Распоряжение от 20.09.2016 г № 464-Р
О внесении изменений в отдельные распоряжения Губернатора Хабаровского края
В целях совершенствования документационного обеспечения управления, приведения нормативных документов в соответствие с требованиями действующего законодательства:
1.Внести изменения в распоряжение Губернатора Хабаровского края от 13 мая 2013 г. N 200-р "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах Хабаровского края, иных органах исполнительной власти Хабаровского края", признав пункты 2, 3 утратившими силу.
2.Внести в Примерную инструкцию по делопроизводству в министерствах Хабаровского края, иных органах исполнительной власти Хабаровского края, утвержденную распоряжением Губернатора Хабаровского края от 13 мая 2013 г. N 200-р, следующие изменения:
2.1.В разделе 1:
2.1.1.В абзаце втором пункта 1.1:
а) слова "далее также - органы исполнительной власти края" заменить словами "далее также - органы исполнительной власти края и край соответственно";
б) дополнить словами ", носит рекомендательный характер и используется при составлении индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе исполнительной власти края".
2.1.2.Пункт 1.2 изложить в следующей редакции:
"1.2. Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Регламентом Правительства Хабаровского края, утвержденным постановлением Правительства Хабаровского края от 20 июля 2006 г. N 117-пр (далее - Регламент Правительства края), законами Хабаровского края, постановлениями и распоряжениями Губернатора Хабаровского края, Правительства Хабаровского края, Инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края, утвержденной распоряжением Губернатора Хабаровского края от 15 ноября 2013 г. N 610-р (далее - Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства края).".
2.1.3.В абзаце втором пункта 1.3 слова "Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов)" заменить словами "Автоматизированные технологии обработки документов".
2.1.4.Пункт 1.5 изложить в следующей редакции:
"1.5. Функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются положением о ней; должностные обязанности специалистов службы делопроизводства и специалистов, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях органа исполнительной власти края, устанавливаются должностными регламентами, должностными инструкциями.".
2.1.5.В абзаце втором пункта 1.6 слова "управления по делам архивов Правительства Хабаровского края" заменить словами "органа исполнительной власти края, уполномоченного в области архивного дела".
2.1.6.Пункт 1.12 признать утратившим силу.
2.1.7.Пункт 1.13 изложить в следующей редакции:
"1.13. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе специалисты обязаны передать все находящиеся у них документы специалисту, ответственному за делопроизводство, или другому специалисту по указанию руководителя; при увольнении или переводе по службе специалиста передача документов и дел осуществляется по акту.".
2.2.Раздел 2 изложить в следующей редакции:
"2. Термины и определения
Для целей настоящей Инструкции по делопроизводству используются следующие термины и определения:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти края;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти края;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти края;
служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;
электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;
система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.
Иные понятия, используемые в Инструкции по делопроизводству, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации.".
2.3.В разделе 3:
2.3.1.В пункте 3.1:
1) в абзаце втором пункта 3.1.1 слова "управлением по делам архивов Правительства края (далее также - край)" заменить словами "органом исполнительной власти края, уполномоченным в области архивного дела";
2) в подпункте 3.1.6:
- в первом предложении слово "Бланки" заменить словом "Гербовые бланки";
- в третьем предложении слово "выдачи" заменить словом "поступления";
3) в подпункте 3.1.9 слово "Бланки" заменить словом "Гербовые бланки";
4) в подпункте 3.1.11:
- абзац второй дополнить словами "(приложение N 2)";
- в абзаце шестом слова "три человека" заменить словами "не менее трех человек".
2.3.2.Пункт 3.2 изложить в следующей редакции:
"3.2. Электронные шаблоны документов
Электронный документ создается в соответствии с перечнем управленческих документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, разрабатываемым в органе исполнительной власти края в соответствии с Примерным перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, утвержденным распоряжением Губернатора Хабаровского края от 17 сентября 2012 г. N 465-р "О работе с электронными документами в аппарате Губернатора и Правительства края, министерствах края, иных органах исполнительной власти края" (далее - перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов).
Электронные документы, создаваемые в органе исполнительной власти края, оформляются с использованием электронных шаблонов документов.
Образцы электронных шаблонов документов органа исполнительной власти края утверждаются руководителем органа исполнительной власти края по согласованию с органом исполнительной власти края, уполномоченным в области архивного дела.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, указанные в пункте 3.3 настоящего раздела, за исключением реквизита "герб Хабаровского края".
Корректировка постоянных реквизитов (трафаретная часть) электронного шаблона документа не допускается.".
2.3.3.Пункт 3.3 изложить в следующей редакции:
"3.3. Оформление реквизитов документов
Документы, создаваемые органом исполнительной власти края, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности в органах исполнительной власти края, являются:
1) герб Хабаровского края;
2) наименование органа исполнительной власти края; наименование структурного подразделения органа исполнительной власти края;
3) наименование должности;
4) справочные данные об органе исполнительной власти края;
5) наименование вида документа;
6) дата документа;
7) регистрационный номер документа;
8) ссылка на регистрационный номер и дата входящего документа;
9) место составления (издания) документа;
10) гриф ограничения доступа к документу;
11) адресат;
12) гриф утверждения документа;
13) указания по исполнению документа (резолюция);
14) заголовок к тексту;
15) текст документа;
16) отметка о контроле;
17) отметка о приложении;
18) подпись;
19) отметка об электронной подписи;
20) гриф согласования документа;
21) виза;
22) печать;
23) отметка о заверении копии;
24) отметка об исполнителе;
25) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
26) отметка о поступлении документа;
27) ссылка на документ.".
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в орган исполнительной власти края; отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и другие.
При подготовке раздела Индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе исполнительной власти края, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, рекомендуется основываться на Правилах оформления реквизитов документов в соответствии с приложением N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.".
2.4.В разделе 4:
1) пункт 4.2 изложить в следующей редакции:
"4.2. Законопроекты вносятся в Законодательную Думу края с приложением следующих материалов:
1) пояснительная записка, содержащая предмет законодательного регулирования и изложение концепции предлагаемого законопроекта;
2) текст законопроекта с указанием на титульном листе субъекта права законодательной инициативы, внесшего законопроект;
3) перечень актов краевого законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, изменению или принятию в связи с принятием данного закона;
4) финансово-экономическое обоснование.";
2) в пункте 4.3 слова "главное юридическое управление Губернатора и Правительства края" заменить словами "министерство юстиции края";
2.5.В разделе 5:
2.5.1.В пункте 5.1:
1) в подпункте 2 подпункта 5.1.2 после слов "Инструкции по делопроизводству" дополнить словами ", Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства края";
2) в абзаце седьмом подпункта 5.1.4 последнее предложение исключить;
3) подпункт 5.1.8 изложить в следующей редакции:
"5.1.8. Порядок согласования проектов актов Губернатора края, Правительства края осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства края.";
4) подпункт 5.1.9 признать утратившим силу;
5) подпункт 5.1.10 изложить в следующей редакции:
"5.1.10. Порядок расположения должностей руководителей в листе согласования осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства края.";
6) подпункт 5.1.12 изложить в следующей редакции:
"5.1.12. В указателях рассылки актов Губернатора края, Правительства края, изменяющих или дополняющих ранее принятые акты, исполнитель должен указать те органы и организации, которым посылались ранее принятые акты, или их правопреемников.
Если акты Губернатора края, Правительства края должны быть направлены организациям, не указанным в утвержденных указателях рассылки, то исполнитель должен дополнительно внести в указатель рассылки наименования этих организаций и их почтовые адреса.
Порядок составления указателя рассылки актов Губернатора края, Правительства края осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства края.".
2.5.2.В пункте 5.3:
1) в подпункте 5.3.3 слова "в подпункте 5.1.9 пункта 5.1 настоящей Инструкции по делопроизводству" заменить словами "Инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства края";
2) в подпункте 5.3.5 слова "пунктами 5.1, 5.2 настоящей Инструкции по делопроизводству" заменить словами "требованиями Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства края".
2.6.В разделе 6:
2.6.1.Абзац третий изложить в следующей редакции:
"При подготовке документов от имени Губернатора края, Правительства края органы исполнительной власти края, которым дано соответствующее поручение, руководствуются Регламентом Правительства края, Инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства края. Издание нормативных правовых актов органов исполнительной власти края в виде писем и телеграмм не допускается.".
