Приложение к Распоряжению от 20.09.2016 г № 464-Р Правила

Структура исторической справки о фондообразователе и фонде

1.История фондообразователя:
- распорядительные акты о создании, преобразовании и ликвидации организации;
- крайние даты деятельности организации;
- задачи и функции организации, их изменения;
- масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;
- место организации в системе государственного аппарата, хозяйственной или общественно-культурной жизни;
- изменения в названии и подчиненности организации;
- структура организации и ее изменения.
2.История фонда:
- количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;
- время поступления фонда в ведомственный архив;
- изменения в составе и объеме фонда и их причины;
- указание даты первой передачи документов на государственное хранение;
- место передачи;
- степень сохранности документов.
3.Характеристика документов фонда:
- обобщенная характеристика фонда как по разновидности документов, так и по их содержанию, наличие документов, выходящих за хронологические границы фонда;
- научно-справочный аппарат к фонду;
- использование документов фонда (в каких целях).
Справка печатается в четырех экземплярах: три передаются в муниципальный архив при первой передаче документов фонда, один хранится в деле фонда в ведомственном архиве. В дальнейшем дополнения фиксируются во всех экземплярах справки.