей Инструкции по делопроизводству, служба делопроизводства направляет документы исполнителю для доработки в целях устранения замечаний и подготовки дополнительного ответа заявителю.
5.17.Зарегистрированные письменные обращения заявителям не возвращаются. Возврат обращения заявителю возможен до его регистрации. По письменному запросу заявителю возвращаются документы, приложенные к обращению, как во время рассмотрения, так и во время архивного хранения.
6.Организация документооборота и исполнения документов
6.1.Организация документооборота
6.1.1.Движение документов в учреждении здравоохранения Хабаровского края с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
6.1.2.Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в учреждении здравоохранения Хабаровского края, регламентируются Индивидуальной инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями.
6.1.3.В документообороте учреждения здравоохранения Хабаровского края в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация (организационно-правовые, организационно-распорядительные и информационно-справочные).
6.1.4.Работа в системе электронного документооборота осуществляется в соответствии с инструкцией пользователя системы электронного документооборота, устанавливающей порядок функционирования электронной системы, и Индивидуальной инструкцией по делопроизводству.
Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем учреждения здравоохранения Хабаровского края на основе рекомендаций комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства края и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждаемым руководителем учреждения здравоохранения Хабаровского края.
6.2.Прием, первичная обработка и распределение поступающих документов
6.2.1.Доставка документов в учреждение здравоохранения Хабаровского края осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочными.
С помощью почтовой связи в учреждение здравоохранения Хабаровского края доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
6.2.2.По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, электронные письма, телефонограммы, электронные документы (по каналам системы электронного документооборота или системы межведомственного электронного документооборота).
6.2.3.Документы, поступающие в учреждение здравоохранения Хабаровского края на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производятся в централизованном порядке работниками службы делопроизводства.
6.2.4.В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.
Все поступившие конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"). При обнаружении некомплектности или повреждения конверта (бандероли) составляется акт в трех экземплярах: первый экземпляр остается в службе делопроизводства, второй - приобщается к полученному документу, третий - направляется отправителю документа.
Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.
Конверты с пометкой "лично" регистрируются в журнале учета (проставляется дата поступления и учетный номер) и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и рассмотрение.
Регистрации подлежат все документы, за исключением следующих документов:
- рекламные извещения, проспекты, каталоги выставок, плакаты, программы конференций, совещаний;
- поздравительные телеграммы и письма, пригласительные билеты;
- бухгалтерские документы (передаются в финансово-хозяйственный отдел);
- печатные издания (книги, бюллетени, журналы и т.д.).
6.2.5.Поступившие электронные документы передаются на исполнение с использованием системы электронного документооборота.
6.2.6.Документы, адресованные руководству учреждения здравоохранения Хабаровского края, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе делопроизводства, а затем направляются руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится в целях распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
6.2.7.Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
6.2.8.Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на общем бланке, учитывается и оперативно передается руководителю структурного подразделения органа исполнительной власти края, которому она адресована.
6.2.9.Первичная обработка поступающих электронных документов включает проверку правильности адресования (доставки) электронных документов, проверку наличия электронной подписи, наличия указанных в содержании документа приложений.
6.2.10.Документы, поступившие на бумажном носителе, вносятся в систему электронного документооборота после их сканирования.
6.3.Регистрация поступающих документов
6.3.1.Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
6.3.2.Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер документу не присваивается.
6.3.4.Регистрация документов производится в валовом порядке. Отдельно регистрируются приказы (распоряжения) руководителя учреждения здравоохранения Хабаровского края по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам, обращения граждан.
6.3.5.Регистрация поступающих документов производится в службе делопроизводства.
6.3.6.Документы, принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе делопроизводства.
6.3.7.Регистрация документов в системе электронного документооборота осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией по делопроизводству, Индивидуальной инструкцией по делопроизводству в учреждении здравоохранения Хабаровского края, правовыми актами участников системы электронного документооборота и инструкцией пользователя системы электронного документооборота.