2.6.2.В абзаце четвертом слова "управлением по делам архивов Правительства края" заменить словами "органом исполнительной власти края, уполномоченным в области архивного дела".
2.6.3.В абзаце пятом слова "с использованием гербового бланка документа" исключить.
2.6.4.В пункте 6.1:
1) в подпункте 6.1.8 слова "при установке данного функционала в органе исполнительной власти края" исключить;
2) в подпункте 6.1.11 слова ", при установке данного функционала в органе исполнительной власти края" исключить;
3) в подпунктах 6.1.12 - 6.1.14 после слова "(распоряжения)" дополнить словами "с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения".
2.6.5.После абзаца третьего подпункта 6.3.6 пункта 6.3 слова:
"или заседания коллегии управления по делам архивов"
исключить.
2.6.6.В пункте 6.4:
1) подпункт 6.4.4 признать утратившим силу;
2) подпункт 6.4.9 изложить в следующей редакции:
"6.4.9. Отметка о приложении оформляется в соответствии с пунктом 17 приложения N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.".
2.7.В пункте 7.1 раздела 7 слова ", Административного регламента предоставления государственной услуги по рассмотрению обращений граждан в Правительстве края" исключить.
2.8.В разделе 8:
2.8.1.Абзац второй подпункта 8.1.4 пункта 8.1 изложить в следующей редакции:
"Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем органа исполнительной власти края в соответствии с утвержденным перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, по согласованию с органом исполнительной власти края, уполномоченным в области архивного дела.".
2.8.2.В абзаце втором подпункта 8.2.1 пункта 8.2 после слова "связи" дополнить словами ", в том числе с использованием системы электронного документооборота Правительства края и межведомственного электронного документооборота,".
2.8.3.В пункте 8.3:
1) подпункт 8.3.11 изложить в следующей редакции:
"8.3.11. Прием и регистрация поступающих служебных писем в системе электронного документооборота включают:
- определение необходимости регистрации;
- проверку правильности адресования (доставки);
- проверку правильности выбора типа проекта и электронного шаблона документа;
- проверку подлинности электронной подписи;
- проверку оформления реквизитов служебного письма;
- проверку наличия сопроводительного письма, а также всех указанных в тексте приложений;
- проверку правильности заполнения полей регистрационной карточки;
- проверку наличия логических связей между отдельными документами, составляющими единый комплекс;
- проверку электронной базы данных на наличие повторного обращения;
- автоматическое формирование порядкового (регистрационного) номера в электронной регистрационной карточке;
- формирование электронной регистрационной карточки путем заполнения ее полей;
- применение технологии сканирования и прикрепление электронной копии служебного письма к электронной регистрационной карточке;
- установление связей между отдельными документами при наличии ссылок на документ;
- постановку документа на контроль.
Служебные письма одинакового содержания, но направляемые нескольким адресатам, регистрируются одним исходящим номером.
В системе электронного документооборота фиксируются дата, время приема на регистрацию электронного служебного письма, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование участника системы электронного документооборота).";
2) дополнить подпунктами 8.3.15 - 8.3.17 следующего содержания:
"8.3.15. Оригинал документа на бумажном носителе с оформленными указаниями по исполнению передается основному исполнителю. Одновременно основному исполнителю посредством системы электронного документооборота пересылается электронная регистрационная карточка с электронным образом служебного письма. Соисполнителям направляются электронные регистрационные карточки с прикрепленными к ним электронными копиями писем без дублирования на бумажном носителе.
8.3.16. Исполнителям резолюций, не являющимся участниками системы электронного документооборота, службой делопроизводства направляются бумажные копии документа и регистрационные карточки с резолюциями.
8.3.17. Служебные письма с резолюциями "Для сведения" или "Для ознакомления" передаются на ознакомление в системе электронного документооборота. Отметка об ознакомлении с документом, дата ознакомления автоматически формируются в системе электронного документооборота.".
2.8.4.В пункте 8.4:
1) в подпункте 8.4.5:
- абзац четвертый изложить в следующей редакции:
"- создание электронной копии документа и прикрепление ее к электронной регистрационной карточке документа;";
- абзац пятый признать утратившим силу;
2) дополнить пунктом 8.4.5[1] следующего содержания:
"8.4.5[1]. Регистрация отправляемых служебных писем в системе электронного документооборота включает:
- определение необходимости регистрации;
- проверку правильности заполнения полей электронной регистрационной карточки и наличия прикрепленного файла (документа), созданных исполнителем;
- проверку правильности адресования;
- проверку правильности выбора типа проекта и электронного шаблона документа;
- проверку подлинности электронной подписи;
- проверку оформления реквизитов служебного письма;
- проверку логических связей между отдельными документами, составляющими единый комплекс документов;
- автоматическое формирование порядкового (регистрационного) номера в электронной регистрационной карточке;
- проставление регистрационного номера.".
2.8.5.В пункте 8.5:
1) подпункт 8.5.4 изложить в следующей редакции:
"8.5.4. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой делопроизводства в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи; документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, - в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи.";
2) подпункт 8.5.9 изложить в следующей редакции:
"8.5.9. При передаче документов в системе электронного документооборота электронные документы подписываются электронной подписью. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью в системе электронного документооборота, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, определены в соответствии с действующим законодательством.";
3) подпункт 8.5.11 изложить в следующей редакции:
"8.5.11. Электронная копия документа, оригинал которого направляется на бумажном носителе не участникам системы электронного документооборота с собственноручной подписью должностного лица, может быть подписана в системе электронного документооборота простой электронной подписью данного должностного лица или простой электронной подписью исполнителя документа, заверяющей факт подписания оригинала этого документа на бумажном носителе.";
4) подпункты 8.5.12, 8.5.14 признать утратившими силу.
2.8.6.В подпункте 8.8.1 пункта 8.8 слова "управлением по делам архивов Правительства края" заменить словами "органом исполнительной власти края, уполномоченным в области архивного дела".
2.9.В разделе 9:
2.9.1.Пункты 9.1 - 9.3 изложить в следующей редакции:
"9.1. Контроль за исполнением документов и поручений руководителей в системе электронного документооборота включает: постановку документа на контроль (с указанием вида контроля, ответственного исполнителя, сроков исполнения), регулирование хода исполнения, внесение данных о выполнении документа, просмотр документов, по которым сроки исполнения просрочены, снятие исполненного документа с контроля, учет, обобщение и анализ результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
9.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения в установленный срок или по резолюции руководителя.
При постановке на контроль документа, поступившего на бумажном носителе, в правой части верхнего поля документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".
9.3.Контроль за исполнением документов осуществляется структурным подразделением органа исполнительной власти края либо сотрудником, ответственным за соблюдение сроков исполнения контрольных документов, с включением в его должностной регламент, должностную инструкцию функций контроля за исполнением документов.
В течение срока исполнения документа в структурных подразделениях органа исполнительной власти края сотрудником, ответственным за соблюдение сроков исполнения документов, должны осуществляться предварительные проверки и регулирование хода исполнения документа. Ответственность за правильность, своевременность и достоверность представленной информации несут исполнители.
В случае если в резолюции указано несколько исполнителей, основным исполнителем считается исполнитель, указанный в резолюции первым, либо в отношении которого сделана соответствующая отметка. Соисполнители представляют основному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа, за исключением случаев установления основным исполнителем иных сроков представления информации.
Контроль за ходом исполнения нормативных правовых актов Губернатора и Правительства края осуществляет главное контрольное управление Губернатора и Правительства края.".
2.9.2.В пункте 9.4:
1) абзац первый изложить в следующей редакции:
"9.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: для внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа; документов, поступивших из территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти края, органов местного самоуправления, организаций, и обращений граждан - с даты их регистрации в органе исполнительной власти края.";
2) абзацы четвертый - четырнадцатый изложить в следующей редакции:
"- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения с пометкой "Весьма срочно" - в двухдневный срок;
- без указания конкретной даты исполнения с пометкой "Срочно" - в трехдневный срок;
- без указания конкретной даты исполнения с пометкой "Оперативно", "В кратчайшие сроки" - в 10-дневный срок;
- по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 30 дней со дня регистрации;
- иные документы - в течение 30 дней со дня их регистрации.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в системе электронного документооборота.".
2.9.3.Пункт 9.5 изложить в следующей редакции:
"9.5. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя органа исполнительной власти края, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения срока исполнения документа.
