• Главная
• Приложения
• 2015
• Октябрь
• 26
• Приложение к Распоряжению от 26.10.2015 г № 551-Р

Приложение к Распоряжению от 26.10.2015 г № 551-Р

Приложения к проекту подписываются авторами документа. При тиражировании подписанных постановлений, распоряжений для рассылки реквизит "подпись" в приложениях к этим правовым актам не воспроизводится.
Правовые акты, принятые другими органами или организациями, приложениями к постановлениям, распоряжениям не оформляются.
Par319 Par319
5.2.12.Проекты и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) с использованием текстового редактора Word for Windows или в другом совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером N 14 (межстрочный интервал - одинарный) (приложения N 7, 8 ).
Верхнее поле документа должно составлять 20 мм, левое поле - 35 мм, правое - 10 мм, нижнее - не менее 20 мм.
При альбомной ориентации страницы размеры полей составляют не менее: 30 мм - верхнее, 10 мм - левое, правое, нижнее.
5.2.13.Проекты имеют следующие реквизиты:
- слово "Проект" - печатается в правом верхнем углу у границы правого поля;
- наименование лица или органа, издающего документ, - указывается наименование администрации - автора документа в полном соответствии с положением о ней, например:
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
"РАБОЧИЙ ПОСЕЛОК ОКТЯБРЬСКИЙ"
ВАНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
Хабаровского края
- наименование вида документа - "ПОСТАНОВЛЕНИЕ" или "РАСПОРЯЖЕНИЕ";
- заголовок к тексту - должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ).
Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже и отвечает, как правило, на вопрос "О чем (о ком)?" издан документ ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии...").
Заголовок печатается от левой границы текстового поля на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится. Длина строк заголовка 7,5 см. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал (в режиме "точно"). Если заголовок превышает пять строк, то длина его строки продлевается до правой границы текстового поля. Допускается оформление заголовка по центру, например:
Об утверждении Положения об организации деятельности по рассмотрению обращений граждан в администрации Гаткинского сельского поселения Советско-Гаванского муниципального района Хабаровского края
или
Об утверждении Положения об организации деятельности
по рассмотрению обращений граждан в администрации
Гаткинского сельского поселения Советско-Гаванского
муниципального района Хабаровского края
- текст документа - отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами (в режиме "одинарный"). Допускается изменение интервалов между реквизитами "заголовок", "текст", "подпись" при необходимости размещения текста проекта на одной странице.
При оформлении текста проекта на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на вводную часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
Преамбула в проектах постановлений завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ:", "ПОСТАНОВЛЯЕТ:", которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце. Текст подпункта пишется с прописной буквы, в конце подпункта ставится точка.
Пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих положений к более конкретным.
Каждый пункт содержит законченную мысль и включает, как правило, не более одного нормативного или распорядительного предписания. Несколько связанных между собой нормативных или распорядительных предписаний помещают в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое постановление, распоряжение, должны соответствовать структуре основного постановления, распоряжения, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту.
При наличии приложений к постановлениям, распоряжениям в тексте обязательно делается ссылка на них. Нумерация приложений осуществляется в порядке их упоминания в тексте постановления, распоряжения;
- подпись - отделяется от текста четырьмя межстрочными интервалами в режиме "точно" и состоит из наименования должности (например, "Глава сельского поселения"), личной подписи, инициалов и фамилии главы муниципального образования.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля;
- дата документа - проставляется в день подписания проекта, оформляется арабскими цифрами: день и месяц - двумя парами, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 01 мая 2015 г. следует оформлять 01.05.2015. Проставляется на бланке на отведенном для нее месте;
- регистрационный номер документа - проставляется на бланке после подписания проекта на отведенном для него месте.
5.2.14.Гриф ограничения доступа, в том числе "Для служебного пользования", с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице постановления, распоряжения, а также на первой странице сопроводительного письма к постановлению, распоряжению, содержащему информацию ограниченного распространения.
Гриф ограничения доступа (пометка) проставляется в правом верхнем углу постановления, распоряжения. Номер экземпляра печатается ниже грифа ограничения доступа через отступ 6 пт в режиме "точно" и центрируется по отношению к нему.
5.2.15.Приложения к постановлениям, распоряжениям оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов муниципальных правовых актов, указанным в пункте 5.2.12 настоящей Инструкции по делопроизводству.
В таблицах допускается использовать шрифт размером N 12.
В виде приложений оформляются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения к постановлению, распоряжению подписываются управляющим делами администрации или руководителем структурного подразделения либо специалистом, готовившим проект. Порядок подписания приложений определяется в индивидуальной инструкции по делопроизводству органа местного самоуправления. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. При тиражировании приложений для рассылки подпись не воспроизводится.
Порядок оформления приложений к постановлению, распоряжению аналогичен порядку, изложенному в подпункте 5.1.7 пункта 5.1 настоящей Инструкции по делопроизводству.
5.3.Подготовка проектов муниципальных правовых актов с использованием системы электронного документооборота
5.3.1.Органами местного самоуправления с использованием системы электронного документооборота допускается создание проекта муниципального правового акта (далее - проект акта) и его согласование с заинтересованными органами, организациями и учреждениями, включенными в систему электронного документооборота.
5.3.2.Ответственным исполнителем создается проект акта и направляется на согласование в порядке, установленном инструкцией пользователя системы электронного документооборота, с использованием электронной подписи.