6.3.8.На документе, полученном на бумажном носителе, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации, порядковый номер в пределах календарного года и индекс в соответствии с номенклатурой дел учреждения здравоохранения Хабаровского края (приложение N 9).
6.3.9.Электронные документы, поступившие в системе электронного документооборота, регистрируются автоматически и передаются адресату или ответственному исполнителю, а также соисполнителям (при наличии).
6.3.10.Регистрация поступающих бумажных документов в системе электронного документооборота включает в себя:
- формирование электронной регистрационно-контрольной карточки документа, в которую путем заполнения полей карточки вносятся сведения о документе;
- создание электронной копии документа путем сканирования и прикрепления ее к электронной регистрационно-контрольной карточке документа;
- присвоение регистрационного номера документу.
6.3.11.Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота учреждения здравоохранения Хабаровского края в порядке, установленном Индивидуальной инструкцией по делопроизводству. Система электронного документооборота учреждения здравоохранения Хабаровского края должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.
6.3.12.Результат рассмотрения документа отражается в резолюции. Тексты указаний по исполнению документов (резолюции) вносятся в электронные регистрационно-контрольные карточки руководителем - автором резолюции или уполномоченным для этих целей лицом. В момент занесения текста резолюции, при необходимости, осуществляется постановка документа на контроль с отметкой в электронной регистрационно-контрольной карточке: вид контроля, дата исполнения документа, ответственный исполнитель. После этого документ направляется на исполнение. В дальнейшем в системе электронного документооборота формируются напоминания о сроках исполнения контрольных документов, без предоставления на бумажных носителях.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
Основному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа.
Исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Основной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
6.3.13.При необходимости исполнения в сжатые сроки резолюции к документам с отметкой "Для служебного пользования" ответственный исполнитель организует работу по оперативному доведению документа до сведения соисполнителей. Необходимость размножения документов, содержащих конфиденциальную информацию, количество их копий определяется лицом, организующим исполнение.
6.3.14.Ответственность за внесение резолюции руководителя в систему электронного документооборота, сохранность документа, поступившего на бумажном носителе, несет уполномоченное лицо учреждения здравоохранения Хабаровского края в соответствии с распределением должностных обязанностей (служба делопроизводства, помощник руководителя).
6.4.Регистрация отправляемых документов
6.4.1.Документы, подписанные руководителем (заместителем руководителя) учреждения здравоохранения Хабаровского края, передаются на регистрацию в службу делопроизводства.
6.4.2.Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
6.4.3.Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно в службе делопроизводства в день их утверждения или подписания.
6.4.5.Регистрация отправляемых электронных документов в системе электронного документооборота включает в себя следующие действия:
- заполнение полей электронной регистрационно-контрольной карточки документа;
- присвоение номера исходящему документу;
- создание электронного документа и прикрепление его к электронной регистрационно-контрольной карточке документа - для документов, формируемых в электронном виде и входящих в перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, утверждаемый руководителем учреждения здравоохранения Хабаровского края;
- создание электронной копии документа и прикрепление ее к электронной регистрационно-контрольной карточке документа - для документов, созданных на бумажных носителях.
6.4.6.В системе электронного документооборота фиксируется дата, время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование участника системы электронного документооборота).
6.5.Отправка документов
6.5.1.Доставка отработанной корреспонденции в службе делопроизводства осуществляется как непосредственно сотрудниками этих служб, так и средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи, через систему электронного документооборота.
6.5.2.С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного (ведомственного) электронного документооборота.
6.5.3.Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в службу делопроизводства с указанием номера телефона-факса адресата.
6.5.4.Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.
6.5.5.Служба делопроизводства проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).
Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурное подразделение учреждения здравоохранения Хабаровского края, подготовившее данные документы.
6.5.6.Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
6.5.7.Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа через систему электронного документооборота, по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение-исполнитель совместно со службой делопроизводства.
6.5.8.Отправляемая по почте корреспонденция на бумажном носителе проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи. Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.
На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр, который затем возвращается в службу делопроизводства с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.