В случае согласования руководителем продления срока исполнения контрольного документа ответственный исполнитель до истечения срока исполнения документа направляет в организацию - автору документа мотивированный промежуточный ответ о продлении срока исполнения документа.
Продление срока исполнения поручения Губернатора края, Председателя Правительства края допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае руководитель органа исполнительной власти края представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. В индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе исполнительной власти края необходимо указать конкретный срок с даты подписания поручения, в течение которого должны быть представлены такие предложения.
В случае если в ходе исполнения поручения или указания Губернатора края возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный срок, исполнитель за семь рабочих дней до истечения срока исполнения поручения или указания Губернатора края направляет на имя Губернатора края служебную записку о продлении срока исполнения поручения или указания, содержащую информацию о состоянии выполнения поручения или указания, причинах нарушения сроков выполнения, мерах дисциплинарного воздействия, примененных к лицам, виновным в ненадлежащем выполнении поручения или указания Губернатора края, и мотивированные предложения о продлении срока исполнения поручения или указания Губернатора края. Продление срока исполнения поручения или указания Губернатора края допускается по решению Губернатора края.
Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ответственного за делопроизводство для внесения изменений в систему электронного документооборота (новый срок, дата изменения, подпись).
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящий орган или организация - автор документа.".
2.9.4.Дополнить пунктом 9.7[1] следующего содержания:
"9.7[1]. К служебной записке о продлении срока исполнения документа исполнитель в обязательном порядке прикладывает документ (копию документа с резолюцией), в отношении которого дано поручение. В системе электронного документооборота служебная записка в адрес руководителя или промежуточный ответ на письмо-запрос создается с указанием взаимосвязи с электронной карточкой письма-запроса.".
2.9.5.Пункт 9.8 изложить в следующей редакции:
"9.8. Снятие документов с контроля осуществляется на основании представленных материалов или информации в системе электронного документооборота, подтверждающих исполнение документа и направление ответов заинтересованным организациям и лицам, если руководителем не дано дополнительных поручений по исполнению документа и материалы не возвращены на доработку.
Если подготовленный исполнителем документ является ответом на поступивший документ, то исполнителем в обязательном порядке в системе электронного документооборота делается связь с документом-запросом.
Исполнитель документа в качестве отчета об исполнении документа в течение одного рабочего дня с момента его исполнения представляет в системе электронного документооборота документ по исполнению и комментарий об исполнении документа со ссылкой на номер документа-ответа.
В случае поступления документов, для исполнения которых не требуется создание официального ответа на запрос, основанием для снятия с контроля будет являться отчет об исполнении с представлением подтверждения об отправке.
Снятие документа с контроля оформляется в электронной карточке отметкой о его исполнении и направлении в дело на основании проставленной руководителем или уполномоченным лицом пометки "В дело", даты и подписи на ответе, распечатанном на бумажном носителе.
Датой исполнения документа считается дата регистрации документа-ответа в системе электронного документооборота.".
2.10.В разделе 10:
2.10.1.Подпункт 10.1.5 пункта 10.1 изложить в следующей редакции:
"10.1.5. Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы делопроизводства, согласовывается экспертной комиссией органа исполнительной власти края и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем органа исполнительной власти края. Не реже одного раза в 5 лет сводная номенклатура дел представляется для рассмотрения научным экспертно-методическим советом государственного архива края с последующим представлением (при необходимости) на ЭПМК органа исполнительной власти края, уполномоченного в области архивного дела для согласования.".
2.10.2.В абзаце четвертом пункта 10.2 слова "(томов, частей)" исключить.
2.10.3.В пункте 10.4 слово "(томов)" исключить.
2.11.В разделе 11:
2.11.1.Абзац четвертый пункта 11.4 изложить в следующей редакции:
"- группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в органе исполнительной власти края; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период созыва; документы образовательных организаций, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона; дела фильмов, рукописей, истории болезней;".
2.11.2.Абзацы тринадцатый, четырнадцатый пункта 11.5 изложить в следующей редакции:
"Документы, не имеющие отношения к характеристике государственного служащего, группируются отдельно от личных дел. Личные дела ведутся в течение нескольких лет и после увольнения государственного служащего и внесения в личное дело соответствующих записей в дополнение к анкете сдаются на хранение в архив органа исполнительной власти края.
Лицевые счета работников, расчетно-платежные ведомости по начислению и выдаче заработной платы группируются в самостоятельные дела в пределах года.
Переписка с органами государственной власти может группироваться по конкретным вопросам.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы органа исполнительной власти края, а также все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам:
- предложения и заявления граждан об улучшении работы органа исполнительной власти края, а также документы по их рассмотрению, срок хранения - постоянно;
- заявления и жалобы граждан по личным вопросам, а также документы по их рассмотрению, срок хранения - 5 лет ЭПК.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.".
2.12.В разделе 12:
2.12.1.В пункте 12.1:
1) абзац шестой изложить в следующей редакции:
"Документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив органа исполнительной власти края не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.";
2) дополнить абзацами следующего содержания:
"Документы по личному составу государственных гражданских служащих, уволенных с государственной гражданской службы, передаются в архив органа исполнительной власти края по истечении 10 лет со дня увольнения.
Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях органа исполнительной власти края и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
В исключительных случаях по решению руководителя органа исполнительной власти края дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив органа исполнительной власти края по описям дел, документов или по номенклатуре дел.".
2.12.2.Пункт 12.2 изложить в следующей редакции:
"12.2. Документы выдаются из архивохранилища на основании письменного разрешения руководителя архива органа исполнительной власти края или его заместителя, руководителя структурного подразделения органа исполнительной власти края:
работникам структурных подразделений органа исполнительной власти края;
судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации;
иным пользователям по письменному заявлению.
Документы выдаются из архивохранилищ на срок, не превышающий:
одного месяца, - для использования работниками органа исполнительной власти края и иными пользователями;
шести месяцев, - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.
Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя органа исполнительной власти края на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов.".
2.12.3.Дополнить пунктами 12.2[1] - 12.2[3] следующего содержания:
"12.2[1]. Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел и оформляется:
заказом (служебной запиской) на выдачу дел;
актом о выдаче дел во временное пользование - при выдаче в сторонние организации (приложение N 17).
При транспортировке дел на любые расстояния обеспечиваются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды.
12.2[2]. Выдачу документов на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.
Вместо выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов должна размещаться карта-заместитель дела (приложение N 18). При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве органа исполнительной власти края до минования надобности.
Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела (приложение N 15) и лист использования документов (приложение N 19).
Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:
выемку архивных документов;
сверку архивного шифра и заголовков с описью дел, документов;
проверку физического состояния дела.
Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. При необходимости заверения копий электронных документов используется электронная подпись руководителя органа исполнительной власти края или уполномоченного им должностного лица или производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке.
12.2[3]. Документы из архивохранилища, как правило, не выдаются:
при наличии фонда пользования;
находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии.".
2.12.4.Пункты 12.4, 12.5 признать утратившими силу.
2.13.В разделе 13:
2.13.1.В пункте 13.1:
1) подпункт 13.1.1 дополнить предложением следующего содержания: "Экспертизе ценности подлежат все документы органа исполнительной власти края независимо от видов носителей и способов записи.";
2) в подпункте 13.1.4 второе предложение исключить;
3) подпункты 13.1.13 - 13.1.15 изложить в следующей редакции:
"13.1.13. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложения N 20 - 22) в двух экземплярах и представляются в архив органа исполнительной власти края не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения; временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.
13.1.14. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы: порядковый номер дела по описи дел; индекс дела; заголовок дела; крайние даты дела; количество листов в деле; срок хранения дела (для описей дел по личному составу).
13.1.15. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под порядковым номером ;
графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, об особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.";
4) подпункт 13.1.17 изложить в следующей редакции:
"13.1.17. Опись дел структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и ЭК структурного подразделения.";
5) дополнить подпунктом 13.1.18[1] следующего содержания:
"13.1.18[1]. Сводные описи дел, документов органа исполнительной власти края состоят из годовых разделов, составляемых на основе переданных в архив органа исполнительной власти края описей дел его структурных подразделений за определенные годы и систематизированных в пределах каждого года в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти края на этот год.
Описи дел, документов составляются по установленной форме (приложения N 23 - 25) и состоят из описательных статей единиц хранения, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.
Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения; индекс единицы хранения (по номенклатуре дел); заголовок единицы хранения, включающий указание на наличие копий, если в ней хранятся копии документов; крайние даты единицы хранения; срок хранения (для описей дел, документов временного хранения); количество листов в единице хранения. Заголовок дела может быть дополнен аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения.";
6) в подпункте 13.1.19 слова:
- "приложение N 19" заменить словами "приложение N 26";
- слова "управления по делам архивов Правительства края" заменить словами "органа исполнительной власти края, уполномоченного в области архивного дела,";
7) дополнить подпунктом 13.1.21 следующего содержания:
"13.1.21. Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 26).".
2.13.2.В пункте 13.2:
1) в подпункте 13.2.2 после слова "края" дополнить словами "не ранее чем через один год и";
2) в третьем предложении подпункта 13.2.6 после слов "принятых дел," дополнить словами "номера отсутствующих дел,";
3) в подпункте 13.2.8:
- в первом предложении слова "(приложение N 20)" исключить;
- дополнить предложением следующего содержания: "Структура исторической справки приведена в приложении N 27.";
4) подпункт 13.2.9 изложить в следующей редакции:
"13.2.9. Передача электронных документов для хранения в архив органа исполнительной власти края, являющегося источником комплектования государственного архива, осуществляется в формате PDF/A.";
5) дополнить подпунктами 13.2.10, 13.2.11 следующего содержания:
"13.2.10. В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на хранении в архиве органа исполнительной власти края, должно производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды в органе исполнительной власти края и в архиве органа исполнительной власти края, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы.
В процессе хранения электронных документов в архиве органа исполнительной власти края не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.
В случае если при осуществлении технического контроля установлены изменения физического состояния носителей электронных документов, архив органа исполнительной власти края по решению руководителя органа исполнительной власти края должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители.
При изменении форматов в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов архив органа исполнительной власти края по решению руководителя органа исполнительной власти края должен проводить работу по перезаписи электронных документов в новые форматы.
При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах.
Электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и/или на новые носители, должны отвечать требованиям, установленным пунктом 13.2.9 настоящего раздела.
13.2.11. Для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях в архиве создается фонд пользования электронных документов.
Передача электронных документов в архив органа исполнительной власти края производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.
При передаче электронных документов в архив органа исполнительной власти края выполняются следующие основные процедуры работы с документами:
формирование в информационной системе органа исполнительной власти края электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;
формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;
проверка архивом органа исполнительной власти края электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;
проверка воспроизводимости электронных документов;
проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив органа исполнительной власти края на физически обособленных материальных носителях);
проверка подлинности электронной подписи, которой подписан электронный документ.
Прием электронных документов в архив органа исполнительной власти края по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя органа исполнительной власти края или уполномоченного им должностного лица.
После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформленные в архиве.
На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указывается:
наименование органа исполнительной власти края (полное, сокращенное);
номер фонда;
номер описи электронных дел, документов;
номер дела по описи;
отметка о статусе экземпляра электронных документов: "Осн." (основной) или "Раб." (рабочий);
крайние даты документов электронного дела;
при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.
Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.".
2.14.Дополнить разделом 14 следующего содержания:
"14. Передача документов на хранение в государственный архив
14.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в органах исполнительной власти края - источниках комплектования государственных архивов, по истечении сроков их временного хранения в архиве органа исполнительной власти края передаются на постоянное хранение в государственный архив края.
14.2. Документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.
14.3. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов исполнительной власти края, передающих документы.
14.4. Передача документов постоянного хранения в государственный архив края осуществляется в соответствии с планом, утвержденным генеральным директором государственного архива края по согласованию с органом исполнительной власти края.
14.5. Документы передаются в государственный архив края по описям дел, документов постоянного срока хранения, утвержденным ЭПМК органа исполнительной власти края, уполномоченного в области архивного дела.
Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива края проводится проверка правильности описания и оформления дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами органа исполнительной власти края.
Передача дел проводится в государственном архиве края поединично. На всех четырех экземплярах описей дел, документов проставляются отметки о приеме дел.
При первой передаче документов в государственный архив края передается историческая справка к фонду. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.
14.6. Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение N 28), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном архиве края, другой - в передающем органе исполнительной власти края. Вместе с документами передается три экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью описи дел, документов и фактическим наличием передаваемых дел, в описи дел, документов оформляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел фиксируются в акте приема-передачи дел на постоянное хранение, причины отсутствия дел - в прилагаемой к акту приема-передачи справке, подготовленной органом исполнительной власти края.
Архив органа исполнительной власти края принимает меры по розыску дел. На отсутствующие документы и дела, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов (приложение N 29). Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.".
2.15.Приложения N 1 - 29 изложить в новой редакции согласно приложению N 1 к настоящему распоряжению.
3.Внести в распоряжение Губернатора Хабаровского края от 05 февраля 2015 г. N 30-р "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Хабаровского края" следующие изменения:
3.1.Пункт 2 признать утратившим силу.
3.2.В пункте 3:
1) слова "(Завьялова О.В.)" исключить;
2) слово "оказать" заменить словом "оказывать".
4.Внести в Примерную инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Хабаровского края, утвержденную распоряжением Губернатора Хабаровского края от 05 февраля 2015 г. N 30-р, следующие изменения:
4.1.В разделе 1:
4.1.1.Дополнить пунктом 1.1[1] следующего содержания:
"1.1[1]. Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
".
4.1.2.В абзаце втором пункта 1.2 слова "Система электронного документооборота (система автоматизированной обработки документов), применяемая в органе местного самоуправления, должна" заменить словами "Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые в органе местного самоуправления, должны".
4.1.3.Пункт 1.11 дополнить словами ", при увольнении или переводе по службе специалиста передача документов и дел осуществляется по акту".
4.4.Раздел 2 изложить в следующей редакции:
"2. Термины и определения
Для целей настоящей Инструкции по делопроизводству используются следующие термины и определения:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах местного самоуправления;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа местного самоуправления;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа местного самоуправления;
служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;
электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;
система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.
Иные понятия, используемые в Инструкции по делопроизводству, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации.".
4.5.В разделе 3:
4.5.1.В пункте 3.2:
1) абзац первый изложить в следующей редакции:
"3.2. Электронные шаблоны документов";
2) в абзацах третьем, четвертом слова "шаблонов электронных" заменить словами "электронных шаблонов";
4) абзац пятый признать утратившим силу;
5) в абзаце шестом слова "оттиск печати" заменить словом "печать".
4.5.2.Пункт 3.3 изложить в следующей редакции:
"3.3. Оформление реквизитов документов
Документы, создаваемые органом местного самоуправления, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности в органах местного самоуправления, являются:
1) герб Хабаровского края, герб муниципального образования;
2) наименование органа местного самоуправления; наименование структурного подразделения органа местного самоуправления;
3) наименование должности;
4) справочные данные об органе местного самоуправления;
5) наименование вида документа;
6) дата документа;
7) регистрационный номер документа;
8) ссылка на регистрационный номер и дата входящего документа;
9) место составления (издания) документа;
10) гриф ограничения доступа к документу;
11) адресат;
12) гриф утверждения документа;
13) указания по исполнению документа (резолюция);
14) заголовок к тексту;
15) текст документа;
16) отметка о контроле;
17) отметка о приложении;
18) подпись;
19) отметка об электронной подписи;
20) гриф согласования документа;
21) виза;
22) печать;
23) отметка о заверении копии;
24) отметка об исполнителе;
25) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
26) отметка о поступлении документа;
27) ссылка на документ.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в орган местного самоуправления, отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и другие.
При подготовке раздела индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе местного самоуправления, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, рекомендуется основываться на Правилах оформления реквизитов документов в соответствии с приложением N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.".
4.6.В разделе 5:
4.6.1.В пункте 5.1:
1) абзац второй подпункта 5.1.2 дополнить словами ", положительное экспертное заключение об оценке регулирующего воздействия проекта правового акта представительного органа муниципального образования";
2) абзац четвертый подпункта 5.1.5 изложить в следующей редакции:
"- наименование вида документа - РЕШЕНИЕ;".
4.6.2.Абзац четвертый подпункта 5.2.13 изложить в следующей редакции:
"- наименование вида документа - ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ;".
4.6.3.В подпункте 5.3.6 пункта 5.3 слова "электронного образа" заменить словами "электронной копии".
4.7.Подпункт 6.3.10 пункта 6.3 раздела 6 изложить в следующей редакции:
"6.3.10. Отметка о приложении оформляется в соответствии с пунктом 17 приложения N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.".