5.3.3.Документы, прилагаемые к проекту акта: листы согласования, указатель рассылки, пояснительная записка и др., подготавливаются исполнителем на бумажном носителе в соответствии с разделами 5, 6 настоящей Инструкции по делопроизводству.
5.3.4.Муниципальные правовые акты с постоянным сроком хранения, по личному составу оформляются на бумажном носителе с использованием гербового бланка, подписываются собственноручно руководителем органа местного самоуправления.
5.3.5.Регистрация муниципальных правовых актов с постоянным сроком хранения, по личному составу может осуществляться с использованием системы электронного документооборота.
5.3.6.Рассылка муниципальных правовых актов с постоянным сроком хранения может осуществляться через систему электронного документооборота при прикреплении электронного образа документа к электронной регистрационно-контрольной карточке документа.
5.3.7.При рассылке на бумажном носителе муниципальных правовых актов организациям, не включенным в систему электронного документооборота, копии муниципальных правовых актов заверяются печатью, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.
5.3.8.Муниципальные правовые акты с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения формируются в системе электронного документооборота в порядке, установленном инструкцией пользователя системы электронного документооборота.
5.3.9.В системе электронного документооборота ответственным исполнителем создается проект акта с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения и направляется на согласование в порядке, установленном инструкцией пользователя системы электронного документооборота.
5.3.10.После прохождения процедуры согласования проект акта с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения направляется исполнителем с использованием системы электронного документооборота в службу делопроизводства для проверки и направления на подписание руководителю органа местного самоуправления.
5.3.11.После рассмотрения и подписания руководителем органа местного самоуправления (или его заместителем) муниципального правового акта с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения с использованием электронной подписи документ направляется в службу делопроизводства для регистрации и рассылки с использованием системы электронного документооборота органам исполнительной власти края, органам местного самоуправления и организациям - участникам системы электронного документооборота в соответствии с указателем рассылки.
Par380 Par380
6.Подготовка и оформление отдельных видов документов в органах местного самоуправления
6.1.Положения, правила, инструкции
6.1.1.В положении устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органа местного самоуправления.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений или иных нормативных правовых актов.
Решение о принятии положений, правил и инструкций находится в ведении органа местного самоуправления.
Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов муниципальных правовых актов.
Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные муниципальные правовые акты, которые подписываются руководителем органа местного самоуправления, или как акты, утверждаемые органом местного самоуправления. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.
6.1.2.Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке органа местного самоуправления. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата A4, с использованием шрифта Times New Roman размером N 14, через одинарный межстрочный интервал.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?" (ПОЛОЖЕНИЕ о премировании); заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ главного специалиста).
Вводной частью положения (правил, инструкции) является раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение, сфера распространения, ответственность за его нарушение.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Par396 Par396
6.2.Протокол
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений постоянно действующих коллегиальных и совещательных органов; ученых, технических и методических советов и временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч (приложение N 9).
6.2.1.Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Документы к обсуждению представляются специалистами органа местного самоуправления, руководителями и специалистами подведомственных учреждений, а также другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты проведения совещания (заседания), предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями организаций, исполнителями.
Протоколирование совещания (заседания), сбор материалов по вопросам, выносимым на обсуждение, возлагается на секретаря коллегиального органа и специалистов органа местного самоуправления, готовивших вопросы к рассмотрению на совещании (заседании). Протокол должен быть подготовлен не позднее чем через 10 дней со дня заседания.
Иные сроки подготовки документов на рассмотрение на совещании (заседании) и протокола могут устанавливаться положениями о коллегиальных и совещательных органах местного самоуправления.
6.2.2.Текст протокола совещания (заседания), как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали".
Слова "Председатель" и "Секретарь" печатают от левого поля, отделяя двумя межстрочными интервалами от заголовка и одним межстрочным интервалом друг от друга. С новой строки пишут слова "Присутствовали" и фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, приглашенных на заседание, которые перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал в режиме "точно".
При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество, список участников в таких случаях прилагается, например:

Председатель - Петров А.В.
Секретарь - Васильева Л.Н.
Присутствовали: члены коллегии: (перечисляются фамилии и инициалы
                членов коллегиального органа);
                приглашенные: 25 человек (список прилагается).

Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.
После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами "ПОВЕСТКА ДНЯ", расположенными по центру через 2 - 3 межстрочных интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения с фамилиями докладчиков. Наименование вопроса в повестке дня нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об") и отвечает на вопрос "О чем?".
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ" печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием, например:
СЛУШАЛИ:
(фамилия, инициалы выступающего, краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст). Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня.
ВЫСТУПИЛИ:
(фамилия, инициалы выступающих, краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается".
Решили:
(решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы).
Каждый раздел печатается от левого поля документа, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение совещания (заседания). В этих же целях в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии знаком "тире".
Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.
Решения совещаний специалистов органов местного самоуправления, комиссий и советов при органе местного самоуправления, совещаний, семинаров работников подведомственных учреждений печатаются в тексте протоколов полностью.
При наличии особого мнения по рассматриваемому вопросу его содержание записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
Решения коллегии прилагаются к протоколу заседания коллегии, в этом случае в тексте протокола делается сноска "Решение прилагается".
6.2.3.Допускается краткая форма составления протокола совещания при руководителе органа местного самоуправления. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Далее в кратком протоколе фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.
6.2.4.Протоколы заседаний коллегиальных и совещательных органов подписывают председатель и секретарь.
Протоколы совещаний, семинаров, круглых столов подписывает назначенный секретарь и утверждает руководитель органа местного самоуправления.
Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания заседания, например: 24 - 28 марта 2015 г.
6.2.5.Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов органов местного самоуправления, организаций, принимавших участие в заседании, например: ПРОТОКОЛ N 3/4.
Протоколы заседаний представительного органа муниципального образования нумеруются в пределах срока полномочий.
Протоколы заседаний постоянных комиссий представительного органа муниципального образования нумеруются по каждой комиссии отдельно с первого номера в пределах срока полномочий.
Протоколы заседаний коллегии при главе муниципального образования нумеруются в пределах календарного года.
6.2.6.Протоколы печатаются на общем бланке органа местного самоуправления формата A4 и имеют следующие реквизиты:
- наименование документа - слово "ПРОТОКОЛ" печатается на бланке на отведенном месте прописными буквами без разрядки и выравнивается по центру;
- вид заседания, совещания - печатается на месте, отведенном для заголовка, через один межстрочный интервал в режиме "точно", например:
совещания при начальнике
отдела
или
заседания коллегии при главе
городского поселения
- дата и номер протокола - дата, оформленная словесно-цифровым способом (26 марта 2015 г.), номер протокола печатаются на отведенных на бланке местах.
Основная часть протокола печатается с использованием шрифта Times New Roman размером N 14, через межстрочный интервал в режиме "одинарный".
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Далее следует фамилия выступающего и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение либо решение прилагается к протоколу;
- подпись - отделяется от текста четырьмя межстрочными интервалами и включает подписи председателя и секретаря, их расшифровки (инициалы и фамилии).
Слова "Председатель" и "Секретарь" печатаются от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
6.2.7.Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов, подготовленных без использования системы электронного документооборота, заверяются печатью службы делопроизводства.
Принятые решения коллегии доводятся до исполнителей муниципальным правовым актом, решения комиссий - в виде выписок из протоколов. В этом случае название документа будет оформлено как "ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА". Выписка из протокола содержит часть текста, относящегося к тому вопросу, по которому готовят выписку. При этом воспроизводятся:
- все реквизиты общего бланка;
- вводная часть текста;
- вопрос повестки дня, по которому готовится выписка;
- текст, отражающий обсуждение вопроса;
- принятое решение.
Выписки из протоколов оформляются на общем бланке, подписываются председателем и секретарем комиссии, заверяются печатью службы делопроизводства и направляются с сопроводительным письмом исполнителям.
6.2.8.Материалы коллегии располагаются в деле в следующем порядке: протокол, проекты постановлений с приложениями к ним, доклады, содоклады, справки, информация в порядке рассмотрения вопросов, список приглашенных, стенограмма хода заседания. Каждый документ должен иметь подлинную подпись. Список приглашенных подписывает руководитель структурного подразделения, готовившего вопрос.
6.3.Служебные письма
В деятельности органа местного самоуправления создаются следующие виды справочно-информационных документов: письма, справки, информация, докладные записки, обзоры, доклады, телеграммы, телефонограммы и др.
6.3.1.Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи (пересылается по почте), оформляется только на бланке письма.
6.3.2.Служебные письма органами местного самоуправления готовятся как:
- ответы о выполнении поручений Губернатора края, Правительства края;
- информация об исполнении поручений Губернатора края, Правительства края по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции органа местного самоуправления;
- сопроводительные письма;
- ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
- инициативные письма.
6.3.3.Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя с учетом сроков исполнения поручений, запросов организаций, предприятий и частных лиц или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
Par479 Par479
6.3.4.Служебные письма печатаются на стандартных бланках письма формата A4 или A5 (приложение N 10) в текстовом редакторе Word for Windows или ином текстовом редакторе с совместимым форматом файлов с использованием шрифта Times New Roman размером N 14, через одинарный межстрочный интервал.
Служебные письма могут быть оформлены в виде электронного документа с использованием шаблона электронного документа.
6.3.5.Сопроводительное письмо составляется для тех документов, текст которых не содержит пояснения о цели направления.
Внутренняя переписка - это переписка между руководителями структурных подразделений органа местного самоуправления. Наиболее распространенными примерами внутренних документов являются служебные записки, подготавливаемые по широкому кругу вопросов, относящихся преимущественно к организации внутренней деятельности. Должностное лицо, подписывающее документ, должно указать дату непосредственно при подписании. Внутренняя переписка регистрируется в службе делопроизводства, оформляется в одном экземпляре.
Для внутренней переписки бланки не применяются.
6.3.6.Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.) или от третьего лица единственного числа (Администрация... рассмотрела..., Комитет... считает...), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.
Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях: письмо оформляется на должностном бланке; письмо содержит персональное обращение к адресату.
Письма могут быть простыми и сложными.
Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложение сложных в административном или юридическом отношении ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.
Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др.
Письмо, состоящее из двух частей, включает: обоснование письма - изложение причин написания письма; мотивировку и заключение - просьбу или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п.
Текст простого письма не должен превышать одной - двух машинописных страниц.
Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.
Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Текст сложного письма состоит из следующих основных частей: вступление, содержание, заключение.
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:
- ссылку на документ (нормативный правовой, организационно-правовой, распорядительный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;
- констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
Содержание письма составляет детальное описание факта события или сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства.
Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами: "просим" (письмо-просьба или запрос), "высылаем", "направляем", "представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем" (информационное письмо).
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.
6.3.7.Датой письма является дата его подписания.