6.5.9.При передаче документов в системе электронного документооборота электронные документы подписываются с использованием усиленной и (или) простой электронной подписи.
6.5.10.Электронные документы, обмен которыми происходит между структурными подразделениями учреждения здравоохранения Хабаровского края (внутренний документооборот), подписываются простой электронной подписью.
6.5.11.После отправки электронного документа, заверенного усиленной электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступившие по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
6.6.Порядок регистрации и прохождения внутренних документов
6.6.1.Внутренняя переписка - это переписка между руководителями структурных подразделений учреждения здравоохранения Хабаровского края.
Наиболее распространенными примерами внутренних документов являются служебные записки, подготавливаемые по весьма широкому кругу вопросов, относящиеся преимущественно к организации внутренней деятельности.
6.6.2.Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
6.6.3.Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются в системе электронного документооборота.
6.6.4.Документы, подписанные руководителями и зарегистрированные в системе электронного документооборота, в обязательном порядке направляются в структурные подразделения учреждения здравоохранения Хабаровского края, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
6.6.5.Документы с резолюциями руководителя учреждения здравоохранения Хабаровского края "Для сведения" или "Для ознакомления" передаются на ознакомление работникам учреждения здравоохранения Хабаровского края в системе электронного документооборота. Отметка об ознакомлении с документом, дата ознакомления автоматически формируется в системе электронного документооборота.
6.7.Учет и анализ объема документооборота
6.7.1.Учет объема документооборота за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов. Система электронного документооборота осуществляет автоматический учет объема документооборота.
Результаты учета количества документов обобщаются службой делопроизводства и представляются руководству.
6.7.2.За единицу учета объема документооборота на бумажном носителе принимается сам документ.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятой в учреждении здравоохранения Хабаровского края системы учета документов.
Учет объема документооборота может проводиться по учреждению здравоохранения Хабаровского края в целом или по отдельным подразделениям.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
6.7.3.Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота учреждения здравоохранения Хабаровского края.
6.8.Работа исполнителей с документами
6.8.1.На бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью документы, адресованные лицам, не являющимся участниками системы электронного документооборота, или документы, не входящие в перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, утверждаемый руководителем учреждения здравоохранения Хабаровского края.
6.8.2.Руководитель учреждения здравоохранения Хабаровского края обеспечивает оперативное рассмотрение всех документов независимо от вида носителей, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса в соответствии со сроками.
6.8.3.При рассмотрении документов руководитель определяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются исполнителю службой делопроизводства немедленно.
6.8.4.Исполнение документа, поступившего как на бумажном носителе, так и через систему электронного документооборота, предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством учреждения здравоохранения Хабаровского края или руководителями структурных подразделений, снятие документа с контроля, подготовку к пересылке адресату.
6.8.5.При подготовке документа на бумажном носителе исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.
При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
6.8.6.При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
Par868 Par868
6.8.7.При работе исполнителей с электронными документами в системе электронного документооборота формируется электронная регистрационно-контрольная карточка документа, в которую путем заполнения полей карточки вносятся сведения о документе в соответствии с приложением N 14 к настоящей Инструкции по делопроизводству.
Если подготовленный в системе электронного документооборота документ является ответом на поступивший через систему электронного документооборота электронный документ, то электронный документ-ответ при создании его проекта в системе электронного документооборота связывается с электронной карточкой письма-запроса.
Исполнитель обязан контролировать в системе электронного документооборота ход утверждения, согласования и подписания проекта исходящего документа.
После полного завершения исполнения входящего электронного документа исполнитель обязан направить в системе электронного документооборота на утверждение участнику системы электронного документооборота, осуществляющему контроль за исполнением данного документа, отчет об исполнении.
Отчет об исполнении входящего электронного документа направляется исполнителем только после получения уведомления о регистрации исходящего электронного документа, являющегося ответом на поступивший ему на исполнение электронный документ.
Если поступивший на исполнение электронный документ не требует ответа, исполнитель обязан направить в системе электронного документооборота отчет об ознакомлении или выполнении иных действий по данному электронному документу.