4.8.В разделе 8:
4.8.1.В пункте 8.1:
1) подпункт 8.1.5 дополнить абзацем следующего содержания:
"Электронная копия документа, оригинал которого направляется на бумажном носителе не участникам системы электронного документооборота с собственноручной подписью должностного лица, может быть подписана в системе электронного документооборота простой электронной подписью данного должностного лица или простой электронной подписью исполнителя документа, заверяющей факт подписания оригинала этого документа на бумажном носителе.";
2) подпункт 8.1.6 изложить в следующей редакции:
"8.1.6. При передаче электронных документов организациям, не являющимся участниками системы электронного документооборота, посредством системы межведомственного электронного документооборота или других электронных каналов связи, документы заверяются усиленной электронной подписью должностного лица, кроме случаев, когда иное не установлено в регламентах и соглашениях, заключенных между участниками информационного взаимодействия.";
3) подпункт 8.1.7 признать утратившим силу.
4.8.2.Подпункт 8.3.12 пункта 8.3 изложить в следующей редакции:
"8.3.12. Прием и регистрация поступающих служебных писем в системе электронного документооборота включают:
- определение необходимости регистрации;
- проверку правильности адресования (доставки);
- проверку правильности выбора типа проекта и электронного шаблона документа;
- проверку подлинности электронной подписи;
- проверку оформления реквизитов служебного письма;
- проверку наличия сопроводительного письма, а также всех указанных в тексте приложений;
- проверку правильности заполнения полей регистрационной карточки и наличия файла документа, созданных исполнителем;
- проверку наличия логических связей между отдельными документами, составляющими единый комплекс;
- проверку электронной базы данных на наличие повторного обращения;
- автоматическое формирование порядкового (регистрационного) номера в электронной регистрационно-контрольной карточке;
- формирование электронной регистрационной карточки путем заполнения ее полей;
- применение технологии сканирования и прикрепление электронной копии служебного письма к электронной регистрационной карточке;
- установление связей между отдельными документами при наличии ссылок на документ;
- постановку документа на контроль.
Служебные письма одинакового содержания, но направляемые нескольким адресатам, регистрируются одним входящим номером.".
4.8.3.В абзаце пятом подпункта 8.4.5 пункта 8.4 слова "шаблона электронного" заменить словами "электронного шаблона".
4.8.4.Подпункт 8.6.4 пункта 8.6 изложить в следующей редакции:
"8.6.4. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой делопроизводства в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи; документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, - в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи.".
4.9.В разделе 9:
4.9.1.Пункт 9.3 дополнить абзацами следующего содержания:
"В течение срока исполнения документа в структурных подразделениях органов местного самоуправления должны осуществляться предварительные проверки и регулирование хода исполнения документа. Ответственность за правильность, своевременность и достоверность представленной информации несут исполнители.
В случае если в резолюции указано несколько исполнителей, основным исполнителем считается исполнитель, указанный в резолюции первым, либо в отношении которого сделана соответствующая отметка. Соисполнители представляют основному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа, за исключением случаев установления основным исполнителем иных сроков представления информации.".
4.9.2.Пункт 9.5 изложить в следующей редакции:
"9.5. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя органа местного самоуправления, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения срока исполнения документа.
Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
Продление срока исполнения поручения Губернатора края, Правительства края допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае руководитель органа местного самоуправления представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. В индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе местного самоуправления необходимо указать конкретный срок с даты подписания поручения, в течение которого должны быть представлены такие предложения.
В случае если в ходе исполнения поручения или указания Губернатора края возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный срок, исполнитель за семь рабочих дней до истечения срока исполнения поручения или указания Губернатора края направляет на имя Губернатора края служебную записку о продлении срока исполнения поручения или указания, содержащую информацию о состоянии выполнения поручения или указания, причинах нарушения сроков выполнения, мерах дисциплинарного воздействия, примененных к лицам, виновным в ненадлежащем выполнении поручения или указания Губернатора края, и мотивированные предложения о продлении срока исполнения поручения или указания Губернатора края. Продление срока исполнения поручения или указания Губернатора края допускается по решению Губернатора края.
В случае согласования руководителем продления срока исполнения контрольного документа ответственный исполнитель до истечения срока исполнения документа направляет в организацию - автору документа мотивированный промежуточный ответ о продлении срока исполнения документа.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ответственного за делопроизводство для внесения изменений в систему электронного документооборота (новый срок, дата изменения, подпись).
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящий орган или организация - автор документа.".
4.9.3.Дополнить пунктом 9.7[1] следующего содержания:
"9.7[1]. К служебной записке о продлении срока исполнения документа исполнитель в обязательном порядке прикладывает документ (копию документа с резолюцией), в отношении которого дано поручение. В системе электронного документооборота служебная записка в адрес руководителя или промежуточный ответ на письмо-запрос создается с указанием взаимосвязи с электронной карточкой письма-запроса.".
4.9.4.Пункт 9.8 изложить в следующей редакции:
"9.8. Снятие документов с контроля осуществляется на основании представленных материалов или информации в системе электронного документооборота, подтверждающих исполнение документа и направление ответов заинтересованным организациям и лицам, если руководителем не дано дополнительных поручений по исполнению документа и материалы не возвращены на доработку.
Если подготовленный исполнителем документ является ответом на поступивший документ, то исполнителем в обязательном порядке в системе электронного документооборота делается связь с документом-запросом.
Исполнитель документа в качестве отчета об исполнении документа в течение одного рабочего дня с момента его исполнения представляет в системе электронного документооборота документ по исполнению и комментарий об исполнении документа со ссылкой на номер документа-ответа.
В случае поступления документов, для исполнения которых не требуется создание официального ответа на запрос, основанием для снятия с контроля будет являться отчет об исполнении с представлением подтверждения об отправке.
Снятие документа с контроля оформляется в электронной карточке отметкой о его исполнении и направлении в дело на основании проставленной руководителем или уполномоченным лицом пометки "В дело", даты и подписи на ответе, распечатанном на бумажном носителе.
Датой исполнения документа считается дата регистрации документа-ответа в системе электронного документооборота.".
4.10.В разделе 11:
4.10.1.В абзаце четвертом пункта 11.14 слова "(томов, частей)" исключить.
4.10.2.В пункте 11.16 слово "(томов)" исключить.
4.11.Абзац третий пункта 12.4 раздела 12 изложить в следующей редакции:
"- группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в органе местного самоуправления; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период созыва; документы образовательных организаций, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона; дела фильмов, рукописей;".
4.12.В разделе 13:
4.12.1.В пункте 13.1:
1) абзац шестой изложить в следующей редакции:
"Документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив органа местного самоуправления не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.";
2) дополнить абзацами следующего содержания:
"Документы по личному составу муниципальных служащих, уволенных с муниципальной службы, передаются в архив органа местного самоуправления по истечении 10 лет со дня увольнения.
Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях органа местного самоуправления и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
В исключительных случаях по решению руководителя органа местного самоуправления дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив органа местного самоуправления по описям дел, документов или по номенклатуре дел.".
4.12.2.Пункт 13.2 изложить в следующей редакции:
"13.2. Документы выдаются из архивохранилища на основании письменного разрешения руководителя архива органа местного самоуправления или его заместителя, руководителя структурного подразделения органа местного самоуправления:
работникам структурных подразделений органа местного самоуправления;
судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации;
иным пользователям по письменному заявлению.
Документы выдаются из архивохранилищ на срок, не превышающий:
одного месяца, - для использования работниками органа местного самоуправления и иными пользователями;
шести месяцев, - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.
Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя органа местного самоуправления на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов.".
4.12.3.Дополнить пунктами 13.2[1] - 13.2[3] следующего содержания:
"13.2[1]. Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел и оформляется:
заказом (служебной запиской) на выдачу дел;
актом о выдаче дел во временное пользование - при выдаче в сторонние организации (приложение N 19).
При транспортировке дел на любые расстояния обеспечиваются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды.
13.2[2]. Выдачу документов на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.
Вместо выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов должна размещаться карта-заместитель дела (приложение N 20). При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве органа местного самоуправления до минования надобности.
Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела (приложение N 17) и лист использования документов (приложение N 21).
Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:
выемку архивных документов;
сверку архивного шифра и заголовков с описью дел, документов;
проверку физического состояния дела.
Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. При необходимости заверения копий электронных документов используется электронная подпись руководителя органа местного самоуправления или уполномоченного им должностного лица или производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке.