6.3.8.В индивидуальной инструкции по делопроизводству органа местного самоуправления необходимо учесть, что право подписи служебных писем устанавливается в уставе муниципального образования, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях специалистов, регламентах. Как правило, право подписи служебных писем имеют руководитель органа местного самоуправления, его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя органа местного самоуправления.
6.3.9.Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов местного самоуправления, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4. При этом данные о наименовании органов местного самоуправления включаются в наименование должности руководителя в реквизите "подпись".
Par503 Par503
6.3.10.Отметка о наличии приложений оформляется в соответствии с пунктом 14 приложения N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.
7.Организация работы с обращениями граждан
7.1.Организация работы с обращениями граждан в органе местного самоуправления осуществляется в соответствии с требованиями федеральных законов от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 09 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", порядком организации работы с обращениями граждан в органе местного самоуправления, утвержденным муниципальным правовым актом.
Порядок организации работы с обращениями граждан в органе местного самоуправления распространяется и на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений объединений граждан, в том числе юридических лиц.
7.2.Организация работы по рассмотрению обращений граждан, поступающих в адрес руководителя органа местного самоуправления в письменной форме или в форме электронного документа (далее - обращения), и их регистрация осуществляется службой делопроизводства или уполномоченным лицом в соответствии с распределением должностных обязанностей.
7.3.Обращения подлежат регистрации в течение трех дней с момента поступления в орган местного самоуправления.
Регистрация обращений осуществляется, при наличии соответствующей функциональной возможности, в системе электронного документооборота отдельно от всего документооборота.
7.4.В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
7.5.Поступившие в адрес должностных лиц органа местного самоуправления письма с отметкой "лично", правильно указанными фамилией, инициалами и должностью не вскрываются, а направляются руководителю, которому адресованы. В случаях, когда такие письма квалифицируются как обращения, они рассматриваются в установленном порядке.
7.6.Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
7.7.Обращения, адресованные руководителям структурных подразделений, направляются по принадлежности.
7.8.Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию данного органа местного самоуправления или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случаев, установленных законодательством.
7.9.Обращение, поступившее в орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации, если в резолюции не установлен сокращенный срок исполнения. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в электронной регистрационно-контрольной карточке.
Если установленный срок рассмотрения обращения истекает в выходной или праздничный день, последним днем рассмотрения считается следующий за ним рабочий день.
7.10.Рассмотрение обращения, содержащего вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, рекомендуется производить безотлагательно.
7.11.В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в другой орган местного самоуправления, государственный орган, должностному лицу срок рассмотрения обращения может быть продлен должностным лицом, давшим поручение для рассмотрения, не более чем на 30 дней. Гражданин, направивший обращение, уведомляется о продлении срока рассмотрения его обращения.
Продление срока рассмотрения обращения должно быть оформлено не менее чем за два дня до истечения срока исполнения.
7.12.Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений осуществляет служба делопроизводства или уполномоченное лицо в соответствии с распределением должностных обязанностей.
На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится в целях устранения недостатков в работе органа местного самоуправления, получения материалов для подготовки аналитических записок и информации, выявления принимавшихся ранее мер в случае повторных (многократных) обращений граждан.
Par525 Par525
7.13.Рассмотрение обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный ответ.
7.14.Подготовленный исполнителем проект ответа заявителю анализируется службой делопроизводства и передается должностному лицу, направившему документы для исполнения, для принятия решения.
В случае если поступивший от исполнителя ответ не отвечает требованиям, установленным пунктом 7.13 настоящей Инструкции по делопроизводству, служба делопроизводства направляет документы исполнителю для доработки в целях устранения замечаний и подготовки дополнительного ответа заявителю.
8.Организация документооборота и исполнения документов
8.1.Организация документооборота
8.1.1.Движение документов в органе местного самоуправления с момента их создания или получения до завершения исполнения (отправки, списания в дело, передачи на оперативное хранение) образует документооборот.
8.1.2.Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органе местного самоуправления, регламентируются индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органе местного самоуправления, регламентом органа местного самоуправления, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями специалистов.
8.1.3.В документообороте органа местного самоуправления в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация (организационно-правовые, организационно-распорядительные, информационно-справочные документы).
8.1.4.Работа в системе электронного документооборота осуществляется в соответствии с инструкцией пользователя системы электронного документооборота, устанавливающей порядок функционирования электронной системы, и индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органе местного самоуправления.
Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем органа местного самоуправления в соответствии с утвержденным перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться в форме электронных документов.
8.1.5.При передаче документов в системе электронного документооборота электронные документы подписываются с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи и (или) простой электронной подписи.
8.1.6.При отсутствии возможности передачи электронных документов организациям, не являющимся участниками системы электронного документооборота, допускается направлять сканированные образы документов, подписанных собственноручной подписью руководителя, с досылкой или без досылки бумажного оригинала документа по соглашению сторон.
8.1.7.После отправки электронного документа, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылка документов на бумажном носителе осуществляется по требованию адресата, а также в соответствии с законодательством или договором.
8.2.Прием, первичная обработка и распределение поступающих документов
8.2.1.Доставка документов в орган местного самоуправления осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочными, а также по каналам системы электронного документооборота.
С помощью почтовой связи в орган местного самоуправления доставляется корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.
8.2.2.По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, электронные письма, телефонограммы, электронные документы (по каналам системы электронного документооборота).
8.2.3.Документы, поступающие в орган местного самоуправления на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производятся в централизованном порядке специалистами службы делопроизводства.
8.2.4.В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.