До утверждения отчета об исполнении электронного документа и направления его на списание в дело (проставление отметки "Исполнено, в дело") электронный документ не считается исполненным.
Par876 Par876
6.9.Организация поисковой системы по документам
В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота учреждения здравоохранения Хабаровского края используются обязательные сведения о документе, включаемые в электронную регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приложением N 14 к настоящей Инструкции по делопроизводству.
Допускается включение в систему электронного документооборота учреждения здравоохранения Хабаровского края дополнительных сведений о документе. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.
7.Контроль исполнения документов
7.1.Контроль исполнения документов и поручений руководства учреждения здравоохранения Хабаровского края в системе электронного документооборота включает постановку документа на контроль, внесение текста резолюции руководителя, внесение сроков исполнения документов, адресацию документа исполнителям в соответствии с резолюциями, регулирование хода исполнения, внесение данных о выполнении документа, просмотр документов, по которым сроки исполнения просрочены, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
7.2.Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем учреждения здравоохранения Хабаровского края.
При постановке на контроль документа, поступившего на бумажном носителе, в правой части верхнего поля документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".
7.3.Контроль исполнения обеспечивается определенным индивидуальной Инструкцией по делопроизводству структурным подразделением или специалистом.
7.4.Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: документов, поступивших из вышестоящих органов власти и внутренних, - с даты подписания (утверждения) документа; документов, поступивших из органов исполнительной власти края, организаций, и обращений граждан - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем учреждения здравоохранения Хабаровского края исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения:
имеющие в тексте пометку "срочно" - в трехдневный срок;
имеющие пометку "оперативно" - в десятидневный срок;
остальные - в срок не более 30 дней;
- по обращениям граждан:
общий срок - не более 15 дней;
требующим дополнительного изучения и проверки - в течение 30 дней со дня их регистрации;
в исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", руководитель учреждения здравоохранения Хабаровского края либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в системе электронного документооборота.
7.5.При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя учреждения здравоохранения Хабаровского края, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения срока исполнения документа.
Продление срока исполнения поручения министерства здравоохранения Хабаровского края допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае руководитель учреждения здравоохранения Хабаровского края представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ответственного за делопроизводство для внесения изменений в систему электронного документооборота (новый срок, дата изменения, подпись).
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.
7.6.При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, при увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые документы.
7.7.Снятие документа с контроля осуществляет руководитель учреждения здравоохранения Хабаровского края или его заместитель. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в электронной регистрационно-контрольной карточке.
7.8.Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, а также если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
7.9.Для осуществления своевременного контроля, а также для анализа исполнительской дисциплины служба контроля или руководитель производит печать списков и статистических данных по исполнению контрольных документов либо проводит анализ ситуации при помощи экранных отчетов в системе электронного документооборота.
8.Составление номенклатуры дел
8.1.Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в учреждениях здравоохранения Хабаровского края, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.1.1.При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом об учреждении здравоохранения Хабаровского края, положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности учреждения здравоохранения Хабаровского края, их виды, состав и содержание.
Par914 Par914
8.1.2.В учреждениях здравоохранения Хабаровского края составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 15) и сводная номенклатура дел учреждения здравоохранения Хабаровского края (приложение N 16).
8.1.3.Номенклатура дел структурного подразделения учреждения здравоохранения Хабаровского края ежегодно составляется (не позднее 15 ноября текущего года на следующий год) сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом учреждения здравоохранения Хабаровского края и службой делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в службу делопроизводства учреждения здравоохранения Хабаровского края.
8.1.4.Сводная номенклатура дел учреждения здравоохранения Хабаровского края (далее - сводная номенклатура дел) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений.
8.1.5.Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы делопроизводства и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем учреждения здравоохранения Хабаровского края.
Источники комплектования краевого государственного казенного учреждения "Государственный архив Хабаровского края" (далее - государственный архив края) не реже одного раза в 5 лет представляют сводную номенклатуру дел для рассмотрения научным экспертно-методическим советом государственного архива края.