13.2[3]. Документы из архивохранилища, как правило, не выдаются:
при наличии фонда пользования;
находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии.".
4.12.4.Пункты 13.4, 13.5 признать утратившими силу.
4.13.В разделе 14:
4.13.1.В пункте 14.1:
1) подпункт 14.1.1 дополнить предложением следующего содержания: "Экспертизе ценности подлежат все документы органа местного самоуправления независимо от видов носителей и способов записи.";
2) второе предложение подпункта 14.1.4 исключить;
3) подпункты 14.1.13 - 14.1.15 изложить в следующей редакции:
"14.1.13. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложения N 22 - 24) в двух экземплярах и представляются в архив органа местного самоуправления не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения; временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.
При первичной передаче документов на постоянное хранение описи дел должны иметь титульный лист, историческую справку, предисловие, список сокращенных слов.
4.1.14. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы: порядковый номер дела по описи дел; индекс дела; заголовок дела; крайние даты дела; количество листов в деле; срок хранения дела (для описей дел по личному составу).
14.1.15. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под порядковым номером ;
графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, об особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.";
4) подпункт 14.1.17 изложить в следующей редакции:
"14.1.17. Опись дел структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и ЭК структурного подразделения.";
5) дополнить подпунктом 14.1.18[1] следующего содержания:
"14.1.18[1]. Сводные описи дел, документов органа местного самоуправления состоят из годовых разделов, составляемых на основе переданных в архив органа местного самоуправления описей дел его структурных подразделений за определенные годы и систематизированных в пределах каждого года в соответствии с утвержденной структурой органа местного самоуправления на этот год.
Описи дел, документов составляются по установленной форме (приложения N 25 - 27) и состоят из описательных статей единиц хранения, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.
Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения; индекс единицы хранения (по номенклатуре дел); заголовок единицы хранения, включающий указание на наличие копий, если в ней хранятся копии документов; крайние даты единицы хранения; срок хранения (для описей дел, документов временного хранения); количество листов в единице хранения. Заголовок дела может быть дополнен аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения.";
6) в подпункте 14.1.19:
- цифры "21" заменить цифрами "28";
- дополнить абзацем следующего содержания:
"Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов (приложение N 28).".
4.13.2.В пункте 14.2:
1) подпункт 14.2.2 после слова "самоуправления" дополнить словами "не ранее чем через один год и";
2) в подпункте 14.2.8:
- в первом предложении слова "(приложение N 22)" исключить;
- дополнить предложением следующего содержания: "Структура исторической справки приведена в приложении N 29.";
3) подпункт 14.2.9 изложить в следующей редакции:
"14.2.9. Передача электронных документов для хранения в архив органа местного самоуправления, являющегося источником комплектования муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A.";
4) дополнить пунктами 14.2.10, 14.2.11 следующего содержания:
"14.2.10. В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на хранении в архиве органа местного самоуправления, должно производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды в органе местного самоуправления и в архиве органа местного самоуправления, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы.
В процессе хранения электронных документов в архиве органа местного самоуправления не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.
В случае если при осуществлении технического контроля установлены изменения физического состояния носителей электронных документов, архив органа местного самоуправления по решению руководителя органа местного самоуправления должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители.
При изменении форматов в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов архив органа местного самоуправления по решению руководителя органа местного самоуправления должен проводить работу по перезаписи электронных документов в новые форматы.
При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах.
Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и/или на новые носители, должны отвечать требованиям, установленным подпунктом 14.2.9 настоящего раздела.
14.2.11. Для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях в архиве создается фонд пользования электронных документов.
Передача электронных документов в архив органа местного самоуправления производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.
При передаче электронных документов в архив органа местного самоуправления выполняются следующие основные процедуры работы с документами:
формирование в информационной системе органа местного самоуправления электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;
формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;
проверка архивом органа местного самоуправления электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;
проверка воспроизводимости электронных документов;
проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив органа местного самоуправления на физически обособленных материальных носителях);
проверка подлинности электронной подписи, которой подписан электронный документ.
Прием электронных документов в архив органа местного самоуправления по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя органа местного самоуправления или уполномоченного им должностного лица.
После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформленные в архиве.
На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указывается:
наименование органа местного самоуправления (полное, сокращенное);
номер фонда;
номер описи электронных дел, документов;
номер дела по описи;
отметка о статусе экземпляра электронных документов: "Осн." (основной) или "Раб." (рабочий);
крайние даты документов электронного дела;
при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.
Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.".
4.13.3.Дополнить разделом 15 следующего содержания:
"15. Передача документов на хранение в муниципальный архив
15.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в органах местного самоуправления - источниках комплектования муниципальных архивов, по истечении сроков их временного хранения в архиве органа местного самоуправления передаются на постоянное хранение в муниципальный архив края.
15.2. Документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.
15.3. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов местного самоуправления, передающих документы.
15.4. Передача документов постоянного хранения в муниципальный архив края осуществляется в соответствии с планом, утвержденным руководителем муниципального архива края по согласованию с органом местного самоуправления.
15.5. Документы передаются в муниципальный архив по описям дел, документов постоянного срока хранения, утвержденным ЭПМК органа исполнительной власти края, уполномоченного в области архивного дела.
Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем муниципального архива проводится проверка правильности описания и оформления дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами органа местного самоуправления.
Передача дел проводится в муниципальном архиве края поединично. На всех четырех экземплярах описей дел, документов проставляются отметки о приеме дел.
При первой передаче документов в муниципальный архив края передается историческая справка к фонду. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.
15.6. Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение N 30), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в муниципальном архиве края, другой - в передающем органе местного самоуправления. Вместе с документами передается три экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью описи дел, документов и фактическим наличием передаваемых дел, в описи дел, документов оформляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел фиксируются в акте приема-передачи дел на постоянное хранение, причины отсутствия дел - в прилагаемой к акту приема-передачи справке, подготовленной органом местного самоуправления.
Архив органа местного самоуправления принимает меры по розыску дел. На отсутствующие документы и дела, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов (приложение N 31). Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.".
4.13.4.Приложения N 4, 14 - 31 изложить в новой редакции согласно приложению N 2 к настоящему распоряжению.
5.Внести в пункт 2 распоряжения Губернатора Хабаровского края от 26 октября 2015 г. N 551-р "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления городских, сельских поселений Хабаровского края" следующие изменения:
5.1.Подпункт 2.1 признать утратившим силу.
5.2.В подпункте 2.2 слово "оказать" заменить словом "оказывать".
6.Внести в Примерную инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления городских, сельских поселений Хабаровского края, утвержденную распоряжением Губернатора Хабаровского края от 26 октября 2015 г. N 551-р, следующие изменения:
6.1.Дополнить пунктом 1.1[1] следующего содержания:
"1.1[1]. Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
".
6.2.Пункт 1.11 дополнить словами ", при увольнении или переводе по службе специалиста передача документов и дел осуществляется по акту".
6.3.Раздел 2 изложить в следующей редакции:
"2. Термины и определения
Для целей настоящей Инструкции по делопроизводству используются следующие термины и определения:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах местного самоуправления;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа местного самоуправления;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа местного самоуправления;
служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;
электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;
система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.
Иные понятия, используемые в Инструкции по делопроизводству, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации.".
6.4.В разделе 3:
6.4.1.В пункте 3.2:
1) абзац первый изложить в следующей редакции:
"3.2. Электронные шаблоны документов";
2) в абзаце третьем слово "бланка" заменить словом "документа";
3) в абзаце четвертом слово "бланков" заменить словом "документов";
4) в абзаце пятом слова "оттиск печати" заменить словом "печать".
6.4.2.Пункт 3.3 изложить в следующей редакции:
"3.3. Оформление реквизитов документов
Документы, создаваемые органом местного самоуправления, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности в органах местного самоуправления, являются:
1) герб Хабаровского края, герб муниципального образования;
2) наименование органа местного самоуправления;
3) наименование должности;
4) справочные данные об органе местного самоуправления;
5) наименование вида документа;
6) дата документа;
7) регистрационный номер документа;
8) ссылка на регистрационный номер и дата входящего документа;
9) место составления (издания) документа;
10) гриф ограничения доступа к документу;
11) адресат;
12) гриф утверждения документа;
13) указания по исполнению документа (резолюция);
14) заголовок к тексту;
15) текст документа;
16) отметка о контроле;
17) отметка о приложении;
18) подпись;
19) отметка об электронной подписи;
20) гриф согласования документа;
21) виза;
22) печать;
23) отметка о заверении копии;
24) отметка об исполнителе;
25) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
26) отметка о поступлении документа;
27) ссылка на документ.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и другие.