Все поступившие конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"). При обнаружении некомплектности или повреждения конверта (бандероли) составляется акт в трех экземплярах: первый экземпляр остается в службе делопроизводства, второй - приобщается к полученному документу, третий - направляется отправителю документа.
Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.
Конверты с пометкой "лично" регистрируются в журнале учета (проставляется дата поступления и учетный номер) и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и рассмотрение.
Par551 Par551
8.2.5.Поступившие документы сортируются на подлежащие регистрации и не подлежащие регистрации.
Перечень корреспонденции и документов, не подлежащих регистрации, приведен в приложении N 11 к настоящей Инструкции по делопроизводству.
8.2.6.Поступившие электронные документы передаются на исполнение с использованием системы электронного документооборота.
8.2.7.Документы, адресованные руководству органа местного самоуправления, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе делопроизводства, а затем направляются руководству или в соответствующее структурное подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится в целях распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.
8.2.8.Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
8.2.9.Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, она учитывается и оперативно передается руководителю структурного подразделения, которому адресована.
8.2.10.Документы, поступившие на бумажном носителе, вносятся в систему электронного документооборота после их сканирования.
8.3.Регистрация поступающих документов
8.3.1.Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
8.3.2.Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер документу не присваивается.
8.3.3.Регистрация документов производится в валовом порядке. Отдельно регистрируются приказы (распоряжения) руководителя органа местного самоуправления по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам, обращения граждан.
8.3.4.Регистрация поступающих документов производится в службе делопроизводства.
8.3.5.Документы, принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе делопроизводства.
8.3.6.Регистрация документов в системе электронного документооборота осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией по делопроизводству, индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органе местного самоуправления, правовыми актами участников системы электронного документооборота и инструкцией пользователя системы электронного документооборота.
Par569 Par569
8.3.7.На документе, полученном на бумажном носителе, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации, порядковый номер в пределах календарного года и индекс в соответствии с номенклатурой дел органа местного самоуправления (приложение N 12).
8.3.8.Регистрация служебных писем производится в автоматизированном режиме с вводом информации о них в систему электронного документооборота. При этом создается электронная регистрационная карточка, в которую вносятся сведения о служебном письме.
8.3.9.При регистрации документов в системе электронного документооборота автоматически проверяется повторность поступившего документа.
8.3.10.Регистрация поступающих документов на бумажном носителе в системе электронного документооборота включает в себя:
- формирование электронной регистрационно-контрольной карточки документа, в которую путем заполнения полей карточки вносятся сведения о документе;
- создание электронной копии документа путем сканирования и прикрепления ее к электронной регистрационно-контрольной карточке документа;
- присвоение регистрационного номера документу.
8.3.11.Прием и регистрация поступающих служебных писем в системе электронного документооборота включают:
- определение необходимости регистрации;
- проверку правильности адресования (доставки);
- проверку правильности выбора типа проекта и шаблона электронного документа;
- проверку подлинности электронной подписи;
- проверку оформления реквизитов служебного письма;
- проверку наличия сопроводительного письма, а также всех названных в тексте приложений;
- проверку правильности заполнения полей регистрационной карточки и наличия файла документа, созданных исполнителем;
- проверку наличия логических связей между отдельными документами, составляющими единый комплекс;
- проверку электронной базы данных на наличие повторного обращения;
- автоматическое формирование порядкового (регистрационного) номера в электронной регистрационно-контрольной карточке;
- установление связей между отдельными документами при наличии ссылок на документ;
- постановку документа на контроль.
Служебные письма одинакового содержания, но направляемые нескольким адресатам регистрируются одним исходящим номером.
8.3.12.В системе электронного документооборота фиксируются дата, время приема на регистрацию электронного служебного письма, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование участника системы электронного документооборота).
8.4.Регистрация отправляемых документов
8.4.1.Документы, подписанные руководителем (заместителем руководителя), руководителями структурных подразделений, передаются на регистрацию в службу делопроизводства.
8.4.2.Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
8.4.3.Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно службой делопроизводства в день их утверждения или подписания.
8.4.4.Регистрация отправляемых документов на бумажном носителе в системе электронного документооборота включает следующие действия:
- заполнение полей электронной регистрационно-контрольной карточки документа;
- присвоение номера исходящему документу;
- создание электронной копии документа и прикрепление ее к электронной регистрационно-контрольной карточке документа.
8.4.5.Прием и регистрация отправляемых служебных писем в системе электронного документооборота включают:
- определение необходимости регистрации;
- проверку правильности заполнения полей электронной регистрационной карточки и наличия прикрепленного файла (документа), созданных исполнителем;
- проверку правильности адресования;
- проверку правильности выбора типа проекта и шаблона электронного документа;
- проверку подлинности электронной подписи;
- проверку оформления реквизитов служебного письма;
- проверку логических связей между отдельными документами, составляющими единый комплекс документов;
- автоматическое формирование порядкового (регистрационного) номера в электронной регистрационно-контрольной карточке;
- проставление на бумажном носителе информации регистрационного номера.
8.4.6.В системе электронного документооборота фиксируются дата, время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование участника системы электронного документооборота).
8.5.Оформление указаний по исполнению (резолюций)
8.5.1.Ответственность за внесение резолюции руководителя в систему электронного документооборота, сохранность документа, поступившего на бумажном носителе, несет уполномоченное лицо органа местного самоуправления в соответствии с распределением должностных обязанностей (служба делопроизводства, помощник руководителя).