8.1.6.После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения учреждения здравоохранения Хабаровского края получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Полнотекстовый электронный вариант сводной номенклатуры дел может быть выставлен на сервере для общего пользования.
8.1.7.Сводная номенклатура дел печатается в трех (для источников комплектования государственного архива края в четырех) экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы делопроизводства. Второй - используется в службе делопроизводства в качестве рабочего. Третий - передается в государственный архив края, с которым согласовывалась номенклатура дел (для источников комплектования государственного архива края). Четвертый - в виде выписок тиражируется для структурных подразделений.
8.1.8.Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.
8.1.9.Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры учреждения здравоохранения Хабаровского края.
8.1.10.Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений учреждения здравоохранения Хабаровского края либо направления их деятельности. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой учреждения здравоохранения Хабаровского края.
8.1.11.В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы учреждения здравоохранения Хабаровского края. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
8.1.12.Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, содержащейся в системе электронного документооборота, и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
8.2.Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в учреждении здравоохранения Хабаровского края цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где: 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), вводных слов и сложных оборотов, а также употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительной власти края и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название учреждения здравоохранения Хабаровского края или его структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а после него в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы (планы, списки, доклады, информации) о проведении семинаров, конференций медицинских сестер
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
Например:
Переписка с министерством здравоохранения Хабаровского края о медицинском обслуживании населения
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с министерством здравоохранения Хабаровского края о профессиональной подготовке, переподготовке и повышении квалификации старшего медперсонала
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с главами муниципальных районов, городских округов края по вопросам медицинского обслуживания
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка с администрацией г. Хабаровска о подготовке к зимнему сезону 2015/2016 года
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, квартал), на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовой план работы организационно-методической работы
Годовые статистические отчеты о расходах
на содержание автотранспорта
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, например:
- нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
- постановления и распоряжения Губернатора края, Правительства края;
- нормативные правовые акты органа исполнительной власти края;
- распорядительные документы учреждения здравоохранения Хабаровского края;
- протоколы заседаний комиссий, штабов, совещаний при руководителях и документы к ним;
- планы;
- отчеты;
- справочные документы, переписка;
- вспомогательные, регистрационные журналы, картотеки и т.д.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденнму Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 (далее - Перечень типовых управленческих архивных документов).
В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое учреждение здравоохранения Хабаровского края для продолжения и др.
На электронные дела в номенклатуре дел в примечании указывается, что дело ведется в электронном виде.
8.3.Если в течение года в учреждении здравоохранения Хабаровского края возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.
При формировании данных дел номенклатуру дел, содержащуюся в системе электронного документооборота, необходимо дополнять новыми видами дел.
8.4.По окончании года в конце номенклатуры дел ответственным за делопроизводство делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
9.Формирование и оформление дел
9.1.Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
9.2.Дела формируются в учреждении здравоохранения Хабаровского края специалистами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
9.3.Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой делопроизводства.
9.4.При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
- обеспечить правильное формирование дел, исключив помещение в дела временного срока хранения документов информационного характера, имеющих историческую ценность, подлежащих постоянному хранению;
- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;
- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
- по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
9.5.Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам и хронологии.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и края.
Все документы (отчеты, информация) об исполнении постановлений, распоряжений Губернатора края, Правительства края, министерства здравоохранения Хабаровского края, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на это постановление (распоряжение) дело. Если дело не заводилось, то документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы учреждения здравоохранения Хабаровского края и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
9.6.Дела учреждения здравоохранения Хабаровского края подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива учреждения здравоохранения Хабаровского края.
Par1021 Par1021
9.7.В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 17); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 18); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 19); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
9.8.Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование учреждения здравоохранения Хабаровского края указывается полностью, в именительном падеже, приводится официально принятое сокращенное наименование после полного наименования в скобках; наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по сводной номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из сводной номенклатуры дел; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.