При подготовке раздела индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе местного самоуправления, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, рекомендуется руководствоваться Правилами оформления реквизитов документов в соответствии с приложением N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.".
6.5.В подпункте 5.3.6 пункта 5.3 раздела 5 слова "электронного образа" заменить словами "электронной копии".
6.6.Подпункт 6.3.10 пункта 6.3 раздела 6 изложить в следующей редакции:
"6.3.10. Отметка о приложении оформляется в соответствии с пунктом 17 приложения N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.".
6.7.В разделе 8:
6.7.1.В пункте 8.1:
1) подпункт 8.1.5 дополнить абзацем следующего содержания:
"Электронная копия документа, оригинал которого направляется на бумажном носителе не участникам системы электронного документооборота с собственноручной подписью должностного лица, может быть подписана в системе электронного документооборота простой электронной подписью данного должностного лица или простой электронной подписью исполнителя документа, заверяющей факт подписания оригинала этого документа на бумажном носителе.";
2) подпункт 8.1.6 изложить в следующей редакции:
"8.1.6. При передаче электронных документов организациям, не являющимся участниками системы электронного документооборота, посредством системы межведомственного электронного документооборота или других электронных каналов связи, документы заверяются усиленной электронной подписью должностного лица, кроме случаев, когда иное не установлено в регламентах и соглашениях, заключенных между участниками информационного взаимодействия.";
3) подпункт 8.1.7 признать утратившим силу.
6.7.2.Пункт 8.3.11 пункта 8.3 изложить в следующей редакции:
"8.3.11. Прием и регистрация поступающих служебных писем в системе электронного документооборота включают:
- определение необходимости регистрации;
- проверку правильности адресования (доставки);
- проверку правильности выбора типа проекта и электронного шаблона документа;
- проверку подлинности электронной подписи;
- проверку оформления реквизитов служебного письма;
- проверку наличия сопроводительного письма, а также всех указанных в тексте приложений;
- проверку правильности заполнения полей регистрационной карточки и наличия файла документа, созданных исполнителем;
- проверку наличия логических связей между отдельными документами, составляющими единый комплекс;
- проверку электронной базы данных на наличие повторного обращения;
- автоматическое формирование порядкового (регистрационного) номера в электронной регистрационно-контрольной карточке;
- формирование электронной регистрационной карточки путем заполнения ее полей;
- применение технологии сканирования и прикрепление электронной копии служебного письма к электронной регистрационной карточке;
- установление связей между отдельными документами при наличии ссылок на документ;
- постановку документа на контроль.
Служебные письма одинакового содержания, но направляемые нескольким адресатам регистрируются одним исходящим номером.".
6.7.3.В абзаце пятом подпункта 8.4.5 пункта 8.4 слова "шаблона электронного" заменить словами "электронного шаблона".
6.8.В разделе 9:
6.8.1.Пункт 9.3 дополнить абзацами следующего содержания:
"В течение срока исполнения документа в структурных подразделениях органов местного самоуправления городских, сельских поселений Хабаровского края должны осуществляться предварительные проверки и регулирование хода исполнения документа. Ответственность за правильность, своевременность и достоверность представленной информации несут исполнители.
В случае если в резолюции указано несколько исполнителей, основным исполнителем считается исполнитель, указанный в резолюции первым, либо в отношении которого сделана соответствующая отметка. Соисполнители представляют основному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа, за исключением случаев установления основным исполнителем иных сроков представления информации.".
6.8.2.Пункт 9.5 изложить в следующей редакции:
"9.5. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя органа местного самоуправления, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения срока исполнения документа.
Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
Продление срока исполнения поручения Губернатора края, Правительства края допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае руководитель органа местного самоуправления представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. В индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе местного самоуправления необходимо указать конкретный срок с даты подписания поручения, в течение которого должны быть представлены такие предложения.
В случае если в ходе исполнения поручения или указания Губернатора края возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный срок, исполнитель за семь рабочих дней до истечения срока исполнения поручения или указания Губернатора края направляет на имя Губернатора края служебную записку о продлении срока исполнения поручения или указания, содержащую информацию о состоянии выполнения поручения или указания, причинах нарушения сроков выполнения, мерах дисциплинарного воздействия, примененных к лицам, виновным в ненадлежащем выполнении поручения или указания Губернатора края, и мотивированные предложения о продлении срока исполнения поручения или указания Губернатора края. Продление срока исполнения поручения или указания Губернатора края допускается по решению Губернатора края.
В случае согласования руководителем продления срока исполнения контрольного документа ответственный исполнитель до истечения срока исполнения документа направляет в организацию - автору документа мотивированный промежуточный ответ о продлении срока исполнения документа.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ответственного за делопроизводство для внесения изменений в систему электронного документооборота (новый срок, дата изменения, подпись).
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящий орган или организация - автор документа.".
6.8.3.Дополнить пунктом 9.7[1] следующего содержания:
"9.7[1]. К служебной записке о продлении срока исполнения документа исполнитель в обязательном порядке прикладывает документ (копию документа с резолюцией), в отношении которого дано поручение. В системе электронного документооборота служебная записка в адрес руководителя или промежуточный ответ на письмо-запрос создается с указанием взаимосвязи с электронной карточкой письма-запроса.".
6.8.4.Пункт 9.8 изложить в следующей редакции:
"9.8. Снятие документов с контроля осуществляется на основании представленных материалов или информации в системе электронного документооборота, подтверждающих исполнение документа и направление ответов заинтересованным организациям и лицам, если руководителем не дано дополнительных поручений по исполнению документа и материалы не возвращены на доработку.
Если подготовленный исполнителем документ является ответом на поступивший документ, то исполнителем в обязательном порядке в системе электронного документооборота делается связь с документом-запросом.
Исполнитель документа в качестве отчета об исполнении документа в течение одного рабочего дня с момента его исполнения представляет в системе электронного документооборота документ по исполнению и комментарий об исполнении документа со ссылкой на номер документа-ответа.
В случае поступления документов, для исполнения которых не требуется создание официального ответа на запрос, основанием для снятия с контроля будет являться отчет об исполнении с представлением подтверждения об отправке.
Снятие документа с контроля оформляется в электронной карточке отметкой о его исполнении и направлении в дело на основании проставленной руководителем или уполномоченным лицом пометки "В дело", даты и подписи на ответе, распечатанном на бумажном носителе.
Датой исполнения документа считается дата регистрации документа-ответа в системе электронного документооборота.".
6.9.В разделе 11:
6.9.1.В абзаце четвертом пункта 11.14 слова "(томов, частей)" исключить.
6.9.2.В пункте 11.16 слово "(томов)" исключить.
6.10.Абзац третий пункта 12.4 раздела 12 изложить в следующей редакции:
"- группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период созыва; документы образовательных организаций, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона; дела фильмов, рукописей;".
6.11.В разделе 13:
6.11.1.В пункте 13.1:
1) абзац шестой изложить в следующей редакции:
"Документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив органа местного самоуправления не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.";
2) дополнить абзацами следующего содержания:
"Документы по личному составу муниципальных служащих, уволенных с муниципальной службы, передаются в архив органа местного самоуправления по истечении 10 лет со дня увольнения.
Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях органа местного самоуправления и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
В исключительных случаях по решению руководителя органа местного самоуправления дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив органа местного самоуправления по описям дел, документов или по номенклатуре дел.".
6.11.2.Пункт 13.2 изложить в следующей редакции:
"13.2. Документы выдаются из архивохранилища на основании письменного разрешения руководителя архива органа местного самоуправления или его заместителя (если архив является учреждением), руководителя структурного подразделения органа местного самоуправления:
работникам структурных подразделений органа местного самоуправления;
судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации;
иным пользователям по письменному заявлению.
Документы выдаются из архивохранилищ на срок, не превышающий:
одного месяца, - для использования работниками органа местного самоуправления и иными пользователями;
шести месяцев, - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.
Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя органа местного самоуправления на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов.".
6.11.3.Дополнить пунктами 13.2[1] - 13.2[3] следующего содержания:
"13.2[1]. Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел и оформляется:
заказом (служебной запиской) на выдачу дел;
актом о выдаче дел во временное пользование - при выдаче в сторонние организации (приложение N 18).