8.5.2.Результат рассмотрения документа отражается в резолюции. Тексты указаний по исполнению документов (резолюции) вносятся в электронные регистрационно-контрольные карточки руководителем - автором резолюции или уполномоченным для этих целей лицом. В момент занесения текста резолюции, при необходимости, осуществляется постановка документа на контроль с отметкой в электронной регистрационно-контрольной карточке (вид контроля, дата исполнения документа, ответственный исполнитель). После этого документ направляется на исполнение. В дальнейшем в системе электронного документооборота формируются напоминания о сроках исполнения контрольных документов, без предоставления на бумажных носителях.
8.5.3.Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
Основному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа.
Исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Основной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
8.5.4.Оригинал бумажного носителя информации с оформленными указаниями по исполнению передается основному исполнителю. Одновременно основному исполнителю посредством системы электронного документооборота пересылается электронная регистрационно-контрольная карточка с электронным образом служебного письма. Соисполнителям направляются электронные регистрационно-контрольные карточки с прикрепленными к ним электронными образами писем без сопровождения бумажным носителем информации.
8.5.5.Исполнителям резолюций, не являющимся участниками системы электронного документооборота, службой делопроизводства направляются бумажные копии документа и резолюции.
8.5.6.Служебные письма с резолюциями "Для сведения" или "Для ознакомления" передаются на ознакомление в системе электронного документооборота. Отметка об ознакомлении с документом, дата ознакомления автоматически формируются в системе электронного документооборота.
8.5.7.При необходимости исполнения в сжатые сроки резолюции к документам с пометкой "Для служебного пользования" ответственный исполнитель организует работу по оперативному доведению документа до сведения соисполнителей. Необходимость размножения документов, содержащих конфиденциальную информацию, количество их копий определяются лицом, организующим исполнение.
8.6.Отправка документов
8.6.1.Доставка отработанной корреспонденции в службе делопроизводства осуществляется как непосредственно специалистами этих служб, так и средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи, через систему электронного документооборота.
8.6.2.С помощью средств электрической связи осуществляется передача телеграмм (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе электронного документооборота.
8.6.3.Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в службу делопроизводства с указанием номера телефона-факса адресата.
8.6.4.Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой делопроизводства в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи; документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, - в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи.
8.6.5.Служба делопроизводства проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).
Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурное подразделение, подготовившее данные документы.
8.6.6.Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
8.6.7.Решение о способе доставки документа адресатам, не являющимся участниками системы электронного документооборота, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки сканированного образа документа через систему электронного документооборота, по факсимильной связи или электронной почте принимает структурное подразделение - исполнитель совместно со службой делопроизводства.
8.6.8.При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата A4 черным цветом, не должен превышать пяти листов;
- документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем структурного подразделения;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения;
- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями.
8.6.9.Отправляемая по почте корреспонденция на бумажном носителе проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в четыре адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в почтовое отделение связи. Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.
На заказную корреспонденцию, корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр, который затем возвращается в службу делопроизводства с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.
8.7.Порядок регистрации и прохождения внутренних документов
8.7.1.Внутренняя переписка - это переписка между руководителями структурных подразделений.
Наиболее распространенными примерами внутренних документов являются служебные записки, подготавливаемые по широкому кругу вопросов, относящиеся преимущественно к организации внутренней деятельности.
8.7.2.Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
8.7.3.Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются в системе электронного документооборота.
8.7.4.Документы, подписанные руководителями и зарегистрированные в системе электронного документооборота, в обязательном порядке направляются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
8.7.5.Документы с резолюциями руководителя органа местного самоуправления "Для сведения" или "Для ознакомления" передаются на ознакомление специалистам органа местного самоуправления в системе электронного документооборота. Отметка об ознакомлении с документом, дата ознакомления автоматически формируются в системе электронного документооборота.
8.7.6.Ознакомление специалистов органа местного самоуправления с документами на бумажном носителе осуществляется в течение 1 - 2 дней. Каждый ознакомившийся специалист обязан возвратить документ ответственному за делопроизводство с обязательным проставлением даты ознакомления и подписи.
8.8.Учет и анализ объема документооборота
8.8.1.Учет объема документооборота за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов. Система электронного документооборота осуществляет автоматический учет объема документооборота.
Результаты учета количества документов обобщаются службой делопроизводства и представляются руководству.
8.8.2.За единицу учета объема документооборота на бумажном носителе принимается сам документ.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятой в органе местного самоуправления системы учета документов.
Учет объема документооборота может проводиться по органу местного самоуправления в целом или по отдельным подразделениям.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
8.8.3.Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота органа местного самоуправления.
8.9.Работа исполнителей с документами
8.9.1.На бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью документы, адресованные лицам, не являющимся участниками системы электронного документооборота, или документы, не входящие в перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, утверждаемый руководителем органа местного самоуправления.
8.9.2.Руководитель органа местного самоуправления обеспечивает оперативное рассмотрение всех документов независимо от вида носителей, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса в соответствии со сроками.
8.9.3.При рассмотрении документов руководитель определяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются исполнителю службой делопроизводства немедленно.
8.9.4.Исполнение документа, поступившего как на бумажном носителе, так и через систему электронного документооборота, предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством органа местного самоуправления или руководителями структурных подразделений, снятие документа с контроля, подготовку к пересылке адресату.
8.9.5.При подготовке документа на бумажном носителе исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.
При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
8.9.6.При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
8.9.7.При работе исполнителей с электронными документами в системе электронного документооборота формируется электронная регистрационно-контрольная карточка документа, в которую вносятся необходимые сведения путем заполнения полей карточки.
Если подготовленный в системе электронного документооборота документ является ответом на поступивший через систему электронного документооборота электронный документ, то электронный документ-ответ при создании его проекта в системе электронного документооборота связывается с электронной карточкой письма-запроса.
Исполнитель обязан контролировать в системе электронного документооборота ход утверждения, согласования и подписания проекта исходящего документа.
После полного завершения исполнения входящего электронного документа исполнитель обязан направить в системе электронного документооборота на утверждение участнику системы электронного документооборота, осуществляющему контроль за исполнением данного документа, отчет об исполнении.
Отчет об исполнении входящего электронного документа направляется исполнителем только после получения уведомления о регистрации исходящего электронного документа, являющегося ответом на поступивший ему на исполнение электронный документ.
Если поступивший на исполнение электронный документ не требует ответа, исполнитель обязан направить в системе электронного документооборота отчет об ознакомлении или о выполнении иных действий по данному электронному документу.
До утверждения отчета об исполнении электронного документа и направления его на списание в дело (проставление отметки "Исполнено, в дело") электронный документ не считается исполненным.
Par680 Par680
8.10.Организация поисковой системы по документам
В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органа местного самоуправления используются обязательные сведения о документе, включаемые в электронную регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приложением N 13 к настоящей Инструкции по делопроизводству.
Допускается включение в систему электронного документооборота органа местного самоуправления дополнительных сведений о документе. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.
9.Контроль исполнения документов
9.1.Контроль исполнения документов и поручений руководства органа местного самоуправления в системе электронного документооборота включает постановку документа на контроль, внесение текста резолюции руководителя, внесение сроков исполнения документов, адресацию документа исполнителям в соответствии с резолюциями, регулирование хода исполнения документа, внесение данных о выполнении документа, просмотр документов, по которым сроки исполнения просрочены, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
9.2.Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем органа местного самоуправления.
При постановке на контроль документа, поступившего на бумажном носителе, в правой части верхнего поля документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".
9.3.Контроль исполнения документов осуществляется руководителем органа местного самоуправления, его заместителями, управляющим делами. Непосредственный контроль исполнения документов осуществляют специалисты органа местного самоуправления (служба делопроизводства, отдел писем и приема граждан).
9.4.Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: для внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа; документов, поступивших из территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти края, органов местного самоуправления, организаций, и обращений граждан - с даты их регистрации в органе местного самоуправления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем органа местного самоуправления исходя из срока, установленного в инициативном документе, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения:
имеющие пометку "срочно" - в трехдневный срок;
имеющие пометку "оперативно" - в десятидневный срок;
остальные - в срок не более 30 дней.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в системе электронного документооборота.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
9.5.При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя органа местного самоуправления, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения срока исполнения документа.
Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
Продление срока исполнения поручения Губернатора края, Правительства края допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае руководитель органа местного самоуправления представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. В индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе местного самоуправления необходимо указать конкретный срок с даты подписания поручения, в течение которого должны быть представлены такие предложения.
В случае если в ходе исполнения поручения или указания Губернатора края возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный срок, исполнитель за семь рабочих дней до истечения срока исполнения поручения или указания Губернатора края направляет на имя Губернатора края служебную записку о продлении срока исполнения поручения или указания, содержащую информацию о состоянии выполнения поручения или указания, причинах нарушения сроков выполнения, мерах дисциплинарного воздействия, примененных к лицам, виновным в ненадлежащем выполнении поручения или указания Губернатора края, и мотивированные предложения о продлении срока исполнения поручения или указания Губернатора края. Продление срока исполнения поручения или указания Губернатора края допускается по решению Губернатора края.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ответственного за делопроизводство для внесения изменений в систему электронного документооборота (новый срок, дата изменения, подпись).
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только органы или организация - автор документа.
9.6.При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, при увольнении или перемещении специалист, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому специалисту по согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые документы.
9.7.Снятие документа с контроля осуществляет руководитель органа местного самоуправления или его заместитель. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в электронной регистрационно-контрольной карточке.
9.8.Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, а также если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений, и материалы не возвращены на доработку.
9.9.Для осуществления своевременного контроля, а также для анализа исполнительской дисциплины служба контроля производит печать списков и статистических данных по исполнению контрольных документов либо проводит анализ ситуации при помощи экранных отчетов в системе электронного документооборота.
10.Организация работы с документами в делопроизводстве
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в ведомственный архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, соответствующими нормативно-методическими документами уполномоченных Правительством Российской Федерации федеральных органов исполнительной власти и уполномоченного органа исполнительной власти края в области архивного дела.
Основными видами работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, учет и обеспечение сохранности документов и доступа к ним.
11.Составление номенклатуры дел
11.1.Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
11.2.При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях органа местного самоуправления, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел органа местного самоуправления за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органа местного самоуправления, их виды, состав и содержание.
Par720 Par720
11.3.В органе местного самоуправления при наличии структурных подразделений составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел органа местного самоуправления (приложение N 14).
11.4.Номенклатура дел структурного подразделения ежегодно составляется (не позднее 15 ноября текущего года на следующий год) специалистом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, согласовывается с архивом органа местного самоуправления и службой делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства.
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в службу делопроизводства.
11.5.Сводная номенклатура дел органа местного самоуправления (далее - номенклатура дел) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архивного органа.