При транспортировке дел на любые расстояния обеспечиваются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды.
13.2[2]. Выдачу документов на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.
Вместо выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов должна размещаться карта-заместитель дела (приложение N 19). При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве органа местного самоуправления до минования надобности.
Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела (приложение N 16) и лист использования документов (приложение N 20).
Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:
выемку архивных документов;
сверку архивного шифра и заголовков с описью дел, документов;
проверку физического состояния дела.
Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. При необходимости заверения копий электронных документов используется электронная подпись руководителя органа местного самоуправления или уполномоченного им должностного лица или производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке.
13.2[3]. Документы из архивохранилища, как правило, не выдаются:
при наличии фонда пользования;
находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии.".
6.11.4.Пункты 13.4, 13.5 признать утратившими силу.
6.12.В разделе 14:
6.12.1.В пункте 14.1:
1) подпункт 14.1.1 дополнить предложением следующего содержания: "Экспертизе ценности подлежат все документы органа местного самоуправления независимо от видов носителей и способов записи.";
2) второе предложение подпункта 14.1.4 исключить;
3) подпункты 14.1.13 - 14.1.15 изложить в следующей редакции:
"14.1.13. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложения N 21 - 23) в двух экземплярах и представляются в архив органа местного самоуправления не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.
Подготовка электронных дел для передачи в архив органа исполнительной власти края предусматривает составление описи электронных дел, документов (приложение N 23).
При первичной передаче документов на постоянное хранение описи дел должны иметь титульный лист, историческую справку, предисловие, список сокращенных слов.
4.1.14. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы: порядковый номер дела по описи дел; индекс дела; заголовок дела; крайние даты дела; количество листов в деле; срок хранения дела (для описей дел по личному составу).
14.1.15. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под порядковым номером ;
графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, об особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.";
4) подпункт 14.1.17 изложить в следующей редакции:
"14.1.17. Опись дел структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и ЭК структурного подразделения.";
5) дополнить подпунктом 4.1.18[1] следующего содержания:
"14.1.18[1]. Сводные описи дел, документов органа местного самоуправления состоят из годовых разделов, составляемых на основе переданных в архив органа местного самоуправления описей дел его структурных подразделений за определенные годы и систематизированных в пределах каждого года в соответствии с утвержденной структурой органа местного самоуправления на этот год.
Описи дел, документов составляются по установленной форме (приложения N 24 - 26) и состоят из описательных статей единиц хранения, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.
Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения; индекс единицы хранения (по номенклатуре дел); заголовок единицы хранения, включающий указание на наличие копий, если в ней хранятся копии документов; крайние даты единицы хранения; срок хранения (для описей дел, документов временного хранения); количество листов в единице хранения. Заголовок дела может быть дополнен аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения.";
6) в подпункте 14.1.19:
- цифры "20" заменить цифрами "27";
- дополнить абзацем следующего содержания:
"Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов (приложение N 27).";
6.12.2.В пункте 14.2:
1) в подпункте 14.2.2 после слова "самоуправления" дополнить словами "не ранее чем через один год и";
2) в подпункте 14.2.8:
- в первом предложении слова "(приложение N 21)" исключить;
- дополнить предложением следующего содержания: "Структура исторической справки приведена в приложении N 28.";
3) подпункт 14.2.9 изложить в следующей редакции:
"14.2.9. Передача электронных документов для хранения в архив органа местного самоуправления, являющегося источником комплектования муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A.";
4) дополнить подпунктами 14.2.10, 14.2.11 следующего содержания:
"14.2.10. В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на хранении в архиве органа местного самоуправления, должно производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды в органе местного самоуправления и в архиве органа местного самоуправления, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы.
В процессе хранения электронных документов в архиве органа местного самоуправления не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.
В случае если при осуществлении технического контроля установлены изменения физического состояния носителей электронных документов, архив органа исполнительной власти края по решению руководителя органа местного самоуправления должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители.
При изменении форматов в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов архив органа местного самоуправления по решению руководителя органа местного самоуправления должен проводить работу по перезаписи электронных документов в новые форматы.
При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах.
Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и/или на новые носители, должны отвечать требованиям, установленным подпунктом 14.2.9 настоящего раздела.
14.2.11. Для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях в архиве создается фонд пользования электронных документов.
Передача электронных документов в архив органа местного самоуправления производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.
При передаче электронных документов в архив органа местного самоуправления выполняются следующие основные процедуры работы с документами:
формирование в информационной системе органа местного самоуправления электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;
формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;
проверка архивом органа местного самоуправления электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;
проверка воспроизводимости электронных документов;
проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив органа местного самоуправления на физически обособленных материальных носителях);
проверка подлинности электронной подписи, которой подписан электронный документ.
Прием электронных документов в архив органа местного самоуправления по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя органа местного самоуправления или уполномоченного им должностного лица.
После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформленные в архиве.
На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указывается:
наименование органа местного самоуправления (полное, сокращенное);
номер фонда;
номер описи электронных дел, документов;
номер дела по описи;
отметка о статусе экземпляра электронных документов: "Осн." (основной) или "Раб." (рабочий);
крайние даты документов электронного дела;
при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.
Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.".
6.13.Дополнить разделом 15 следующего содержания:
"15. Передача документов на хранение в муниципальный архив
15.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в органах местного самоуправления - источниках комплектования муниципальных архивов, по истечении сроков их временного хранения в архиве органа местного самоуправления передаются на постоянное хранение в муниципальный архив края.
15.2. Документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.
15.3. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов местного самоуправления, передающих документы.
15.4. Передача документов постоянного хранения в муниципальный архив края осуществляется в соответствии с планом, утвержденным руководителем муниципального архива края по согласованию с органом местного самоуправления.
15.5. Документы передаются в муниципальный архив по описям дел, документов постоянного срока хранения, утвержденным ЭПМК органа исполнительной власти края, уполномоченного в области архивного дела.
Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем муниципального архива проводится проверка правильности описания и оформления дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами органа местного самоуправления.
Передача дел проводится в муниципальном архиве края поединично. На всех четырех экземплярах описей дел, документов проставляются отметки о приеме дел.
При первой передаче документов в муниципальный архив края передается историческая справка к фонду. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.
15.6. Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение N 29), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в муниципальном архиве края, другой - в передающем органе местного самоуправления. Вместе с документами передается три экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью описи дел, документов и фактическим наличием передаваемых дел, в описи дел, документов оформляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел фиксируются в акте приема-передачи дел на постоянное хранение, причины отсутствия дел - в прилагаемой к акту приема-передачи справке, подготовленной органом местного самоуправления.
Архив органа местного самоуправления принимает меры по розыску дел. На отсутствующие документы и дела, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов (приложение N 30). Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.".
6.14.Приложения N 4, 13 - 30 изложить в новой редакции согласно приложению N 3 к настоящему распоряжению.
Губернатор
В.И.Шпорт
Приложения
2016-09-20 Приложение к Распоряжению от 20 сентября 2016 года № 464-Р Правила
2016-09-20 Приложение к Распоряжению от 20 сентября 2016 года № 464-Р Правила
2016-09-20 Приложение к Распоряжению от 20 сентября 2016 года № 464-Р Правила
2016-09-20 Приложение к Распоряжению от 20 сентября 2016 года № 464-Р Правила
2016-09-20 Приложение к Распоряжению от 20 сентября 2016 года № 464-Р Правила
2016-09-20 Приложение к Распоряжению от 20 сентября 2016 года № 464-Р Правила
2016-09-20 Приложение к Распоряжению от 20 сентября 2016 года № 464-Р Правила
2016-09-20 Приложение к Распоряжению от 20 сентября 2016 года № 464-Р Правила
2016-09-20 Приложение к Распоряжению от 20 сентября 2016 года № 464-Р Правила
2016-09-20 Приложение к Распоряжению от 20 сентября 2016 года № 464-Р Правила
2016-09-20 Приложение к Распоряжению от 20 сентября 2016 года № 464-Р
2016-09-20 Приложение к Распоряжению от 20 сентября 2016 года № 464-Р Правила
2016-09-20 Приложение к Распоряжению от 20 сентября 2016 года № 464-Р Правила
2016-09-20 Приложение к Распоряжению от 20 сентября 2016 года № 464-Р Правила
2016-09-20 Приложение к Распоряжению от 20 сентября 2016 года № 464-Р Правила