11.6.Номенклатура дел подписывается руководителем (специалистом) службы делопроизводства, согласовывается экспертной комиссией органа местного самоуправления и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем органа местного самоуправления.
Не реже одного раза в пять лет номенклатура дел представляется для рассмотрения ЭПК архивного органа, в который документы передаются на постоянное хранение, с последующим представлением (при необходимости) на рассмотрение ЭПМК органа исполнительной власти края, уполномоченного в области архивного дела, для согласования.
11.7.После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Полнотекстовый электронный вариант номенклатуры дел может быть выставлен на сервере органа местного самоуправления для общего пользования.
11.8.Номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы делопроизводства. Второй - используется в службе делопроизводства в качестве рабочего. Третий - передается в архивный орган, с которым согласовывалась номенклатура дел. Четвертый - в виде выписок тиражируется для структурных подразделений.
11.9.Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.
11.10.Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры органа местного самоуправления.
11.11.Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений либо направления их деятельности. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа местного самоуправления.
11.12.В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа местного самоуправления.
Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
11.13.Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, содержащейся в системе электронного документооборота, и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
11.14.Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в органе местного самоуправления цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), вводных слов и сложных оборотов, а также употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органа местного самоуправления и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органа местного самоуправления или его структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а после него в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:
Документы (акты, справки, предписания, переписка)
о проверках предприятий торговли, общественного питания
и бытового обслуживания
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, например:
Переписка с учреждениями, организациями и предприятиями
по вопросам охраны природных ресурсов, сельского хозяйства,
охотничьего и рыбного промысла, лесного хозяйства,
землепользования
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:
Переписка о награждении работников,
присвоении почетных званий
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:
Переписка с администрацией муниципального района
по основным вопросам деятельности
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:
- если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с главами сельских, городских поселений
по вопросам социальной защиты населения
- если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:
Переписка с администрацией Хабаровского муниципального
района о подготовке к зимнему сезону 2014/2015 года
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, квартал), на (за) который составлены планы (отчеты), например:
Годовые планы работы подведомственных учреждений
Годовые статистические отчеты о расходах
на содержание автотранспорта
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале номенклатуры дел располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, например:
- законы и иные нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
- постановления и распоряжения Губернатора края, Правительства края;
- нормативные правовые акты органов исполнительной власти края;
- постановления и распоряжения местной администрации;
- протоколы заседаний коллегий, комиссий, штабов, совещаний при руководителях органов местного самоуправления и документы к ним;
- планы;
- отчеты;
- справочные документы, переписка;
- вспомогательные, регистрационные журналы, картотеки и т.д.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 (далее - Перечень типовых управленческих архивных документов), а при отсутствии соответствующего заголовка дела в Перечне типовых управленческих архивных документов - по типовой или примерной номенклатуре дел.
В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другой орган местного самоуправления для продолжения и др.
На электронные дела в номенклатуре дел в примечании указывается, что дело ведется в электронном виде.
11.15.Если в течение года в органе местного самоуправления возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.
При формировании данных дел номенклатуру дел, содержащуюся в системе электронного документооборота, необходимо дополнять новыми видами дел.
11.16.По окончании года в конце номенклатуры дел ответственным за делопроизводство делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
12.Формирование и оформление дел
12.1.Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
12.2.Дела формируются в органе местного самоуправления специалистами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
12.3.Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой делопроизводства.
12.4.При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;
- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел (личные дела, карточки работников, книги учета движения трудовых книжек и др.), формирование которых за несколько лет вызывается необходимостью;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
- по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
12.5.В начале делопроизводственного года специалисты органа местного самоуправления в соответствии с номенклатурой дел оформляют папки, на которых указываются: полное название органа местного самоуправления, название структурного подразделения, номер дела по номенклатуре дел, его заголовок, дата (год) заведения дела, срок его хранения в соответствии с номенклатурой дел.
12.6.Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам и хронологии.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и края.
Все документы (отчеты, информация) об исполнении постановлений, распоряжений Губернатора края, Правительства края, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на это постановление (распоряжение) дело. Если дело не заводилось, то документы подшиваются в дело переписки за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Документы коллегий допускается группировать в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные муниципальными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Ведение личных дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации".
Документы, не имеющие отношения к характеристике муниципального служащего, группируются отдельно от личных дел. Личные дела ведутся в течение нескольких лет и после увольнения муниципального служащего и внесения в личное дело соответствующих записей в дополнение к анкете сдаются на хранение в архив органа местного самоуправления.
Лицевые счета работников, расчетно-платежные ведомости по начислению и выдаче заработной платы группируются в самостоятельные дела в пределах года.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Переписка с органами государственной власти может группироваться по конкретным вопросам.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы органа местного самоуправления, а также все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам:
- предложения и заявления граждан об улучшении работы органа местного самоуправления, а также документы по их рассмотрению, срок хранения - постоянно;
- заявления и жалобы граждан по личным вопросам, а также документы по их рассмотрению, срок хранения - 5 лет ЭПК.
12.7.Дела органа местного самоуправления подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится специалистами службы делопроизводства и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива органа местного самоуправления.
Par839 Par839
12.8.В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 15); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 16); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 17); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
12.9.Обложка дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа местного самоуправления - указывается полностью в именительном падеже, после полного наименования в скобках приводится официально принятое сокращенное наименование; наименование структурного подразделения - записывается в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словом.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя дела и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала - конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте.

• Главная
• Приложения
• 2015
• Октябрь
• 26
• Приложение к Распоряжению от 26.10.2015 г № 551-Р